ちょっと待って!履歴書を入れる封筒はそれで大丈夫?

ちょっと待って!履歴書を入れる封筒はそれで大丈夫?

企業に応募する際、応募に必要な履歴書や職務経歴書などの書類を一つひとつ手をかけて作成していくことだと思います。
誤字脱字がないか、内容に不備がないか、何度もチェックしながら作成するのはとても大変な作業ですよね。
しかし、実は書類だけではなくそれらを入れる封筒にも決まった書き方があるのをご存知ですか。
今回は、履歴書を入れる封筒の正しい作成方法をご紹介します。

履歴書の作成完了!後は封筒に入れるだけ

大事な応募書類の作成も完了して、あとは封筒に入れて送るだけ。
長く大変だった書類の作成が終わったことで気が抜けてしまいがちな作業ですよね。
しかし、封筒に入れて封をして郵送するその瞬間まで実は気が抜けないのです。

封筒の封をするまで気を抜かないで!

意外と知られていないかもしれませんが、履歴書を入れる封筒にも気を付けるべきポイントがいくつかあり、また記入方法も決められています。
ここからは封筒を記入する際に気を付けたい点を見ていきましょう。

封筒って何でもいいの?

まず気を付けたいのが履歴書を入れるために準備した封筒の種類についてです。
実は履歴書を入れる封筒はどんなものでも良いというわけでは無いのです。
では、具体的にどんな封筒が良いのでしょうか。

白の封筒を用意しましょう!

履歴書を入れる封筒は「白色のものでA4サイズのもの」を選ぶようにしましょう。
茶封筒を使用される人もいるかもしれませんが、茶封筒は白封筒に比べて素材が薄く破れやすく、また内容が透けてしまうといった問題があります。
白封筒は作りもしっかりしているため、そういった心配がありませんし、他の書類と紛れることもありません。
また、A4サイズの封筒を使用することで書類を折らずに済みます。

封筒の書き方をしっかりと覚えよう!

履歴書を送るのに最適な封筒が用意出来ましたね。
では次に封筒の正しい書き方を見ていきましょう。
大切なのは、相手が読みやすいように丁寧に気持ちを込めて書くということです。

正しい封筒の書き方とは?

封筒に記入する際には黒のサインペンを使用しましょう。
ボールペンだと細く読みにくく、また油性マジックの場合には裏移りしてしまう可能性があるからです。
記入する際、住所は都道府県から正確に記入し、社名などの(株)は株式会社と略することなく正式に記載しましょう。
また、部署名などが長い場合も自分で省略したりせず全て書くようにしてください。
その際注意したいのは御中と様を併用しないよう、気を付けましょう。
封筒の表面左下には何の書類が入っているかがわかるように「応募書類在中」や「履歴書在中」と記入すると丁寧です。
封筒裏面には自分の住所と氏名をしっかりと記入しましょう。
記入が全て完了したら切手を真っ直ぐに貼って完了です。

封筒に書類を入れる時にも気を付けて!

封筒の記入が完了したら、次は必要な書類を作成した封筒に入れていきます。
しかし、封筒に入れる際にも気を付けておきたいことがあります。
それが書類の入れ方です。
正しい書類の入れ方を覚えて活用してみてください。

正しい書類の入れ方とは?

まず、作成した書類は折り目が付くことが無く、汚れたりしないように綺麗なA4サイズのクリアファイルに入れてから封筒に入れます。
クリアファイルに入れてA4サイズの封筒に入れる事で書類が折れてしまったり、添付書類が剥がれてしまうといった問題を防ぐことが出来るからです。
さらに、受け取った担当者が管理しやすくなるといった利点もあります。
また、封筒に入れる際には正しい順番も存在しています。
まず最前面に送り状をつけ、履歴書、職務経歴書、その他応募書類といった順番にクリアファイルに挟んでいきます。
送り状を作成することで添付書類が何枚あるのか明記でき、受け取った担当者が確認することが出来るので必ず作成するようにしましょう。

あとは送るだけ!でもちょっと注意を!

書類を封筒に入れ終わり後はいよいよ送るだけになりましたね。
しかし、書類を発送する際にも気を付けておきたいことがあります。
発送が終わるまでしっかり注意しておきましょう。

封筒を送る際に気を付けたいこととは?

ポストに入れて発送することも出来ますが、可能であれば郵便局へ持ち込みをするようにしましょう。
郵便局の窓口で重さを量ってもらい、切手を購入することで料金不足による返送等を防ぐことが出来るからです。
また、書類に到着期限がある場合は速達や宅配便を利用するなど期日内に到着するよう工夫を行いましょう。
しかし、急いでいる場合であっても書留を利用するのは、担当者の手を煩わせることになってしまいますので避けておいた方が良いです。

郵送ではなく持参の場合はどうしたらいいの?

また、企業によっては履歴書を郵送ではなく持参を求める場合もあります。
では企業に書類を持参する場合、どのようなことに気を付ければ良いのでしょうか。
さまざまなポイントも併せてご紹介していきます。

持参の場合も封筒は必須です!

履歴書を持参する場合であっても封筒は必ず必要です。
書類だけを持参すると汚れてしまったり折れてしまったり、または紛失してしまう可能性もあるからです。
また、書類を剥き出しで渡すことに「マナーが悪い」という印象を抱かれる可能性もありますので、必ず封筒を用意しておきましょう。

持参の場合の封筒の書き方とは?

持参する場合であっても封筒は「白色のものでA4サイズのもの」で問題はありません。
しかし、郵送の場合とはその記入方法が異なりますのでしっかりと覚えておきましょう。
手渡しの場合は表面へ宛名を記載する必要はありませんので、内容がわかるように「応募書類在中」「履歴書在中」の文字のみ記載を行っておきましょう。
裏面には郵送の場合と同様に自身の住所と氏名を記入し、持参する際の日付を書くようにしましょう。
また、企業によっては封筒から出して提出を求められる場合もありますので、封筒に糊付けは行わないでください。

持参の場合の正しい渡し方とは?

最後に気を付けたいのが書類の渡し方です。
まず、面接官に直接渡す場合は封筒から履歴書を取り出し、履歴書を封筒の上に重ねたあとに、面接官の読みやすい方向を向けて渡します。
その際に「本日はよろしくお願いいたします。」と一言挨拶を添えながらお辞儀をすると好印象です。
次に受付で書類の提出を求められた場合は、封筒に入れたままで相手の読みやすい方向を向けて渡すようにしてください。
その際に封筒から出すよう指示を受けた場合はそれに従い、臨機応変に対応できるようにしておきましょう。
また、受付であっても渡す際にはしっかりと「よろしくお願いいたします。」と挨拶を添えてください。

書類提出前にやっておきたいおすすめポイント!

では最後に、書類を提出する前にぜひやっておきたい、おすすめのポイントをご紹介します。
自身の印象アップにつながることもありますので、ぜひ実践してみてください。

履歴書や職務経歴書はコピーしておきましょう

作成した履歴書や職務経歴書はコピーをとって大事に保管しておきましょう。
そうすることで試験前に自身で記入した内容を改めて把握することが出来ますし、履歴書や職務経歴書を見たうえで面接官がどんな質問をするか、予測を立てることも出来るからです。
また、次回履歴書や職務経歴書を作成する際の参考にすることも出来ますので、コピーは必ず取っておきましょう。

メールで事前連絡をしておくと丁寧です!

希望する企業にメールで連絡をすることが可能な状態である場合、応募書類を発送したことを事前に連絡しておくと丁寧な印象を与えることが出来ます。
メールを作成する際にはビジネスメールのマナーをしっかりと押え、先方に失礼の無いように注意をしてください。

正しい書類を作って採用を勝ち取ろう!

書類を郵送するために封筒を作成する際に大切なのは、受け取る側の気持ちに立って作成するということです。
受け取った人が読みやすい、内容の確認がしやすい書類を作成することが出来るように意識して、封筒を準備しましょう。
正しい、相手側に立った書類を作成することで自身の印象も良いものになることでしょう。
たかが封筒だと思わずに、郵送が完了するまで気持ちを込めて作成してみてください。

 

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