なぜ彼は要領がいいのか?デキるビジネスマンが実践する成果を上げるノート術

なぜ彼は要領がいいのか?デキるビジネスマンが実践する成果を上げるノート術
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1日の中で鉛筆やボールペンを使う機会はどれくらいですか?

時間が掛かるから手書きなんて無理!
と思っている人は、実は損をしているかもしれません。

手書きが仕事の効率と成果を上げる理由と仕事での活用シーンを見ていきましょう。

 

手書きの仕事術は廃(すた)らない

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日常生活でも仕事でもほとんどのことがデジタル処理できるようになり、比例して手書きの機会も減っています。

一方で、手書きを手放さない人たちがいます。
手書きの効果を知り、こだわりにまでなっているのだそうです。

 

手書きで頭が良くなる?!

手書きの効果は世界中で認められています。

アメリカの大学の研究によると、講義の内容をパソコンやタブレットでメモした学生と手書きでメモした学生の長期的な成績を比較したところ、手書きの学生の方の成績が良く、その後も内容をしっかり記憶に定着させていることが分かっています。

参考 なぜタイピングより「手書き」は効き目があるか | ライフハッカー

 

キーボードを使ったタイピングならば、確かにより多くの文字を残すことができます。

しかし、同時にデメリットもあります。
高速に残した文章やメモの内容は、長期記憶になりにくいということです。

タイピングは瞬時に相手の話すことやボードに書かれていることをインプットすることが可能ですが、手書きでは一旦自分の思考を巡らし、頭の中でまとめる作業を行う「間」が存在します。
この「間」が、記憶の定着に繋がっているのです。

手書きとタイピングの工程には、このような違いがあるのですね。

 

作業のタイピング、思考の手書き

手書きは、思考を整理することにも役立ちます。

極端な例になりますが、「346×49を計算して!」と言われたら頭の中で計算するよりも書いてひっ算した方が答えを出しやすいですよね。

これと同じ原理です。
このような数字の計算なら電卓やパソコンを使うことも可能ですが、キーボードのタイピングだと単なる作業に陥りがちです。
一方で手書きであれば、考えながら手を動かすことができますので、複雑な計算式や図解、情報処理をするときは手書きが一番なのです。

 

思考を整理すると脳に何が起こると思いますか?

さらに考えるスペースができるのです。
その先に必要なことを考える余裕ができるということです。

問題を解決するために的確な具体策を練ったり、思いがけない発想やアイデアに出会ったりする確率もグンと高まるのが、手書きなのだと思います。

 

目標達成率の上昇

手書きという作業が脳を活性化し、集中力が増すということも分かっています。
例えば、タイピングでは「E」も「K」も「4」も「あ」という文字もほぼ同じ作業工数で実現できてしまいます。

しかし、手書きならば文字によって作業工数も異なり、それだけ脳への刺激も大きくなるのです。
その刺激は、脳内細胞の多くに働きかけることも分かっています。

 

目標を掲げたら、誰しも達成をしたいと思いますよね。
手書きは目標達成の確率を上げるのにも有効と言われています。
書くという手指の感覚、文字にした後の視覚、そしてそれらを使って記憶、さらに何度も見続けることで目標を見失わず、目標のための行動を継続することができるのです。

自分の脳に目標達成のための見えないアンテナを立てることによって、必要な情報が入ってきやすい行動を取れるようになるのです。

目標を書き出せば、そのための具体策を考えるスペースもできますしね!
手書きすることで目標達成のためにやることと、やらないことが明確になります。
これは集中力を引き上げるための大切な要素なのです。

 

では、手書きを習慣にしている人はどんな書き方をしているのでしょう。

手書きにルールはありませんのでもちろん自由に書いてOKですが、ここではデキるビジネスマンが実践している手書きのノート術を2つ紹介したいと思います。
これを読んだらとりあえず実践してみて、自身に合う方を継続してみてくださいね。

 

5つの枠で思考を鍛える!どんな仕事も助ける手書きノート術

手書き術

1つ目は情報整理や理解度を深めるのに役立つ手書きノート術です。

この方法は1つのフォーマットで、様々なシーンに活用することができますので覚えておいて損はありません。
いくつか例を挙げてみましょう。

新しいことを学習する時

  1. トピック
  2. 学習内容
  3. 気付き・感想
  4. 要約
  5. 疑問点や派生事項

商談やミーティングで発言する時

  1. 論点
  2. 事実
  3. 解釈・根拠
  4. 行動・具体策
  5. 予備知識

問題解決

  1. 問題テーマ
  2. 事実
  3. 根拠・可能性
  4. 結論・解決策
  5. フォロー事項

上記のように、書き込むテーマや内容は自分の仕事の流れや整理したいものに合わせてカスタマイズします。

 

5つの枠の作成方法

作り方は簡単なので、誰でもすぐに実践できます。
今回は罫線のないノートを使いましたが、方眼用紙のノートがあれば作りやすいでしょう。

B5~A4サイズのノートを横向きにし、上下に2つ、中央に3つの枠を作っていきます。

  1. 最上部にはタイトルを書き込みます。高さは縦の長さの約1/9〜1/10程度と比較的大きめにしておくのがコツです。
  2. 最下部も同様に約1/9〜1/10程度の高さで線を引き、こちらは備考欄として利用します。
  3. 1と2に挟まれた中央を縦に3分割します。使う内容に応じて幅は調節してください。

試しに先程あげた「商談やミーティングで発言する時」を例に使ってみると、このようになります。

5つ枠の手書きノート術

人間には空白があると埋めたくなるという本能があると言われているので、思考力をさらに上げるためにも情報を書き込み過ぎない、というのもポイントです。

このノート術はデキる営業マンやカウンセラーでもメモ書きとしてよく使われており、短い時間でも会話の中から上手に情報整理することに向いています。
他にもどんな種類の業務にも活用できるので、報告書や提案書に書く内容をまとめる時の必要情報の抜け漏れや重複チェック、プレゼンテ―ションや資料の構成作成にも役立つでしょう。

 

2×2マスではない!3×3マスでタスク管理する手書きノート術

3×3マスノート

個人の情報整理であれば5つの枠の手書きノート術で十分だと思いますが、タスク整理となるとそれに優先順位も加わってきますので上手く情報整理が追いつかない場合があります。
仕事で追われてしまうと、たとえひとつひとつが小さなことでもパニックになってしまうことも多々あると思います。

そんな毎日の仕事を助けてくれるのが、3×3のマトリクスノート術です。

 

2×2より3×3がおすすめする理由

時間管理のための優先順位マトリクスをご存知の方も多いことでしょう。

名著「7つの習慣」でも紹介されている4マスで管理する手法で、長期的な生活や人生全体の管理には2×2はとても有効です。
ただ、日常の細かなタスクに優先順位と時間をあてていく時には少し難しい人もいるかもしれません。

参考 7つの週間

3×3の利点は、そのままですが、マス目が多いことです。
マス目を増やすことで情報を篩(ふる)いにかけることなく、一気に書き出して整理することができます。
特に毎日のタスクをTodoリストや付箋で管理している人におすすめの手書きノート術となっておりますので、ぜひ参考にしてください。

 

3×3マスのタスク管理手書きノート作成方法

3×3マスのスク管理手書きノートの作成方法も簡単で、上の写真にあるように同幅で縦横に2本ずつ線を入れて9分割にするだけです。

9つのマス目ができたら、それぞれの役割について理解しておきましょう。

3×3マスノート

  • 縦が重要度を意味し、上のマスほど重要度の高いタスクを書き込みます。
  • 横が緊急性を意味し、左のマスほど緊急性の高いタスクを書き込みます。

ここまでは7つの習慣にもあった2×2の法則と同じです。

ただ、実際の仕事では自分だけで完結する業務は限られており、ほとんどの業務は誰かと共同でこなすことになります。
そのため、3×3のタスク管理手書きノートでは、一番上にある3マスを「対人調整」が必要なタスクを書き込む行としています。

  • 左上は、すぐに誰かの確認や処理が必要なタスク
  • 中央上は、本日中に誰かに確認や処理をしてもらうタスク
  • 右上は、時間があれば確認してほしいタスク(本日中である必要はない)

残りの6マスは自分のタスク管理用に使います。
この時に注意してほしいのは、タスクをざっくりとした「重要性」と「緊急性」でカテゴライズしないということです。
「重要性」であれば売上規模やクライアント温度、「緊急性」であれば午前中や15時までなど、1日のスケジュールのなかで、「重要性」と「緊急性」をできるだけ具体的にしておくことが大切です。

例えば、

  • 中左は午前中に仕上げなければいけないメインクライアントのタスク
  • 中央は本日中に仕上げなければいけない会議資料の作成
  • 中右は本日中でなくても良いが、メインクライアントに提案したいプレゼン資料の作成
  • 下左は15時までに報告しなければいけな有給申請
  • 下中は本日中にフィードバックが必要な後輩育成
  • 下右は部署の飲み会調整

というイメージで使ってみると整理されませんか?

 

手書きとパソコンの使い分けが大事

もちろん効率性やスピードを考えるとき、手書きだけでは対応できないことも多々あります。
ただしパソコンも万能なわけではありません。

手書きも万能というわけではありませんが、思考の整理に役立つことは確かなようです。
人間の思考こそ、最近話題のAI(人工知能)に取って代わられることのない、人間らしい強みだと思いますので、今回紹介したような手書きノート術を上手に取り入れてサクサク仕事をこなせるようになりましょう。

 

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