職務経歴書ってExcel(エクセル)でもいいの?ワードと比べたメリットとエクセルでの作り方

職務経歴書ってExcel(エクセル)でもいいの?ワードと比べたメリットとエクセルでの作り方
loufre / Pixabay

転職活動において、最も緊張する場面は「面接」です。しかし、人気企業の場合、その面接まで生き残ることすら簡単ではありません。そこで重要なのが「職務経歴書」です。書類選考を通過できるか否かは、職務経歴書の内容が面接官の目を引くかどうかにかかっています。ここでは、職務経歴書の基礎知識とともに、魅力的な職務経歴書をエクセルで作成するメリットについて解説します。

職務経歴書って何?エクセルのほうが良い?

いざ転職関連の書類を作成する段階になってから悩むことが多いのが職務経歴書です。職務経歴書は履歴書とならんで重要な書類となりますが、そもそも職務経歴書とはどのようなものでしょうか?

履歴書はよく知られているように、学歴や職歴を1枚にまとめたものです。それに対して職務経歴書とは、経歴や自己アピールなどをまとめた「書類選考に用いる書類」のことです。職務経歴書の内容が良いかどうかで書類選考をクリアできるかどうかが決まります。

また、履歴書は手書きでもパソコンでも違和感はありません。一方、職務経歴書についてはPCで作成しましょう。エクセルなどのPCで作成した書類は企業側が管理しやすく、採用担当者に好まれる傾向にあります。

職務経歴書に決まった形式はない

上述したように、職務経歴書に決まった形式はありません。おおよその形式が決まっている履歴書と異なり、職務経歴書のレイアウトは自由です。また、PCのエクセルで作成するのが良いと述べましたが、これはPCの普及により近年みられる傾向です。 他にも、項目を多く盛り込みやすいという背景があります。

用紙サイズ・枚数は?

職務経歴書の枚数は1枚~3枚が一般的とされています。しかし、有利に書類選考を進めるためには2枚がベストと言えるでしょう。なぜなら、面接官が一人の職務経歴書を見る時間は「2~3分」だと言われているからです。

1枚のみは内容が薄くなりがちで、2枚以上の職務経歴書を見てきた採用担当者からすると「1枚?これだけ?」と拍子抜けする印象を与えてしまうでしょう。また、3枚以上ではダラダラと長い印象を与え、時間に限りがある面接官からは敬遠される傾向にあります。職務経歴書は特別な事情がない限り2枚とすることをオススメします。

また、用紙サイズは通例としてA4の白色無地を使用し、縦に使用します。

職務経歴書はパソコンで作成する

ペン習字が得意な方などはついつい手書きにしたくなりますが、職務経歴書は経歴をアピールするものなので手書きにするといったことで目立つ必要はありません。通例にならって、エクセルなどで作成しましょう。

ワードかエクセルでの作成が一般的

いよいよ職務経歴書を作成するという段階では、まずなにから取りかかれば良いでしょうか? 職務経歴書には、履歴書ほど定まったテンプレートがあるわけではありませんので、自分自身でテンプレートの作成を行うのがオススメです。PCスキルを見せることもできるオフィスソフトのワードかエクセルを使って作成してみてください。

エクセルで職務経歴書をつくるメリットは?

上述の通りワードかエクセルを使うのが一般的ですが、そのどちらで作成を進めるのが良いでしょうか? いろいろ意見があるようですが、エクセルを使える方であればエクセルによる作成をオススメします。下記に、エクセルで職務経歴書をつくるメリットを紹介します。

レイアウトを自由に作れる

エクセルで職務経歴書を作成するメリットとして、レイアウトの自由度が高いことがあげられます。ワードでもある程度レイアウトを変えることはできますが、エクセルは表計算ソフトということもあって自然に項目の追加ができます。

項目をたくさん盛り込みやすい

項目をたくさん盛り込むことが求められる職務経歴書では、エクセルのセルによる項目の追加が便利です。項目数が少なく、文字数が多い場合はワードの作成が適している場合もあります。

図や表を付け加えやすい

図や表でアピールしやすいのもエクセルのメリットです。職務経歴書でさりげなく図などが記載されていれば、パソコンスキルはもちろん、プレゼン能力も備わっていると評価されるでしょう。

テンプレートが豊富

職務経歴書はこれと決まったテンプレートが存在しません。しかし、ネット上にはテンプレートがいくつも存在しており、ダウンロードして使用することができます。手直しが必要だとしても、1からテンプレートを作成するよりは手間が省ける点がメリットです。

エクセルで職務経歴書を作るには?

ワードと比較してエクセルによる作成がオススメであるのは上述の通りです。職務経歴書をエクセルでつくると決めた場合、どのような流れで完成させていけば良いでしょうか?

書類作成に自身があるなら0から作る

エクセルのテンプレートはネット上でダウンロードして使用できます。しかし、あなたに適したテンプレートがあるとは限らないうえ探すのも手間です。エクセルの基本操作が可能な方であれば、0からの作成が早くて確実でしょう。

テンプレートを利用すれば楽

普段まったくエクセルを使わない方であれば、0からエクセルで作成するよりもネット上でテンプレートをダウンロードしたほうがスムーズに作成できます。

「職務経歴書 テンプレート」「職務経歴書 フォーマット」などと検索すれば多くのテンプレートが見つかるでしょう。試しにいくつかダウンロードして自身の経歴にピッタリくるものを探してみては。

記載する経歴(PR)をまとめていく

職務経歴書をつくる前に、自身の経歴を振り返ってデータを集めます。入社年月・退社年月・会社名はもちろん、どのような仕事内容だったのか、社内での役割はどうだったか、どのような実績を残したかなどです。

ここで意識するべきことは、自分はなにが得意か?ということではなく、応募する企業にとってどのような人的「商品」価値があるのか?という点です。

職務経歴書に必須の項目

職務経歴書の作成は、それぞれの項目に、自身の経歴やアピールポイントを当てはめていく作業です。しかし、都合の良い項目だけを作成するわけにはいかず、「必須の項目」とされている欄も。

日付・氏名といった項目の他に、会社概要・職務経歴・志望動機・自己PRの項目は必須。職務経歴書に決まった形式はありませんが、選考にのぞむ観点から言えば書くのが常識です。大切な部分が抜け落ちた職務経歴書を提出しないように注意しましょう。

できれば書いておきたい項目

必須ではないができれば書いておきたい項目もあります。住所と電話番号(履歴書にも書いているので必須ではない)・応募職種・職務実績(どのような仕事をしてきたか)・取得資格・パソコンスキル(得意であれば)・語学力(得意であれば)はできれば項目を設けたいところです。

あまり細かくしすぎても読んでもらえなくなるので、アピールポイントを絞ってA4用紙2枚程度を目安にボリューム調整をしましょう。

最後にPDF化する

最後のステップとして、作成した職務経歴書をPDF化しましょう。近年、応募先の企業から「履歴書、職務経歴書をメールに添付して送信してください」と要望されるケースが増えています。

添付するファイル形式はエクセルではなくPDFにしてください。もちろんエクセルファイルで送信する方法もありますが、PDFなら採用担当者のパソコン環境に左右されないので安心です。

ペーパーレス化は、書類の管理を楽にしたい企業の事情によるものですが、応募側としても印刷せずに済むのでPDF化の方法を覚えてしまいましょう。

まとめ

職務経歴書を作成する上で大切なのは、常識やマナーを守りつつ、採用担当者にアピールすることです。そのためにも、近年の流れであるPC作成に挑戦しましょう。
職務経歴書は、書類選考のかなめです。転職活動を成功させるために、エクセルを使用した職務経歴書の作成に挑戦してみてはいかがでしょうか?

 

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