一般事務職の転職面接、志望動機をアピールするためのポイントは?

一般事務職の転職面接、志望動機をアピールするためのポイントは?

志望動機は面接でも重要なポイントのひとつ。
一般事務も例外ではありません。
一般事務での転職を目指すためには、どういった点に気を付ければよいのでしょうか。
面接での志望動機に使えるスキルや長所、「これだけはNG」という注意点を紹介します!

また、面接対策を行なってくれる転職エージェントもおすすめします。
無料で志望動機の伝え方のアドバイスや書類添削も行なってくれるので至れり尽くせりの転職支援サービスです。

ページ下部に事務転職でおすすめの転職エージェントをご紹介しているので、面接が不安な人はまずは登録してみるといいでしょう。

一般事務は大人気!?面接を受ける前に知っておきたい一般事務のこと

特に女性に人気が高い一般事務職。
まずは、一般事務がどんな仕事かについて、触れておきましょう。

人気が高く、転職しにくい職種

事務職の中でも、一般事務は特に人気が高い職種。
新卒採用でわずかな人数を採用し、中途採用は欠員補充のみという企業が多く、「一般事務で働きたい!」という転職希望者に対し、どうしても求人が少ない傾向に。
そのため、転職しにくい職種と言われることがあります。

事務職=楽は大間違い

事務職未経験という方には、「事務はデスクワークだけだし、楽そう」といったイメージを持たれることもありますが、実はそう楽な仕事ではありません。
資料や契約書類の作成・ファイリング・電話や来客応対・郵便物の仕分け・データ管理など、一般事務の業務内容は多岐にわたります。
企業によって業務内容に差があるのも一般事務の特徴で、特に規模が小さい企業ほど様々な業務を担うことに。
経理や英語など専門的な知識を必要とする業務を担当することもあります。

未経験でもチャレンジ可能

業務の幅が広い一般事務ですが、特別な資格が求められることはあまりありません。
中には、一定のPCスキルを応募条件とする企業もありますが、特別なスキルを問われにくいこともあり、未経験でも十分チャレンジ可能な職種です。
可能性を重視し、「未経験者歓迎!」として求人を出す企業も少なくはありませんので、正社員としてキャリアアップしたいという方にもおすすめです。

一般事務の面接でアピールするには?志望動機にも使えるスキルや長所

人気が高い一般事務で、他の応募者と差をつけるには、面接対策に一工夫必要です。
志望動機を述べる際も、「一般事務職にチャレンジしたい」「企業の内側を支えるサポートがしたい」という理由だけでなく、自身の長所やスキルを交えてアピールしたいところ。
そこで、一般事務で特にアピールできるスキルや長所を紹介します。

事務職では、正確な処理と責任感が大切に

どんな仕事でも、与えられた業務をやり遂げる責任感が大切です。
特に、一般事務では、契約書類など会社にとって重要なデータを扱うことがあるので、守秘義務をきちんと守れる責任感ある人材が重宝されます。
あわせて、機密資料、機密データを正しく管理するなど、正確な処理能力も求められます。そのため、「集中力」「正確性」「責任感」は、面接でも大いにアピールしたい長所です。

一般事務職だからこそ「人柄」も重要

一般事務はデスクワークではありますが、部署内はもちろん、他の部署のスタッフともうまくやり取りをしながら仕事を進めていくことになります。
それだけでなく、電話応対や来客対応など、社外の人とのコミュニケーションも必須となることから、「コミュニケーション能力」やビジネスマナー、さらには人柄や印象も大切です。
面接では、そういった長所のアピールだけでなく、明るくハキハキとした印象を与えられるようにイメージトレーニングしておくといいですね。

一般事務の応募でアピールできるスキルは?

一般事務職の応募条件として、最も多いのはPCスキルです。
「WordやExcelが使える方」「PCの入力に問題がない方」といった条件が求人情報に記載されているケースが目立ちます。
簡単なPC操作は、事務職に限らずビジネスの基本です。
ビジネス経験がない場合には、独学でよいので操作に慣れておくようにしましょう。

アピールに役立ちそうな資格にも注目

一般事務では、応募の時点で資格を求められることはあまりありませんが、それでも持っていることで有利に立てる資格はいくつかあります。
たとえば、WordやExcelといったオフィスソフトのスキルを認定する資格「MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)」は、PCスキルのレベルを証明する資格として有効です。

一般事務の日常業務に関する資格としては、「秘書検定」があります。
「秘書」と名がつく資格ですが、ビジネスマナーやファイリングなど事務の仕事と通じる部分が多いため、一般常識を備えていることを示すのに有効な資格です。

その他にも、規模が小さい企業では、一般事務が経理を担うこともあるため、日商簿記検定2級を持っていると、面接担当者の目にもとまりやすくなります。

一般事務の志望動機、面接で差をつけるためのポイント

志望動機では、1これまでにやってきた業務、2志望した理由、3入社後にできること・やってみたいことの、3つの流れを作ると、面接官に伝わりやすくなります。
ここでは、志望動機の流れの作り方に注目して、ポイントを紹介します。

具体的なエピソードを盛り込む

志望動機の冒頭では、これまでにやってきた業務を簡単に説明しましょう。
その際、「前職では企業の受付として、来客対応や社内取次などの業務を担っていました」とするだけでは、ただの事実で終わってしまいます。
そこで、上司に評価を受けたエピソードなど長所やスキルのアピールを追加すると、魅力が伝わる志望動機になりますよ。

たとえば、「受付業務ではシフト制だったため、メモやレポートなどで他のスタッフとコミュニケーションを密に取ることで、ミスを減らせるよう努力しました。結果として、上司からは、チームワークの良さについて評価をもらっていました」というように、エピソードを元に長所やスキルのアピールを追加すると効果的です。
その上で、面接先企業を志望した理由や入社後にやってみたいことなどをを述べていきましょう。

はたらき方に対する姿勢をアピール

一般事務を志望したきっかけや動機は様々ですが、特に「未経験だけどチャレンジしたい」という志望動機が強い場合は、これまでの仕事に対する姿勢を元に、入社後にどう貢献できるのかアピールするのもポイントです。
たとえば、「前職では、就業時間内に効率よく作業をすることを目標に、タスク管理と時間管理を徹底してきました。そのおかげで、チーフとして他のスタッフをまとめる役を任されていました。一般事務は未経験ではありますが、入社後ははじめて経験する業務に対しても、どうすれば効率よく正確にこなせるかを常に考えながら、業務にあたりたいと考えています。」というように、前職での努力を、一般事務でも活かせる切り口でアピールしましょう。

面接で気を付けよう!一般事務の志望動機、NGポイントはコチラ

志望動機を話す際には、なぜその企業でなければならないのかを伝える必要があります。
そのため、「ほかの企業でもよかったんじゃない?」と思わせるような動機は避けたいところ。
一般には、以下のような志望動機は面接官にとって好ましいものではないとされています。

### 給与や待遇面を志望動機とするのは避けたい
志望する動機として「求人情報に記載してある給与が理想通りだったので」や「残業がほとんどないと書いてあったので」というように、給与や待遇面を引き合いに出すのは考え物。
面接官からすると、「じゃあ同じ条件なら別の企業でもいいんだね」という印象を与えてしまいます。
本音だったとしても、志望動機として語るのは避けましょう。

未経験でも「勉強したい」はNG

未経験者でも積極採用しているケースが多い一般事務。
とはいえ、「御社で勉強したいと考えました」というのはNG。
そもそも、会社とは利益を生み出すための組織であり、社員が勉強をする場ではありません。
これから一般事務としてチャレンジしていくことには変わりありませんが、これまでの社会人経験を活かして何か貢献できるポイントをアピールするのが正解です。

「経験を活かして働きたい」だけでは弱い

一方で、事務経験者という場合でも「これまでに培った事務経験を活かして働きたい」というだけでは面接官には響きません。
「なぜこの会社を選んだのか」や「これまでの経験をどう活かすのか」といった具体的なことが見えないからです。
志望理由を話す際は、具体性がポイントです。
先述したように、エピソードを盛り込むなど、具体性を持たせるよう工夫しましょう。

事務転職の志望動機のアドバイスは転職エージェントがしてくれる

転職エージェントは無料で利用できる転職支援サービスです。
自分に合った求人を紹介してもらえるだけではなく、希望する企業に合わせて面接対策や書類添削を行なってくれます。

魅力的な志望動機になるようアドバイスもしてくれるので、どんなことを言えばいいのか、企業に合わせた志望動機が思いつかないという人はぜひ利用してみましょう。

ここではサポートが万全と評判の転職エージェントを3つご紹介します。

事務職の求人数も多い転職エージェント「リクルートエージェント」

  • 非公開求人が業界トップ
  • 大手など好条件の求人が多い
  • 年収アップ率、転職率でもトップクラス

求人件数の多さで業界トップクラスを誇るのがリクルートエージェント。
事務求人だけでも、公開、非公開あわせて10,000件以上と圧倒的です。
大手や業界シェアが高い企業など好条件の求人が集まっており、年収アップ率や転職率でも業界トップクラスと高い実績があります。

事務転職を目指すならまずは登録したい転職エージェントです。

リクルートエージェントに登録する

サポートもサービスも評判の転職エージェント「DODA」

・事務求人の件数が豊富
・きめ細やかな対応が高評価
・優れた検索機能とスカウトサービスがある

DODAの事務系求人は公開求人だけでも1500件以上、全体の8割以上を占める非公開求人とあわせると、豊富な選択肢の中から選べるのが利点です。
コンサルタントはきめ細やかな対応をしてくれると評判が高く、志望動機の添削もしてもらえるので、転職に不安が大きい人は相談すべき。
細かいこだわり条件で検索できる機能と、スカウトメールを受け取れるサービスがあり、じっくり転職活動したい女性にも向いている転職エージェントです。

DODAに登録する

20代などの若手に強い転職エージェントなら「マイナビエージェント」

・新卒採用実績No.1のため20代の未経験事務求人にも強い
・大手や人気企業の求人が多い
・女性の採用に積極的な企業が豊富

新卒採用部門における実績がNo.1のマイナビは、若手採用のノウハウを活かした20代、30代の求人が得意分野
第二新卒や未経験事務求人にも強みがあります。
若手から指名が集まる大手や人気企業の求人が多く、女性の採用にも積極的な企業が見られますよ。
初めての事務職を目指す20代、30代女性におすすめです。

マイナビエージェントに登録する

志望動機でも、自己アピールを忘れずに!

志望動機というと、「事務にチャレンジしてみたかったから」というように単純な動機のみを想定する方もいますが、面接では大事なアピールポイントのひとつです。
これまでに身に付けたスキルや長所、また、入社後にどう会社に貢献できるのかを具体的にアピールしましょう。
他の応募者に差をつけることができますよ。

  • 0Tweet!
  • 0Share!
  • 0Bookmark!
  • 0Share!

この記事が気に入ったら
いいね!しよう

最新情報をお届けします

Twitter で仕事を旅するキャリアジャーニーを
フォローしよう!

関連キーワード

関連記事

健康管理も会社の仕事!福利厚生で、社内でマッサージが受けられる

会社帰りやお休みの日にマッサージに行きたいけど、なかなか行けないということはありませんか? 会社でマッサージが […]

続きを読む

フォーマットをダウンロードして「職務経歴書」を簡単&お手軽作成!

職務経歴書の「フォーマット」は、レイアウトが完成した状態でダウンロード可能なWordやExcelファイルのこと […]

続きを読む

薬剤師の職務経歴書作成ポイントは?基本から仕上げのコツまで徹底解説!

薬剤師の転職では職務経歴書作成が欠かせない作業ですが、作成方法や記載内容が分からず悩む薬剤師も多いですよね。 […]

続きを読む

飲食の職種で人気!おいしい香りを作るフレーバリストの仕事

フレーバリストという仕事は知っていますか?食べ物を美味しくするための香りを作る仕事で、食品加工の分野では欠かせ […]

続きを読む

簡単に取得できる介護資格5選&定番4資格を徹底調査

介護関連の資格は多数あり、介護ニーズの高まりや人気のほどがうかがえます。 介護資格取得で不安に思うのは「簡単に […]

続きを読む

記事ランキング

1

退職金はいつ振り込まれるの?知っておきたい退職金の基本と振込時期

退職金が振り込まれず不安になっていませんか? 長年勤めた会社を辞めた後であれば、なおさら入金が待ち遠しいことで […]

続きを読む

2

明日から仕事のモチベーションが絶対にあがるおすすめ映画15選

毎日、同じことの繰り返しで、仕事へのモチベーションが下がってしまうときってありませんか? そんなときに見てほし […]

続きを読む

3

書類選考通過メールはどう返すべき?パターン別、返信例文を紹介!

書類選考を受けた場合、選考通過に関してメールで連絡がくることがあります。 そのメール、どう返信すればよいのでし […]

続きを読む

4

「体調不良」はどう伝える?退職理由の正しい伝え方、ポイントを解説

激務などが理由で体を壊し、いよいよ会社を辞めたいという時、会社側にはどのように伝えればよいのでしょうか。 体調 […]

続きを読む

5

職務要約で「読みたくなる職務経歴書」に!魅力的な職務要約の書き方

職務要約は、職務経歴書全体の印象を決めてしまうほど重要な項目で、小説でいうところのプロローグにあたります。 小 […]

続きを読む

6

空欄だとマズい?職務経歴書の「特記事項」には何を書くべきか

転職活動の際の初めての職務経歴書で、何を書いていいのか分からないという人も多いでしょう。 特にテンプレートに「 […]

続きを読む

7

プリンターがなくても安心!コンビニで職務履歴書を簡単プリントする方法!

プリント代に困ったり、プリンターが急に使えなくなったり……と、肝心なときに限ってなぜかトラブルに見舞われるもの […]

続きを読む

8

職務経歴書の作成にはハローワークを活用すると便利!アドバイスから添削まで無料だった!

「職務経歴書」をつくる際、ハローワークを活用できることをご存知でしょうか? ハローワークでは、職務経歴書の書き […]

続きを読む

9

退職の挨拶と一緒にプレゼントを渡すなら?おすすめの種類や金額、心との関係

会社を辞めるとき、職場の人への退職の挨拶とあわせてプレゼントを渡したいと考えることがあります。何を贈ればいいの […]

続きを読む

10

書類選考の連絡方法は電話?それともメール?正しい対応もあわせて解説します

書類選考の結果を待っている間って、長く感じますよね。 そもそも、書類選考の結果はどのような形で知らされることが […]

続きを読む

SNSをフォローして最新情報をゲット

おすすめの転職サイト

人気記事TOP10

1

退職金はいつ振り込まれるの?知っておきたい退職金の基本と振込時期

退職金が振り込まれず不安になっていませんか? 長年勤めた会社を辞めた後であれば、なおさら入金が待ち遠しいことで […]

2

明日から仕事のモチベーションが絶対にあがるおすすめ映画15選

毎日、同じことの繰り返しで、仕事へのモチベーションが下がってしまうときってありませんか? そんなときに見てほし […]

3

書類選考通過メールはどう返すべき?パターン別、返信例文を紹介!

書類選考を受けた場合、選考通過に関してメールで連絡がくることがあります。 そのメール、どう返信すればよいのでし […]

4

「体調不良」はどう伝える?退職理由の正しい伝え方、ポイントを解説

激務などが理由で体を壊し、いよいよ会社を辞めたいという時、会社側にはどのように伝えればよいのでしょうか。 体調 […]

5

職務要約で「読みたくなる職務経歴書」に!魅力的な職務要約の書き方

職務要約は、職務経歴書全体の印象を決めてしまうほど重要な項目で、小説でいうところのプロローグにあたります。 小 […]

6

空欄だとマズい?職務経歴書の「特記事項」には何を書くべきか

転職活動の際の初めての職務経歴書で、何を書いていいのか分からないという人も多いでしょう。 特にテンプレートに「 […]

7

プリンターがなくても安心!コンビニで職務履歴書を簡単プリントする方法!

プリント代に困ったり、プリンターが急に使えなくなったり……と、肝心なときに限ってなぜかトラブルに見舞われるもの […]

8

職務経歴書の作成にはハローワークを活用すると便利!アドバイスから添削まで無料だった!

「職務経歴書」をつくる際、ハローワークを活用できることをご存知でしょうか? ハローワークでは、職務経歴書の書き […]

9

退職の挨拶と一緒にプレゼントを渡すなら?おすすめの種類や金額、心との関係

会社を辞めるとき、職場の人への退職の挨拶とあわせてプレゼントを渡したいと考えることがあります。何を贈ればいいの […]

10

書類選考の連絡方法は電話?それともメール?正しい対応もあわせて解説します

書類選考の結果を待っている間って、長く感じますよね。 そもそも、書類選考の結果はどのような形で知らされることが […]

もっと読む

ピックアップ特集