メール送信でありがちなミスを回避するコツ

メール送信でありがちなミスを回避するコツ
PIX1861 / Pixabay

ビジネスでのメールミス。経験したことのある人も多いのではないでしょうか。ひとつのミスが、会社にとっての大きな損失に繋がることもあるので、細心の注意が必要です。ここでは、メールの作成や送信のミスを回避するためのポイントを確認していきましょう。

ミスをなくすメール作成ステップ

まずは、メール作成時のミスを防ぐためのステップをご紹介します。業務の効率化にも繋がる方法です。忙しくても、時間がなくても、実践してみてください。

件名を最初に書く

件名を最初に書きましょう。件名を入れ忘れることを防ぎます。件名を入れ忘れると相手の受信ボックスの中で他のメールに埋もれてしまい、相手に気付いてもらいにくくなります。

件名がないと、メールのマナーとしても失礼になります。相手がそのメールをのちのち見返したり、管理したりする際に手間を掛けることにもなるからです。

件名を最初に書くメリットは、他にもあります。何について書くのかが自分の意識下で明確になることです。本文に書くときに、絞った内容にできるので、メールの質も作成のスピードも向上します。

アドレスは最後に入力

メールの作成中に途中で誤って送信してしまったことはありませんか?また、送信先を間違えてしまうという致命的なミスも多いようですね。これらのミスを防ぐために効果的な方法があります。

件名を書いて、本文に移ったら、一行目にアドレスをコピペしましょう。返信の場合はアドレス欄に既に入っていることもあるので一旦抜き出すといいでしょう。

こうすることで、メールを書きあげてから、本文を見直すことも忘れずに行えるようになりますよね。きちんとチェックし終えたら、最後の最後でアドレスをアドレス欄に移しましょう。
作成途中での誤送信を防ぎ、送信先の間違いも避けることができる安全策なのです。

読み上げはおすすめ!

できれば、送信の前に書いたものを読み上げてみましょう。小さなつぶやきで十分です。気付いていない抜けや漏れ、失礼になる書き方をしていないかなどを確認することができます。

メールの送信前の内容チェック

送信前の内容のチェックは習慣にしておきたいですね。さっと書いて、即座に送信ボタンをクリックしてしまう人は要注意です。送る前のひと手間で、ミスやトラブルを防ぐことができます。以下にチェックポイントを挙げてみました。

添付ファイルは付けたか?

誤送信の次によくあるのが、添付ファイルの添付忘れ。双方にとって時間と労力を余計に使うことは明らかですよね。

きちんとアップロードできているかを確認しましょう。また、他のファイルを添付してしまっていないかという点もチェックしてください。

情報の抜けはない?

伝えなければならないことが、きちんと入っているかを確認します。また、その内容を読んだ相手が、疑問に思いそうなこと、知りたいと思うようなことを考えて情報として入れることも大切です。

余計なことが入っていないか?

ひとつのメールに複数の要件を含ませてしまうと、のちのち混乱を招きます。そのうちのどれかは解決できて、他は解決できていないということが起こり得るからです。この場合、その後のやり取りが煩わしくなる可能性があるのです。件名の内容に絞り込んだ本文になっていることを確認しましょう。

相手の質問に答えているか?

返信では、相手のメール内容に答えているかを確認しましょう。特に、質問を頂いている場合は、その意図を正確に汲み取り、疑問の解消に役立つものでなくてはなりません。

誤字脱字はないか?

誤字脱字が多いと、ビジネスパーソンとしての国語力の無さ、チェック力の不足など相手からの評価を落とすことになりかねません。自分の評価のマイナスだけでなく、違う意味で伝わってしまうと、さらに問題です。漢字の変換ミスにも気を付けるようにしましょう。

分かりやすい言葉か?

ビジネスでのやり取りは誰にでも分かりやすいことが良質とされます。習慣的に使ってしまっている専門用語や特殊な言い回しがないかも確認しましょう。

ビジネスでは丁寧で柔らかい表現が好まれますが、メールは会話とは違ってニュアンスが掴みにくいものです。曖昧な言葉や遠まわしの表現を避け、できるだけ具体的で明確な表現を心掛けましょう。

全体見た目のチェック

最後のチェックでは、全体的なレイアウトが適切かどうかを確認します。箇条書きの並びのズレや、全角半角の混在、文章がぎっしり詰まっていないかなどを見ていきましょう。読み手のストレスを軽減するためのチェックです。

時間や曜日は合ってる?

アポイントやスケジュール調整などでよくあるのが、時間の間違いや日付と曜日のズレです。大丈夫と思ってもカレンダーなどで確認するようにしましょう。

ミスをしたときの対処

誤字脱字、添付忘れなら、修正によって解決するかもしれません。ただ、企業や取引の情報が含まれる内容を誤送信してしまった場合には、適切な対処が必要です。

先方へのお詫びと訂正

送信先を間違えたり、送信内容が違っている場合は、誤送信した相手に即座に連絡を入れ、丁寧にお詫びします。加えて、直ちにそのメールを破棄してもらうよう伝えます。その上で、本来の相手への送信や正確な情報の再送信を行います。

上司に報告を行う

情報に関する法律や規律は年々厳しくなっています。誤送信によって取引先のメールアドレス、担当者の名前などの情報が第三者に渡ってしまった場合は、上司への報告をしましょう。上司から先方への謝罪が必要になることもあるからです。

急いでも送信前に要チェック

金額の間違いの場合、ひと桁違うだけで大きな損失を招くこともあり得ます。間違いは、自分だけでなく会社の信用性にも関わってきます。送信前の見直し、読み直しは必須のルーチンとして組み込んでみてください。業務の進行をスムーズにすることにも大きく役立つはずですよ。

 

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