職場で重宝されるファシリテーションスキルのコツとタブー

職場で重宝されるファシリテーションスキルのコツとタブー

会議の進行を円滑にするために行うファシリテーション。
ファシリテーションスキルがあると、仕事のどのシーンでもスムーズに進めることができます。
このファシリテーションスキル、実はさまざまなスキルを要する高度なマルチスキルです。
ここでは、ファシリテーションの基本的なポイントと不適切な使い方を紹介します。

ファシリテーションとは?誰の役割?

ファシリテーションとは、耳慣れない人も多いかもしれませんね。
ファシリテーションがどんなことを指し、誰が行っていくものかを説明します。

ファシリテーションとは?

ファシリテーションには、「促進する」「調整する」「円滑にする」という意味があります。
仕事の中で、複数の人が関わり合って進める会議やプロジェクトなどを円滑にすることです。
会議がなかなか進まない、決めるべきことがなかなか決まらないなどといったことを解決したり、関わる人の意見を引き出し、その対立を防いだりするのがファシリテーションです。

ファシリテーションスキルが必要なのは誰?

この役割を担う人をファシリテーターと呼び、会議などを進める進行役として任せられることもあります。
会議に限らず、組織自体を円滑に回すことが必要なリーダーやマネージャーにも必要となるスキルです。
また、人の上に立つポジションでなくても、複数の人たちと仕事を進めていく中で、ファシリテーションスキルが活きるシーンはたくさんあります。
ファシリテーションスキルはもはやビジネスパーソン全員に必要といっても過言ではないでしょう。

ファシリテーションが必要になるとき

複数の人が関わるときには、どんなシーンでもファシリテーションが役立ちます。
ビジネスシーンで、必要になるときやファシリテーションを意識したほうがいいときとはどんな場面なのかを具体的に紹介します。

効率的な会議の進行

会議の効率化が重要視されるようになり、ファシリテーションの必要性も高まっています。
参加者の意見が対立し、延々と無駄な議論が続くようなときもあるでしょう。
そんなとき、全員が納得できる結論に達し、その会議が業務に反映されるように結論を落とし込む。
それがファシリテーションスキルです。

部下の成長を促す

部下が仕事をするうえで、職場のメンバーやクライアントと進める仕事がスムーズに進むように支援したり、調整したりすることも、上司に求められるファシリテーションです。
メンバーのそれぞれが持つ強みを、うまく組み合わせた配置をすることも当てはまります。
仕事がやりやすくなるだけでなく、部下のビジネスパーソンとしての成長も促進するでしょう。

職場コミュニケーションを円滑にする

組織は複数の人が集まって協働していきます。
ファシリテーターという役割を与えられていなくても、意見や価値観の相違や誤解による対立を防いだり、弱みをカバーする対策を打つことは、職場のコミュニケーションの中で必要なことです。
皆が気持ちよく働けるように、少しの心遣いをすることもファシリテーションになります。

ファシリテーションの基本ポイント

では、うまくファシリテーションするための基本となるポイントを説明していきます。
これらの点を意識することで、進行やコミュニケーションがスムーズになっていくでしょう。
参加する会議や職場のコミュニケーションの中で心掛けてみてください。

中立の立場をキープ

会議などでファシリテーションをする際には、自分の意見を控えます。
さまざまな意見や価値観を納得できる結論に導くためです。
ここに自分の主観的意見が入ってしまうと、自分もその「さまざまな意見や価値観」に入り込んでしまい収拾がつきにくくなります。
参加者や関係者の意見をまとめることは、一歩下がった視点から見ていくことは欠かせません。

目的を明確にし、共有する

目的を明確にして、それを参加者や関連する人と共有することは、ファシリテーションの大前提になります。
目的が曖昧だと結論としてどこに落ち着かせればいいのかわからなくなります。有効な結論に行きつけない確率は高くなるでしょう。
また、事前に目的をはっきりしておくことで、議論にズレが生じたときに修正をしやすくなります。

場の雰囲気に敏感になる

誰かの意見に偏ったり、意見が出にくい状況になっているなら、的確に調整を図ります。
議論の場をよく観察することは、滞りを防止、解消するためには欠かせないことです。

参加者(相手)の当事者意識を促す

参加者でも、関係者でも、その目的に対して積極的に参加してもらうことが必要です。
そのために、興味を惹く内容にしたり、深く考えてもらえるような質問をするなどして働きかけをしていきます。

個々の意見に関心を持つ

出てきた意見や考えに対して、ファシリテーションする側は、常に関心を持って受け止めます。
周りに伝わりにくい意見なら、わかりやすくなるように深堀りしたり、伝えることが難しいようなら、質問や確認で助け舟を出して、心行くまで意見を出してもらうことが大切です。
そのことで、意見を出す人の自己重要感も高まり、より積極的な意見喚起に繋がるでしょう。

結論に導き、具体化する

結論に達しても、その結論が漠然としていると、議論や話し合いをした意味が薄れてしまいます。
実際の現場で行動に移せるところまで、結論を具体化することがファシリテーションです。

ファシリテーションするうえで注意することとは?タブーを知ろう

ファシリテーションをするときに、気を付けるべきポイントを説明します。
完全なファシリテーションをこなすには、コミュニケーションスキル、傾聴スキル、論理的思考、観察力などなどたくさんのスキルを集結させる必要がありますが、タブーを心得ておくだけでもファシリテーションの助けになることがあります。

意見の偏り

主張することに慣れている人、立場上、意見しやすい人などがいますが、それらの人たちの意見に偏らないような配慮が必要です。発言が苦手な人、どんな立場の人からも意見を引き出すことが大切です。

過去・現状の話題の比重が重い

その会議や議論が過去と現在の話ばかりというのは問題です。
原因や反省点を深く議論しすぎると、肝心のこれからのことを考え、議論する時間が少なくなります。
未来に目を向ける時間も十分に確保する意識が必要です。議論が過去や現状の話ばかりになってしまったらうまく修正してください。

全員が対等に話せない

参加者の中で、反論でも賛成でも、発言する人の話を遮ったり、奪ったりする人がいます。
意見する機会を奪われた人は不快感や不満を抱えることになるでしょう。
即座に、最後まで話せるようにサポートをします。

遠慮と配慮のバランスが取れない

常に参加者を尊重することと、スムーズな進行をしていくことは相反することでもあります。
目的を常に意識して、話が逸脱していれば軌道修正、一人の発言が進行を妨げていれば調整、傍観気味になっている人には意見喚起などバランスをとる必要があります。遠慮をして流れに任せてしまうことはタブーとなります。
一方で議論がいい方向に行っているときは、なるべく口を出さないようにしましょう。
このバランスが取れていないとうまくファシリテーションできているとは言えません。

曖昧な質問や結論

結論を、実行しやすいように具体的に落とし込むことが大切です。
議論する最中に投げかける質問も「何か意見はありませんか」というよりも、「それを行うとどんなメリットが考えられると思いますか」などできるだけ具体化することで、参加者も考えやすく意見を出しやすくなるでしょう。

ファシリテーションが求められる時代

組織を構成する人材の多様化も進んでいます。
さまざまな意見と価値観があるとき、ファシリテーションはすべての人の存在を尊重する大切な役割を果たします。
ファシリテーションスキルは組織能力を高めたいリーダーも、そうでない人も持っておきたいビジネススキルです。
会議を仕切るような立場にいる人もそうでない人も、ぜひこの記事で挙げたポイントを意識するようにしましょう。

 

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