転職面接決定!最初の課題は「日程調整」

転職面接決定!最初の課題は「日程調整」

「面接日の日程に関するお知らせ....」、あなたが渾身の力で履歴書、職務経歴書を作成した努力が実を結びました。
ガッツポーズしたい気持ちはわかりますが、その前にあなたがすべきことは、まだまだあるのです。
ここからが本当のスタートなのですから。

面接日時調整も評価のうちと意識しよう

書類選考を通過し面接にこぎつけて安心、と思ってはいけません。
まず課題となってくるのがメールや電話での日程調整。
これを単なる業務連絡だと思っていませんか?
あなたの対応によっては、採否に関わることもあります。あなたへの評価はすでに始まっていると考えましょう。

仕事ができる人か、気配りができる人か、対応力があるか

採用担当が面接日程を調整する際に見ているのは、やはりビジネスマナー。
ビジネスマンとして、何日も返信を遅らせるのは絶対にNG。
遅くともメールを受信した翌日の朝、先方が確認できるタイミングまでには返信しておきましょう。
また、メールでも電話でも、正しい敬語が使われているか、「お忙しいところ恐れ入りますが」など気遣いの言葉がかけられるかなども、担当者は細かく見ています。
こうしたやりとりは、先方が、あなたの職務能力や、周囲への配慮といった、ビジネス的な人間力をはかるテストとして捉えている場合があります。
そんな企業の思惑が潜んでいるというつもりで対応するようにしましょう。

在職中の面接日程の考え方

転職活動は現職企業に隠しながら行うのが基本。
もし在職中の転職活動で平日の面接を指定された場合、どうすればいいものか焦ってしまいますよね。
休暇を申請しやすい環境ならば問題ありませんが、そうではない場合は、当日、体調不良を理由に休んでしまうか、出社直後に早退する旨を上司に伝えましょう。
後ろめたい気持ちはわかりますが、今の企業に不満や不安があり転職活動を行なっているはずです。
自分の今後の人生を考える上で必要な嘘であるといえるでしょう。

ケース別対応ポイント

これまでは、面接日程の調整に関わる先方の思惑や、あなたの現状での対応など、外側からのお話をさせていただきましたが、次はそれぞれのケースに応じた、先方に対する面接日程の返答についてご案内します。
ただし、どのような場合であっても、あなたと先方の関係は、先方(甲)、あなた(乙)であることが基本姿勢です。

先方からの指定の日時で返信する場合

「〇月〇日の〇時から面接でいかがでしょうか。」と、企業の都合のいい日程を提示されることがあります。
この日程での面接が可能であれば、相手にも負担をかけずに済むので問題ないのですが、気を付けたいのがメールでの返信の内容。
「了解いたしました」「承知いたしました」の一言のみでは最低限過ぎです。
少なくとも案内をいただいた謝意のほか、「お忙しいところ」とか「ご多忙のところ」といった、相手を立てる配慮を見せた(乙)としての姿勢は示しましょう。

先方から複数の候補日時を提示された場合

転職面接では担当者から複数の日時を指定され、その中から選択する、というスタイルがほとんど。
自分都合でいいのか最初の日時を選ぶのか悩むところですが、この場合は自分都合で選択しても差し支えないでしょう。
複数日時の指定は、応募者の都合への良心的な配慮とともに、先方の面接官の都合が合う日時を、単に時系列に並べただけと思われます。
最初の日時を選べ、といった、思惑が入ることはまずないと考えてもいいでしょう。

こちらから複数の候補日時を提示する場合

難しいのは「都合のいい日時を複数提示してください。」というこのケース。
相手の都合が全く分からないため、対応に困りますよね。
ですが、先方の条件がなければ、ここでも基本的には自分都合で構わないと考えます。
ただし、何週間も先の日時を指定することは非常識です。
少なくとも1週間以内の日時、さらにその候補日時は可能な限り多く提示しましょう。
また、「いつでも構いません」は先方の日程調整の工程が増えてしまうことから、むしろ控えるべきです。

提示された日時が都合が悪い場合の対応方法

そんな時はどのような対応が正しいのでしょうか。
簡単に考えれば、あなたの予定を調整、またはキャンセルするか、先方に日時の変更を依頼するかです。ただ、(乙)であるあなたが、どちらの方向を見て動くのかを明確にすれば、自ずと結論は見えてきます。

提示日時が不都合な理由、どう伝える?

面接日まで、まだ期間がある場合は、正直に現職での仕事などを理由にして伝えてみましょう。
ほとんどの企業は対応してもらえるはずです。
ただ、企業によっては、ある程度の失点も覚悟しておきましょう。
また、言うまでもありませんが、プライベートなどの理由は論外です。

都合の良い日は逆提示してよいか?

メールで日程変更をお願いした際、先方の反応はわかりませんが、一応、そこにあなたの都合を明記しておきましょう。
代替候補日については、変更した日の前後、数日間とします。
もちろん、代替日が決まるまでは予定は入れず、必ず提示した日時で対応できるようにしましょう。

決定した日時を変更してもらう場合の対応方法

一度は合意した日時なので、決定後の変更は気が重くなる対応です。
まだ面接日まで期間があれば、お願いしてみるのもありですが、日時の合意前とは状況が違います。
現職での仕事の予定が入ったことを理由にした場合、あなたの管理能力は間違いなく疑われます。
謝罪の言葉と、調整を試みたがどうしても対応ができなかった旨を伝えましょう。
大事なのは、行けないと分かった時点で早めに連絡すること、挽回するためにより一層対応に気を付けることです。

気をつけたい痛恨のミス!

日程調整という面接前の最初のステップでミスをしてしまうと、結局面接までたどり着くことなく終わってしまうということも。
よくあるミスは回避して、スムーズに面接に進みたいものですね。
ここでは日程調整の際に気を付けたいことを確認していきます。

メールの場合の注意事項

相手の表情や声色がわからないメールでの対応は普段から細心の注意を払っている人も多いのではないでしょうか。
しかし転職活動では採用側の目も厳しく、ちょっとしたメールでのミスが命取りになることも。
メールでの基本的なマナーはもちろん、転職活動だからこそ注意すべきこともありますよ。

迷惑フォルダーには気をつけよう

迷惑メールの仕分け設定をしている場合、先方からのメールがその機能によって、迷惑フォルダーに格納されてしまうことがあります。
設定の解除はしたくないと思う場合は、常に迷惑フォルダーの中身を注意しておきましょう。
採用担当も同じビジネスマンですから、24時間以内にメールは返ってくるはずです。
なかなか返信が来ないなと思ったころには遅いので、最低でも1日1回は確認をすると重要なメールの見逃しを防ぐことができますよ。

「了解」メールは必ず返信

メールのやりとりでは、どちらが最後の返信をするか諸説ありますが、転職活動においては、(乙)のあなたが必ず、最終送信者になりましょう。
このやりとりがあなたへの評価になっているかもしれないと考えておきましょう。
「了解しました」メールの最後はあなたです。
また、淡泊にならないよう、気遣いの言葉をいれることも忘れずに!

14時?4時!時間間違えには注意!!!

電話でもメールでも、注意しておきたいのは数字の間違い。
特に時間は、企業によって24時間表記か午前午後表記かの慣習が違います。
必ず繰り返し確認をして、双方に相違がないようにしましょう。
電話の場合は「14時、午後2時ですね。」といったように、どちらも声に出して確認すると丁寧な印象ですよ。

日程調整も審査のひとつ。気を抜かないことが大事。

日程調整はスムーズに進むと負担は感じませんが、自分や相手の都合が合わないと細かな調整が必要になってきます。
なるべく気持ちよく面接に臨むため、日程の調整も細心の注意を払って行いましょう。
会ったことのない担当者にいい印象を与える最初の機会です。
他の応募者との差をつけるためにも、丁寧な対応を心がけてくださいね。

 

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