「5W1H」の意味とは?ビジネスで使用する場合の簡潔明瞭で伝わりやすい「5W1H」とは?

「5W1H」の意味とは?ビジネスで使用する場合の簡潔明瞭で伝わりやすい「5W1H」とは?

ニュースを聞いていて、簡潔明瞭に伝わって来るなあ?と思ったことはありませんか?
今日は、重要なことを、どの順番で伝え伝えるべきなのか?「5W1H」の意味について解説していきます。

「5W1H」の意味とは?

「5W1H」は、1番重要なことを先頭に持ってくるのが通例の書き方をする時に使われています。

ニュース番組なんかは、まさにそうですよね! 短い時間で、「昨夜、品川で30代の男が刺されました。」なんて感じで流れているのを耳にしたことがありませんか?

キャスターは恐ろしいほどにこの順番で、次から次へとニュース速報で喋っていますよ!

ウィキペディアによりますと(https://ja.wikipedia.org/wiki/5W1H)「5W1H」とは「いつ(When)、どこで(Where)、だれが(Who)、なにを(What)、なぜ(Why)、どのように(How)」という6つの要素をまとめた、情報伝達のポイントのことを言っているのです。

日本では、教育現場の国語や英語の文法などで目にすることが多いかと思われます。

「6W1H」Whom(誰に)

場合により、Whom(誰に)を付け加えて、「6W1H」と呼ばれることもあります。

「5W2H」How much(どの程度の)

How much(どの程度の)を付け加えて、「5W2H」と呼ばれることもあります。

manyとの違いは、manyは、ちらっと目で見れば数えられる場合に使用されるのですが、muchですと道具を使ってでないと計算や計量ができない場合の意味があります。

「5W1H1R」Result(どうなったか)

5W1Hの結果どうなったのか?を知りたいときも多いと思います。そんなときには、Result(どうなったか)を付け加え、「5W1H1R」で書かれる場合もあります。

「5W1H」をビジネスで応用するには?

ビジネスの場合も、5W1Hに基づいて、情報を整理して、上司への報告や連絡や相談などを伝えるときに使用されるといいでしょう。伝えたい情報がわかりやすく、もれなく伝達することができるはずです。

もとは新聞記事を書く際の原則ですので、こういったビジネスの場面での報告書やメールの作成時や、口頭で状況を説明する際に応用される場合には、5W1Hに「どのくらい(How much/How many)」を加えて、5W2Hで使用されるといいですね。
仕事では、どのくらい?などの数字が目に見えてわかりやすいことを求められることが多いからです。

「5W1H」は順番が大事!

会話上でも、あれとって!と指差して伝わることもありますが、What(何を)と5W1Hを使って、連絡や報告をすれば相手に正しく伝えることが出来るようになります。

はWhen(いつ)か、もしくはwhere(どこで)の順番で話すようにされると、伝えたい意図を聞いている相手が整理しやすくなるものです。なぜなら、最初に提示しておくことで、その先の内容が頭に入りやすいわけです。

具体的な例で見てみましょう。

3時に、○○商事担当様からお電話がありました。昨日納品された商品が足りないので至急連絡(確認、対応)が欲しいとのことでした。不足している数は10個とのことでした。

いつ(When)  →午後3時に
どこで(Where) →オフィスに電話が
だれが(Who)  →○○商事担当から
なにを(What) →商品の確認
なぜ(Why)   →昨日納品した商品が足りない
どのように(How)→確認と対応して欲しい
How much(どの程度の)→10個ほど

先に、いつ、誰からがある流れで話してもらえるならば、報告される方も、次に想定されることを考えながら、聞くことができます。

それと同時に、ビジネスでは、順番とともに、必ず数字How much(どの程度の)損害なのか?必要な量なのか?などを確認するのを忘れないようにしましょう!

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