退職証明書って一体何?求められる理由や依頼時の注意点など退職証明書の全知識

退職証明書って一体何?求められる理由や依頼時の注意点など退職証明書の全知識

「退職証明書を提出してください。」と依頼されて困っていませんか?
会社勤めをしていて退職証明書に触れる機会は、担当者でもない限りは滅多にあることではありませんよね。

ここでは退職証明書とは一体何なのか、どんなとき必要になるのか、どこに発行を頼めば良いのかなどの疑問を解決すべく、退職証明書のあれこれを解説します。

そもそも退職証明書って?

退職証明書とはその言葉通り、退職したことを明らかにする書類です。
何となくのイメージはついても、具体的な内容やどこに頼めば良いのかなど分からない人も多いでしょう。
ここでは、退職証明書の概要について解説していきます。

作成する義務はあるが依頼されたときのみでよい

退職証明書は退職した労働者を雇っていた企業が作成すべき書類で、その根拠は労働基準法にあります。
労働基準法第22条では、退職者が在職中の契約内容等について証明書の交付を請求したときは、使用者は遅滞なく、これを交付しなければならないと定められています。
参照元:秋田労働局
http://akita-roudoukyoku.jsite.mhlw.go.jp/hourei_seido_tetsuzuki/roudoukijun_keiyaku/hourei_seido/1703/1703-11.html

ただし「請求したときは」とあるように、依頼された場合の発行義務はあるものの、依頼されていないときに企業が自主的に作成してくれるものではありません。
つまり、退職証明書をどこかに提出することになった場合には、退職した企業に対して、作成してくれるようお願いするものです。
具体的には総務課などの、社員の事務手続きを担当する部署に発行を求めることになります。

退職証明書には何をどんな風に書いてもらえばいいのか

退職証明書については、これを使わないといけないという決められたテンプレートはなく、書式は自由です。
各会社で独自の用紙を使っている場合や、厚生労働省が作成した様式例をダウンロードして使うこともあります。
ただ、何でもかんでも自由に証明するものではなく、「使用時間」「業務の種類」「当該事業における地位」「賃金」「退職の事由」のいずれかになり、こちらについても労働基準法で定められています。

参照元:秋田労働局
http://akita-roudoukyoku.jsite.mhlw.go.jp/hourei_seido_tetsuzuki/roudoukijun_keiyaku/hourei_seido/1703/1703-11.html

また同法では、労働者の請求しない事項を記入してはならないとされており、会社側が勝手に依頼されていない内容を盛り込むことを禁止しています。
例えば退職の事由のみの証明を求められたにもかかわらず、使用時間や業務の種類まで書いてはならないということです。

退職証明書が必要なのはどんなときか

退職証明書はなぜ必要になるのでしょうか?
ここでは、どんなときに退職証明書の作成依頼をすべきなのかをお話していきます。

転職先企業が求めてくることがある

退職して転職先が決まると、転職先の担当者から提出するように言われることがあります。
その理由は企業によって異なりますが、一般的には応募書類の内容や退職理由などにウソや誤りがないかを確認するというケースが多いようです。
この場合は転職先企業の意向ですから、素直に従って、退職した企業に発行を依頼するようにしましょう。

国民健康保険への切り替えや失業手当の申込みに必要なのか?

退職証明書は、退職して国民健康保険に切り替えるときや、失業手当を申請する際に必要になると言われることがあります。
結論から申し上げると、これはケースによりますし、絶対に必要になるというものではありません。
どういうことなのでしょうか?

国民健康保険への切り替えには別の書類で対応できる

退職して無職になるなどの場合、社会保険から国民健康保険に切り替えの手続きをします。
このときに必要になるのが、「脱退連絡票」「健康保険資格喪失証明書」などの社会保険を脱退したという証明。
社会保険を脱退したことの証明として退職証明書を依頼する人がいますが、退職時には上記の書類を渡すことがほとんどなので、それで間に合います。
これらは保険証番号なども記載する書類なので、退職証明書よりも用途として適しているのです。

離職票が届かないなど特段の事情があるとき

退職して失業手当の申し込みをするときに、退職証明書は離職票の代わりとして使われることがあります。
しかし現実的にはそのような機会は多くありません。
では、なぜ退職証明書を離職票の代わりにしたい事案があるのでしょうか?
一つに、離職票がなかなか届かないが一刻も早く失業手当の手続きをしたい場合などが考えられます。
退職して失業手当をもらうにはハローワークに行き、離職票を含めるさまざまな書類を提出しなくてはなりません。

離職票は退職日などにすぐもらえると思っている方も多いのですが、離職票の発行は事業主経由のため、作成や送付などを含めたタイムロスがあり、実際に退職者の手元にくるまでには時間がかかります。
そのため、退職した企業に退職証明書を発行してもらうほうが早いと考えられます。
ただ、失業手当の手続きで基本となるのは離職票の方ですから、特段の事情がない限りは離職票が届くのを待ってから手続きするケースがほとんどです。
また、退職証明書で確実に代用できるかについてもまた、退職証明書で確実に代用できるかについても、管轄のハローワークがどう判断するのかによるので、問い合わせをしてみる必要があります。
参照元:ハローワークインターネットサービスhttps://www.hellowork.go.jp/insurance/insurance_procedure.html

配偶者を扶養に入るための証明として求められることがある

退職したあとに、配偶者の扶養に入るという人もいるでしょう。
その際に退職したことを確認するため、配偶者の勤め先から離職票を提出するように言われることがあります。
ただし、離職票は前述したようにすぐに手元にあるわけではありませんから、このときに代わりになるのが退職証明書なのです。
日本年金機構のHPでは、収入要件確認のための書類として「退職証明書または雇用保険被保険者離職票の写し」としています。
参照元:日本年金機構HP
http://www.nenkin.go.jp/service/kounen/jigyosho-hiho/hihokensha1/20141204-02.html

退職証明書の作成を依頼するときの注意事項

退職証明書は退職する企業に依頼して作成してもらうものなので、基本的に自分ですることはありません。
しかし、いくつかの注意点があります。
そこで、退職した企業の担当者に退職証明書の作成してもらう際の注意事項を確認します。

退職した企業の担当者に作成を丸投げしないことが必要

退職した企業の担当者に「退職証明書を作ってください。」とお願いしても、「内容はどうしますか?」と聞かれます。
退職証明書の内容は本人の希望に沿ったものを記載しなくてはなりませんので、「適当に作ってください。」と言われても担当者は困ってしまうのです。
退職する企業に作成依頼をする前に、提出先が何を確認したいのか、具体的な項目をきちんと聞いておきましょう。
後になって内容が不足していると分かったら、再度発行依頼をかけなければならず二度手間になります。

まだ退職していないけど退職証明書って頼めるもの?

転職活動をしていて内定がでた場合など、今の会社の退職日がまだ過ぎていないのに退職証明書の提出を求められることがあります。
しかし、退職予定の企業からすれば、退職日が到来していない以上、退職の事実を先に証明してしまうなど無責任なことはできません。
この場合は、転職予定の企業に対して退職日が過ぎるまで待ってもらうか、「証明書」ではなく「予定証明書」などの別名称でも構わないか聞いてみましょう。
普通であればそれでよしとしてくれる企業がほとんどです。
退職前なのに絶対に退職証明書でなければダメだと言ってくる企業は、コンプライアンスの意識を疑ってみる必要があるかもしれません。

自らが詳細を確認してすばやい依頼を心がけるのがスマート

退職証明書は退職者自らが作成を依頼しなくてはならない書類です。
さらにケースによっては別の書類で済むこともありますので、何のために、どんな記載内容で作成してもらえば良いのかを、しっかりと確認しておきましょう。
そして確認後は、早急に退職企業に依頼することも大切です。
退職証明書の提出を求められたときはぜひ今回の内容を思い出していただき、速やかな書類提出を心がけてください。

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