4枚以上はNG!職務経歴書の最適な枚数とコンパクトにまとめる方法

4枚以上はNG!職務経歴書の最適な枚数とコンパクトにまとめる方法

職務経歴書の理想の枚数は2枚?

書類審査を通過するためにはどうすればいい?それは、職務経歴書のクオリティにかかっていると言っても良いでしょう。選考を有利にすすめるために大切なのは、多すぎず少なすぎない2枚程度の枚数で提出すること。ここでは、職務経歴書の枚数はなぜ2枚が基本であるのか、職務経歴書をコンパクトにまとめるにはどうすれば良いかについて解説します。

忙しい採用担当者に短時間で伝わるように

職務経歴書はスキルや経験をアピールする絶好のチャンスです。しかし一方で、採用担当者からすると目を通さなければいけない面倒な書類でもあります。そのことを配慮せず大量の職務経歴書を送りつけては、採用担当者に悪い印象を与えてしまいかねません。

忙しい採用担当者に「短時間」で「効果的」に伝わる職務経歴書こそ、良い職務経歴書だということができます。

1枚では内容が薄すぎる

忙しい採用担当者に配慮し、1枚だけ職務経歴書を提出するのはどうでしょうか。
結論から言えば、1枚では少なすぎます。職務経歴書は、自身の経歴を強くアピールをしなければいけません。1枚のみではそのために必要な情報量を満たしていません。

また、ペラペラの紙を1枚送りつけるというのは印象として良いものではないでしょう。書くことがないと思われたり、志望動機が弱いと思われても仕方がないです。

3枚はよほど魅力的な内容の場合

職務経歴書の基本は2枚だと上述しましたが、場合によっては3枚というもアリ。ただし、職務経歴書を高い情報密度に保てるという条件付きです。つまり、コンパクト化しても2枚に収まらなかった場合のみ。

もしあなたが多くの仕事に関わりさまざまなスキルを保有していて、それをアピールするために3枚以上になってしまうなら、職務経歴書を3枚作成しても良いでしょう。

4枚以上は長すぎるので避けたい

4枚以上の職務経歴書の考え方も、上述の3枚と考え方は同じです。しかし、十中八九4枚以上の職務経歴書は多すぎます。採用担当者はいままで多くの職務経歴書に目を通していますので、隅から隅まで目を通すモチベーションを残していません。もし4枚以上になる見込みなら、スリム化して2枚~3枚にする必要があります。

職務経歴書の枚数をコンパクトにまとめる方法

ここからは3枚~4枚以上になってしまった職務経歴書をコンパクトにまとめる方法について解説します。コンパクトにまとめることは、「要約する」ことに他なりません。「要約」とは、大切なところだけをまとめることです。

必須の項目を先に埋める

職務経歴書の枚数がかさむ原因として、項目数が多すぎることが考えられます。項目をひとつでも減らすことができれば、ぐっと省スペースになります。

とはいっても、重要な項目(必須の項目)を削るわけにはいかないので、項目ごとに優先順位をつけて高い順から先に埋めていきましょう。もっともスペースを必要とするのは「項目内の文字数」ではなく「項目そのもの」です。トータルで同じ情報量だとしても、項目数を絞ればコンパクト化できます。

ただ羅列するのではなく、メインの経歴を強調

コンパクトな枚数にするために「均等に情報を削る」のはいけません。重要なところを強調し、そうでないところを簡略化します。そして、トータルでコンパクト化にすれば良いのです。

そのためには、メインの経歴や、主要なアピールポイントのピックアップがかかせません。ダラダラと羅列するのではなく、メインの経歴を強調し詳細に記述します。

自然な範囲で、フォントや文字サイズを調整する

まずは文字サイズ。職務経歴書をコンパクトにまとめるには、項目内の文字サイズに変化をつけるのがオススメです。項目内の重要なところは大き目の文字サイズ、それ以外は読みやすい範囲で小さな文字サイズにすることで全体のサイズを縮小できます。

さらにレイアウト調整。A4紙に多くの項目が並べられるようにレイアウトを調整します。スペースを有効活用してコンパクト化しましょう。これを上手く行えば、内容を削らなくても済むかもしれません。

フォントの調整も効果的です。2枚に抑えることに成功したとしても、採用担当者から「退屈だな」と思われては失敗です。文庫本にぎっしり詰まった文字を想像すればわかりますが、フォントの変化がないと読むに耐えないのです。重要なところだけ読みやすい範囲で異なるフォントを使いましょう。

2枚で収まるテンプレートを利用する

コンパクト化するコツを解説してきましたが、これでも2枚~3枚にできなかった方はどうすれば良いでしょうか?そんなときはワード・エクセルで作成された2枚で収まるテンプレートをダウンロードして使う方法も。

当然枚数が減ったので情報量も減りますが、もったいないという気持ちになる必要はありません。すべての伝えたいところを職務経歴書にしても、細かい所まで見てくれません。断腸の思いでスリム化しましょう。

職務経歴書の作り方・送り方

ここからは職務経歴書の作成方法、つくった職務経歴書の送り方について解説します。職務経歴書のつくり方はかなり自由度が高く、決まったテンプレートもありません。それだけに迷ってしまいがちなのも事実です。

ワードかエクセルで作成する

近年、職務経歴書はパソコンによる作成が一般的となっています。これにはさまざまな理由がありますが、転職者のパソコンスキルを確認している意味合いもあります。

履歴書が手書きで良いなら職務経歴書も手書きで良いのでは、と考えがちですが、通例にならってワードかエクセルで作成しましょう。エクセルファイルでのテンプレートはネット上に多くありますので、それをダウンロードして使うと良いでしょう。

サイズはA4用紙に印刷する

職務経歴書は、A4の白色無地を縦に使用するのが通例となっています。履歴書にはJISという定まった規格があるので迷うことはありませんが、職務経歴書は自由度が高いので悩む方も。

見落としがちなのが紙質です。大量に安価に売られているコピー用紙は、明らかに安っぽくペラペラです。職務経歴書のためのA4用紙というのは存在しませんが、大きめの百貨店などに足を運んで高品質なものから選びましょう。

メールに添付する場合はPDF化する

近年ペーパーレス化という企業の都合から、職務経歴書はメールに添付して提出というケースも増えています。これに対応するため、職務経歴書をPDFという形式に変換します。

エクセルで作成した職務経歴書をそのままメールで送信するケースもあるようですが、エクセルの場合、採用担当者のパソコン環境により開けないこともあるのでPDF化してから送ることをおすすめします。

ホッチキスはNG!クリップで留めてクリアファイルに入れる

職務経歴書が2枚以上の場合は、クリップで留めてクリアファイルに入れて提出します。提出した職務経歴書は採用担当者がコピーやファイリングして保管しますので、ホッチキスなどで留めてしまうとホッチキスを外す手間をかけてしまいます。クリップを使用するのが、提出のマナーです。

郵送の場合は送付状とともに白色の封筒で提出

職務経歴書の提出を郵送で行なうときは、送付状とともに白色の封筒で送りましょう。送付状は、送り状・カバーレターなどとも呼ばれます。職務経歴書や履歴書のみの郵送だと冷たい印象を与えてしまいがちですが、送付状を添えておけばワンクッションあるので礼儀正しい印象を与えます。

職務経歴書を入れる封筒については、A4サイズに対応した(職務経歴書を折り曲げなくても入る大きさの)白色の封筒を用意してください。

まとめ

職務経歴書のベストな枚数、2枚までにコンパクト化する方法、職務経歴書のつくり方と提出などを説明しましたがいかがでしょうか?職務経歴書の作成でなにより重要なのは、伝えたいことを絞って強調することです。上記を参考にして、いざ書類選考にのぞんでみましょう。

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