退職証明書が必要に!どうやって発行してもらおう?

退職証明書が必要に!どうやって発行してもらおう?

企業を退職した場合、役所での手続きや転職先への提出書類などとして書類の提示を求められる場面が多くありますよね。
その中の書類の一つとしてよく耳にするのが「退職証明書」という言葉だと思います。
今回は、意外と知らない退職証明書に関する知識や書類の発行方法などをご紹介します。
退職証明書について詳しく知り、退職後の手続きをスムーズに進めていきましょう。

退職後の手続きで退職証明書の提出を求められた!

企業で退職日を迎えさまざまな手続きを行う中で、「退職を証明する書類はございませんか。」と聞かれることも多いかと思います。
退職を証明する書類と言われて「退職証明書」を連想する方も多いのではありませんか。
しかし、その退職証明書が一体どんなものなのか知っていますか。

そもそも「退職証明書」ってどんなものなの?

退職証明書とはその名の通り「あなたが企業を退職したことを証明する書類」のことです。
この書類には「使用期間」「業務の種類」「その事業における地位」「賃金」そして「退職の事由」の5つの項目が記載できるようになっており、それらの内容から企業が退職を証明しているという内容になっているのです。

退職証明書ってどんな時に必要になるの?

では、退職証明書は一体どんな時に必要になるのでしょうか。
ここで覚えておきたいのは退職証明書は離職票とは別物となり、失業給付を受ける際に必要なのは離職票となります。
この点を踏まえて下記手続きの際に使用していきましょう。

転職先の企業から退職証明を求められる

転職を行う際、転職先企業から退職証明を求められる場合があります。
これは、履歴書や職務経歴書にあなたが記載した内容が正確なものであるかを確認するといった目的と、正式に退職を迎えているのかを確認する目的があります。
そうすることで、退職証明を求めることで採用後のトラブルなどを防ぐ効果があるのです。
退職証明書を求められた際に「自身のことを疑われているのでは無いか」と不安に思う場合もあるかもしれませんが、あくまで確認のための書類ですので心配に思う必要はありません。

役所手続きなどで退職証明を求められる

また、退職証明書は離職票の代わりとして使用することも出来るのです。
市役所にて国民健康保険などの加入手続きを行う際に退職を証明する書類としても提示することが可能です。
他にも離職票が必要となる場面で、まだ企業から離職票が届いていないというケースもあり得ます。
そう言った際には窓口等でその旨を説明し、退職証明書の提示を行うようにしましょう。

発行を依頼する前に覚えておこう!大事なポイント

退職証明書がどういうものか、また退職証明書をどんな場面で使用するのかがわかりましたね。
では、次に退職証明書を依頼する前に押さえておきたい大切なポイントをいくつかご紹介します。
このポイントをしっかりと押さえて発行依頼の際に役立てましょう。

退職証明書ってどこで発行するの?

退職証明書の発行を行うのは、退職した企業となります。
そのため、退職証明書が必要になった場合はすでに退職を迎えた企業に連絡し、発行を依頼する必要があるのです。
離職票は国が発行をする公文書なのに対して、退職証明書は企業が発行する文書となりますので、発行までにかかる日数は退職証明書の方が短いとされています。

退職証明書には発行可能期間が存在する!

また、意外と知られていませんが退職証明書には発行可能期間というものが設けられており、期間は退職後の2年間であり退職先企業は退職者に対して発行の義務が発生します。
この2年間の間であれば何度申請しても書類を発行してもらえるようになっていますので、必要の場合は都度書類を受け取ることが出来ます。
ただし、この2年間を過ぎてしまうと発行の義務は無くなってしまうため、申請をしても発行してもらえなくなってしまいます。
退職から2年以上が経過してから書類が必要なことがわかった場合は、2年以上経過しているため発行出来ないことを書類提出先に伝えるようにしましょう。

実は退職を迎える前でも発行できるもの

こちらもあまり知られていないことではありますが、退職証明書は退職日を迎える前であっても申請し発行してもらうことが出来るのです。
転職活動などを行うなかで提示を求められた場合、役所手続き等を早めに進めておきたい場合はこの制度を利用し、退職予定日が決まった段階で退職証明書を申請しておくと良いでしょう。

記載内容は退職者が決定できる!

また、前述のとおり退職証明書には5つの項目を記載することが出来ますが、これらの記載項目は退職者の希望で記載をするかしないかを決めることが出来るのです。
これは企業側にも「労働者に証明を要求された項目意外、証明してはいけない」と定められているためでもあり、退職者自身が記載したくない項目がある場合は企業側にそのむねを伝えて記載しないようにしてもらいましょう。

どうやって書類を発行してもらうの?

では、具体的にどうやって退職証明書の発行を企業へ依頼したらいいのでしょう。
すでに退職した企業へ連絡をするのは気が引けることではありますが、大切な書類でもありますのでしっかりと連絡し、書類を受け取れるようにしておきましょう。

退職証明書を受け取るには申請が必要です!

退職証明書は前述のとおり公文書ではないため、企業側には社員からの申請が無い限り発行の義務はないとされています。
そのため、退職証明書が必要となった場合には退職者からの申請を行う必要があるのです。
まずは電話で退職証明書の発行を依頼したい旨を伝えてみましょう。
その後、どの項目を記載するのか等の確認事項を電話やメールなどで提示し発行をお願いする流れになるかと思います。
まずは企業に書類が必要なことを連絡し、その後は企業側の指示に従うようにしましょう。

どうしよう!書類を発行してもらえない!

書類の発行依頼をしたものの、いつまで経っても書類が届かない。
または書類に関する連絡が来ないなんて場合もあります。
そんな時は一体どうすれば良いのでしょうか。
ここからは退職証明書が届かない場合の対処方法をお教えします。

きちんと申請したか確認しましょう

まずはきちんと退職証明書発行の申請が退職した企業側に届いているかを確認しましょう。
メール等で依頼をした場合、上手く相手に届いていなかったり、電話で依頼した場合はきちんと担当者まで話が通っていなかったなんて可能性もあります。
そういった問題で書類発行が滞っていないかを確認してみましょう。

企業に退職証明書が存在しない可能性も!

退職証明書には決められ書式や発行手順が存在しません。
そのため、発行を依頼されたものの企業側に書式が無く退職証明書の作成が進んでいなかったり、または自身で作成をお願いされる可能性もあるのです。
このような場合は、退職者自身で退職証明書の文章を作成し、作成した書類を企業へ送り、企業側の確認を行ってもらったうえで捺印をもらうようにしましょう。

記載内容はきちんと伝えておこう

きちんと書類の作成を申請したのにも関わらず書類が届かない場合、退職証明書の5つの項目を記載するかしないかを上手く伝えることが出来ていない可能性もあります。
間違った退職証明書の発行を防ぐためにも、どの項目を記載し、どの項目を記載しないのかをしっかりと細かく伝えるように気を付けましょう。

書類は決められた期間内に正しい手順で入手しておこう!

退職証明書について知ることが出来ましたか。
意外と知らないことも多く、手続きの際に混乱してしまうことも多い退職証明書ですが、文章についてきちんと把握しておくことでさまざまな手続きをスムーズに行うことも出来るのです。
退職後、行わなければならないたくさんの手続きを滞りなく進めるためにも、退職証明書について詳しく知っておきましょう。

 

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