職務経歴書のフォーマットから書き方まで!基本的なところから知っていこう!

職務経歴書のフォーマットから書き方まで!基本的なところから知っていこう!
Astryd_MAD / Pixabay

最近では、履歴書だけではなく職務経歴書の提出を求める企業も増えてきました。応募者の職歴を詳しく知る上でも重要な書類にあたる職務経歴書ですが、どこで入手してどのように作成したらいいのでしょう。そんな職務経歴書に関する素朴な疑問について紹介します。

 

職務経歴書はどこに売ってるの?

そもそも職務経歴書はどこに売っているのでしょうか。職務経歴書は、パソコンを使って自分で作る方が良いのですが、パソコンが無かったり印刷が出来なかったりする場合のために、市販の用紙を購入して手書きすることも出来ます。まずは、購入できるお店について紹介します。

文具店

職務経歴書は、大きな文具店であれば置いているところが多いようです。ほとんどの場合、転職用の履歴書とのセット売りですが、職務経歴書のみも販売されています。定価は108~540円程度で、そのセット内容によりさまざまです。市販されている職務経歴書の場合はB5サイズが主流です。

コンビニ

履歴書であれば、コンビニには必ずと言っていいほど置いてあります。
しかし、職務経歴書のみを置いているコンビニは少ないようです。置いてあったとしても、転職用の履歴書とのセット売りがほとんどでしょう。確実に購入するのであれば、大きな文具店へ行った方が間違いないです。

 

職務経歴書に公な基準はない

履歴書にはJIS規格という明確な基準がありますが、職務経歴書には公な基準がありません。基準が無い分「自由に作成出来る」という大きなメリットがあります。

職務経歴書は自分に合ったものを作成するのがベスト

基準のない職務経歴書なので、自分に合った職務経歴書のフォーマットで作成することが重要になってきます。そのため、基本を抑えつつも自由に内容を追加したり、強く伝えたい項目のボリュームを変えたりすることが出来ます。このメリットを最大限利用して、自分らしい見ごたえのある職務経歴書を作成していきましょう。ただし、突飛な内容にならないよう、基本的な項目だけは押さえておくことが大切です。

 

職務経歴書はパソコンで作成しよう

職務経歴書は、企業から指定がある場合を除き、パソコンを使ってWordで作成した方が良いでしょう。サイズはA4サイズが基本です。職務経歴書の本来の目的は応募者の詳しい職歴を知ることですが、パソコンで作成することでパソコンスキルのアピールへと繋がります。体裁が良く、読みやすい職務経歴書になるよう心がけましょう。

フォーマットはそこかしこで入手できる!

基準の無い職務経歴書ですが、焦る必要はありません。職務経歴書のフォーマットは「職務経歴書 フォーマット」とインターネットで検索をかけると簡単に見つけることができます。また、ハローワークでは職務経歴書の作り方の冊子が置いてあり、講習も開催されています。職務経歴書は必ずしもフォーマット通りに作成する必要はないので、必要な項目を抑えた上でボリュームと構成を追加・調整し、自分らしい職務経歴書にしていきましょう。

作成の流れ

職務経歴書は、A4サイズで2枚以内になるよう作成します。職務経歴書の基本的な作成の流れは、次のとおりです。

  1. 項目を決める
    基本的な項目以外に、「自己アピール」や「仕事への心構え」などを必要に応じて追加しましょう。
    ・タイトル「職務経歴書」
    ・応募者の住所・氏名※氏名は印刷後手書きで
    ・希望職種
    ・最終学歴
    ・職務経歴※時系列または職種別
    ・保有スキル・資格
    ・志望動機
  2. 項目に内容を入れていく
  3. 見直し修正
  4. 印刷

作成時のポイント

採用担当者に「会ってみたい!」と思ってもらえるような職務経歴書にするためには、いくつかのポイントがあります。書類審査を突破できる職務経歴書を目指して、次のポイントを押さえておきましょう。

内容で書類選考が行われる

履歴書と同様に職務経歴書の内容によって書類選考は行われます。「面接で挽回できればいいし」という甘い考えは通用しません。書類選考の段階からすでに面接は始まっていて、企業側は職務経歴書を通して応募者の姿を見ています。

面接時の確認事項を頭に入れて作成する

志望動機や長所、短所など、面接の前に数々の確認事項を想定します。職務経歴書は、その内容に見合った項目・内容で作成します。職務経歴書に記載してあることと、面接での質問に対する答えがチグハグにならないようにしましょう。

経歴を羅列するだけではだめ

詳しい職歴を記すための職務経歴書ですが、だからといってダラダラと経歴を羅列するだけでは、見ごたえも個性もない職務経歴書になってしまいます。経歴だけではなく「仕事に対する考え方」や「アピールポイント」、「保有スキル・資格」なども記載し、応募者の姿が想像できるような職務経歴書にしましょう。

企業のニーズをとらえる

自分自身がアピールしたいところが企業のニーズと食い違っているようでは、何のアピールにもなりません。たとえば、「接客力」を求めている企業に「事務力」をアピールしても採用担当者に響かない、ということです。職務経歴書を作成する前に、「企業がどのような人材を求めているのか」などニーズを研究し、ニーズに合った職務経歴書を作成することが大切です。

生かせる経験とスキルを強調

企業のニーズを捉えた上で、自分自身の経験やスキルから、「企業のニーズに活かせる経験やスキル」を見つけましょう。
たとえば、「接客力」を求めている企業であれば、自分自身の経験やスキルのうち「接客の経験」だけをピックアップし、職務経歴書に項目を追加するのもひとつの方法です。「自分の強み」としてしっかり頭に入れて面接に臨むと良いでしょう。

読ませる工夫を随所に

せっかく素晴らしい経歴やスキルを持っていても、しっかり見てもらえないようでは「もったいない」の一言に尽きます。採用担当者に興味を持って読んでもらえるような工夫が必要です。

  • 個性的な見出し
    「自己アピール」の場合であれば、「仕事で心がけていること」「自分自身のモットー」など見出しを工夫しましょう。
  • 箇条書きでわかりやすく
    「能力」など、項目によっては、長い文章をつらねるよりも箇条書きがわかりやすい場合があります。
  • 見出しと本文のフォントを変える
    フォントを変えることで、見出しと本文の区別が付き読みやすくなります。

上記のような工夫を凝らすことで、テンプレート的な職務経歴書を出す転職者に一歩リードしていると言えるでしょう。

採用担当者のつもりで読み返す

最後に、自分自身が採用担当者のつもりで声に出して読んでみましょう。

  • 仕事を任せられる魅力的な人物にうつりますか?
  • 誤字脱字はないですか?
  • 文字のフォントや大きさがバラバラになっていませんか?

「会いたい、採用したい!」と感じるまで修正を行い、より良い職務経歴書を目指しましょう。

声に出してみて、伝わりにくいと思ったことや、もっと工夫を凝らす場所などが見えて来ましたか?
妥協することなく、自分を最大限アピールすることのできるものを作成してください。

 

まとめ

「この人に会ってみたい」、「この人に仕事を任せたい」と採用担当者に思ってもらえるように、面接前にアピールできることも職務経歴書のメリットですが、職務経歴書をひとつの仕事として捉えるなら、その仕事ぶりも自然と見えてくるものです。読み手の立場に立った見やすい構成になっているか、工夫や表現力があるか、ミスが無いか、など、仕事の評価に通じるものがたくさんあります。そのような「文字にできないアピール」にも気を配って作成していくことも職務経歴書を作成するための大切なポイントです。

 

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