一般事務職の転職面接、志望動機をアピールするためのポイントは?

一般事務職の転職面接、志望動機をアピールするためのポイントは?

志望動機は面接でも重要なポイントのひとつ。
一般事務も例外ではありません。
一般事務での転職を目指すためには、どういった点に気を付ければよいのでしょうか。
面接での志望動機に使えるスキルや長所、「これだけはNG」という注意点を紹介します!

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一般事務は大人気!?面接を受ける前に知っておきたい一般事務のこと

特に女性に人気が高い一般事務職。
まずは、一般事務がどんな仕事かについて、触れておきましょう。

人気が高く、転職しにくい職種

事務職の中でも、一般事務は特に人気が高い職種。
新卒採用でわずかな人数を採用し、中途採用は欠員補充のみという企業が多く、「一般事務で働きたい!」という転職希望者に対し、どうしても求人が少ない傾向に。
そのため、転職しにくい職種と言われることがあります。

事務職=楽は大間違い

事務職未経験という方には、「事務はデスクワークだけだし、楽そう」といったイメージを持たれることもありますが、実はそう楽な仕事ではありません。
資料や契約書類の作成・ファイリング・電話や来客応対・郵便物の仕分け・データ管理など、一般事務の業務内容は多岐にわたります。
企業によって業務内容に差があるのも一般事務の特徴で、特に規模が小さい企業ほど様々な業務を担うことに。
経理や英語など専門的な知識を必要とする業務を担当することもあります。

未経験でもチャレンジ可能

業務の幅が広い一般事務ですが、特別な資格が求められることはあまりありません。
中には、一定のPCスキルを応募条件とする企業もありますが、特別なスキルを問われにくいこともあり、未経験でも十分チャレンジ可能な職種です。
可能性を重視し、「未経験者歓迎!」として求人を出す企業も少なくはありませんので、正社員としてキャリアアップしたいという方にもおすすめです。

一般事務の面接でアピールするには?志望動機にも使えるスキルや長所

人気が高い一般事務で、他の応募者と差をつけるには、面接対策に一工夫必要です。
志望動機を述べる際も、「一般事務職にチャレンジしたい」「企業の内側を支えるサポートがしたい」という理由だけでなく、自身の長所やスキルを交えてアピールしたいところ。
そこで、一般事務で特にアピールできるスキルや長所を紹介します。

事務職では、正確な処理と責任感が大切に

どんな仕事でも、与えられた業務をやり遂げる責任感が大切です。
特に、一般事務では、契約書類など会社にとって重要なデータを扱うことがあるので、守秘義務をきちんと守れる責任感ある人材が重宝されます。
あわせて、機密資料、機密データを正しく管理するなど、正確な処理能力も求められます。そのため、「集中力」「正確性」「責任感」は、面接でも大いにアピールしたい長所です。

一般事務職だからこそ「人柄」も重要

一般事務はデスクワークではありますが、部署内はもちろん、他の部署のスタッフともうまくやり取りをしながら仕事を進めていくことになります。
それだけでなく、電話応対や来客対応など、社外の人とのコミュニケーションも必須となることから、「コミュニケーション能力」やビジネスマナー、さらには人柄や印象も大切です。
面接では、そういった長所のアピールだけでなく、明るくハキハキとした印象を与えられるようにイメージトレーニングしておくといいですね。

一般事務の応募でアピールできるスキルは?

一般事務職の応募条件として、最も多いのはPCスキルです。
「WordやExcelが使える方」「PCの入力に問題がない方」といった条件が求人情報に記載されているケースが目立ちます。
簡単なPC操作は、事務職に限らずビジネスの基本です。
ビジネス経験がない場合には、独学でよいので操作に慣れておくようにしましょう。

アピールに役立ちそうな資格にも注目

一般事務では、応募の時点で資格を求められることはあまりありませんが、それでも持っていることで有利に立てる資格はいくつかあります。
たとえば、WordやExcelといったオフィスソフトのスキルを認定する資格「MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)」は、PCスキルのレベルを証明する資格として有効です。

一般事務の日常業務に関する資格としては、「秘書検定」があります。
「秘書」と名がつく資格ですが、ビジネスマナーやファイリングなど事務の仕事と通じる部分が多いため、一般常識を備えていることを示すのに有効な資格です。

その他にも、規模が小さい企業では、一般事務が経理を担うこともあるため、日商簿記検定2級を持っていると、面接担当者の目にもとまりやすくなります。

一般事務の志望動機、面接で差をつけるためのポイント

志望動機では、1これまでにやってきた業務、2志望した理由、3入社後にできること・やってみたいことの、3つの流れを作ると、面接官に伝わりやすくなります。
ここでは、志望動機の流れの作り方に注目して、ポイントを紹介します。

具体的なエピソードを盛り込む

志望動機の冒頭では、これまでにやってきた業務を簡単に説明しましょう。
その際、「前職では企業の受付として、来客対応や社内取次などの業務を担っていました」とするだけでは、ただの事実で終わってしまいます。
そこで、上司に評価を受けたエピソードなど長所やスキルのアピールを追加すると、魅力が伝わる志望動機になりますよ。

たとえば、「受付業務ではシフト制だったため、メモやレポートなどで他のスタッフとコミュニケーションを密に取ることで、ミスを減らせるよう努力しました。結果として、上司からは、チームワークの良さについて評価をもらっていました」というように、エピソードを元に長所やスキルのアピールを追加すると効果的です。
その上で、面接先企業を志望した理由や入社後にやってみたいことなどをを述べていきましょう。

はたらき方に対する姿勢をアピール

一般事務を志望したきっかけや動機は様々ですが、特に「未経験だけどチャレンジしたい」という志望動機が強い場合は、これまでの仕事に対する姿勢を元に、入社後にどう貢献できるのかアピールするのもポイントです。
たとえば、「前職では、就業時間内に効率よく作業をすることを目標に、タスク管理と時間管理を徹底してきました。そのおかげで、チーフとして他のスタッフをまとめる役を任されていました。一般事務は未経験ではありますが、入社後ははじめて経験する業務に対しても、どうすれば効率よく正確にこなせるかを常に考えながら、業務にあたりたいと考えています。」というように、前職での努力を、一般事務でも活かせる切り口でアピールしましょう。

面接で気を付けよう!一般事務の志望動機、NGポイントはコチラ

志望動機を話す際には、なぜその企業でなければならないのかを伝える必要があります。
そのため、「ほかの企業でもよかったんじゃない?」と思わせるような動機は避けたいところ。
一般には、以下のような志望動機は面接官にとって好ましいものではないとされています。

### 給与や待遇面を志望動機とするのは避けたい
志望する動機として「求人情報に記載してある給与が理想通りだったので」や「残業がほとんどないと書いてあったので」というように、給与や待遇面を引き合いに出すのは考え物。
面接官からすると、「じゃあ同じ条件なら別の企業でもいいんだね」という印象を与えてしまいます。
本音だったとしても、志望動機として語るのは避けましょう。

未経験でも「勉強したい」はNG

未経験者でも積極採用しているケースが多い一般事務。
とはいえ、「御社で勉強したいと考えました」というのはNG。
そもそも、会社とは利益を生み出すための組織であり、社員が勉強をする場ではありません。
これから一般事務としてチャレンジしていくことには変わりありませんが、これまでの社会人経験を活かして何か貢献できるポイントをアピールするのが正解です。

「経験を活かして働きたい」だけでは弱い

一方で、事務経験者という場合でも「これまでに培った事務経験を活かして働きたい」というだけでは面接官には響きません。
「なぜこの会社を選んだのか」や「これまでの経験をどう活かすのか」といった具体的なことが見えないからです。
志望理由を話す際は、具体性がポイントです。
先述したように、エピソードを盛り込むなど、具体性を持たせるよう工夫しましょう。

 

志望動機でも、自己アピールを忘れずに!

志望動機というと、「事務にチャレンジしてみたかったから」というように単純な動機のみを想定する方もいますが、面接では大事なアピールポイントのひとつです。
これまでに身に付けたスキルや長所、また、入社後にどう会社に貢献できるのかを具体的にアピールしましょう。
他の応募者に差をつけることができますよ。

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