事務の職種とは何?一般事務って何をやる仕事

事務の職種とは何?一般事務って何をやる仕事

一般事務の仕事というとお茶汲み、コピー取りのイメージが強く、実際どんな仕事なのか仕事内容がわからないという人もいるのではないでしょうか。
今回は事務の仕事を希望する人のために一般事務の仕事内容について紹介します。
この記事を参考にして一般事務の仕事を理解してもらえればと思います。

一般事務というとオフィスワークの代表的な仕事

オフィスワークとはオフィス内の業務を中心とした仕事で、経理や総務、人事、広報や企画といった仕事がありますが、一般事務もオフィスワークのひとつです。
デスクワークが中心で女性社員が多いと思いがちですが、男女比で見ると若干女性が多い位で、男性社員も結構います。

単純作業が多いので簡単そうにも思えますが、一般事務として働く人がいなければ、オフィスをはじめとした企業の運営は成り立ちません。そういう意味でも一般事務はオフィスワークの代表的な仕事といえるでしょう。

一般事務の仕事内容とは?

・契約書をはじめとした書類の作成
・電話や来客への対応
・書類のファイリング
・郵便物の整理
・データ入力などのパソコン操作
・備品の管理

基本的に専門知識は必要ありませんが、企業の事務作業をする仕事で、会社の規模に関係なく存在する仕事です。
大きな会社なら部署ごとに配置される場合もありますし、小さな会社なら1人で事務作業を行うこともあるでしょう。
一般事務の仕事には来客への応対もあり、来客へのお茶出しも仕事内容に含まれています。お茶汲み、コピー取りと揶揄されることもありますが、仕事内容の意味で考えるとお茶汲みも大事な仕事だということがわかりますよね。

部署で呼び方が変わることもある

・PC操作が中心のOA事務
・営業をサポートする営業事務
・海外との取引で活躍する貿易事務
一般事務を庶務という会社もあり、企業によっては配属先や仕事内容にあわせた呼び方をします。
ここで挙げたものは一部ですが、一般事務と呼ばない企業や部署もあることを知っておきましょう。

部署によっては専門知識が必要な場合も

一般事務というと専門知識は必要ないというイメージがありますが、企業の規模によっては経理や秘書的な役割も果たさなければならなので、専門知識が必要な場合もあるでしょう。
会議やプレゼンのために資料作成をしたり、商談に必要な書類を作成することもありますので、働いている企業の事業内容や部署の仕事内容を理解していないと難しい仕事です。

データ入力のように正確さが問われる仕事や臨機応変に仕事に対応する適応力が求められます。
タスク的要素が高い仕事ではありますが、慌てずに冷静に処理することが必要な仕事です。

一般事務の仕事ってスキルは身に付くの?

仕事内容によっては、簿記や語学力が身に付くこともあります。
勤務先の企業の業務に合わせて資格取得をしてスキルアップを目指すこともできます。
企業の規模によっては、1人でいくつもの仕事を抱えていることもあるので、スピーディーに仕事を処理する事務処理能力が身に付きます。
書類整理や郵便物の仕分けといった作業をする機会も多いので、整理整頓が得意になるかもしれませんよ。

一般事務というとアシスタントやサポート業務が中心で、なかなか成果がわかりませんが、意外と多くのスキルが身につけられる仕事です。

PCスキルやビジネスマナーが身に付く

データ入力に書類や資料の作成をする機会が多いのでワードやエクセル、仕事内容によってはパワーポイントとPCスキルの習得できます。
契約書をはじめビジネスに必要な書類の作成を任せられることもあるので、ビジネス文書の作成もできるようになります。

電話応対や来客にも対応することがあり、挨拶や敬語といった言葉遣いや社会人として必要な礼儀作法が身に付けられます。

コミュニケーション能力も必要な仕事

一般事務の仕事というとデスクワークのイメージがありますが、電話応対や来客で社外の人と接する機会も多く、相手に合わせたコミュニケーションが求められます。
コミュニケーションというと、自信がない人も多く、難しく考えてしまいがちですが、挨拶をする、話を聞く、話の内容を正確に伝えることができれば問題はないのです。

一般事務の仕事は個人作業が多く1人で行う仕事と思われますが、企業の業務に関わることも多いので、決して個人プレーではありません。
チームワークが重視される仕事だと思ってください。

一般事務の仕事は裏方だけどやりがいがある仕事

一般事務の仕事は地味だし、雑用が多いというイメージがありますが、自分がやった仕事が会社の人に役に立つと思えば、やりがいがある仕事ですよね。
仕事内容に変化があるわけではありませんが、コツコツと仕事をこなすことで達成感を感じることができる仕事でもあります。
人の役に立ちたい、パソコンスキルやビジネスマナーを身に付けたいという人に目指してほしい仕事です。

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