仕事術!スケジュール管理はノートを上手く活用しよう!

仕事術!スケジュール管理はノートを上手く活用しよう!

スケジュール管理は社会人にとってとても大切なことですが、苦手な人も多く、スケジュール通りに仕事を進められないという人も結構います。
スケジュール管理で大事なのは、予定がわかるということではありませんか。
予定をわかるようにするには書くのが一番です。
まずは身近な文房具であるノートを使ってスケジュール管理をしてみましょう。

スケジュール管理といえばノートではなく手帳じゃない?

スケジュール管理というと手帳を思い浮かべますが、手帳だとプライベートの予定が書いてあったり、フリーページが少なくてメモの書き込みができなかったりと仕事用には使いにくい時もあります。
また、仕事関係のことはプライベートと分けたほうが良い場合もありますよね。

仕事にプライベートと同じ手帳を使いにくいと感じている人は、仕事専用ノートを作ってスケジュール管理をしましょう。
仕事専用ノートがあることで仕事とプライベートを切り離すこともできますし、ダブルブッキングのようなミスも減らすことが可能になります。

最近はアナログではなくデジタルで管理する人もいる

最近は、Googleカレンダーやスマホアプリを使ってスケジュールを管理する人も増えています。
デジタルは会社で情報共有するのには便利ですが、保存をしないと消えてしまって何も残らないということもあります。
その点、アナログのノートや手帳は紙なので書けば記録として残ります。
ペンがあればいつでも書けるので、電池がなくなると使えなくなるデジタルに比べると使い勝手も良いですよね。
また、デジタルでスケジュール管理をするならバックアップは必要。
仕事用ノートにスケジュールを記入しておけば、万が一パソコンやスマホのスケジュールが消えてしまっても慌てずにすみます。

スケジュール管理にノートを使うメリットは?

仕事用ノートでスケジュール管理することで、仕事を効率化しやすいというメリットがあります。
書くということは「見える化」しますので、仕事の優先順位がつけやすくなります。

スケジュールとタスクを一元化できる

スケジュールは約束や締切が決まっていること、やらなければならないことを「タスク」といいます。
タスクはスケジュールに関係ないと思っている人もいるかもしれませんが、実はタスクとスケジュールは密接に関係しています。
タスクが管理できなければスケジュール管理もできません。

仕事の段取りが上手くいかない人は、仕事用ノートでスケジュール管理するとタスクが実行しやすくなるかもしれませんね。
ノートを使うことでスケジュールとタスクが一元化できるので仕事を効率的に進めることができます。

一緒にメモをとることもできる

スケジュールは手帳、メモはノートと使い分けている人もいるかもしれませんが、荷物はできるだけコンパクトにしたいですよね。
メモとスケジュールをノート1冊にまとめれば手帳は持たなくてもよいので、荷物を少なくできます。

仕事においてメモを取ることはとても大事なことです。
手帳だとフリーページが少なくてメモが取りきれず大事なことが書けないということもありますが、ノートは全部フリーページなので記入漏れも少なくなります。
仕事用ノートでスケジュール管理することは、メモも一緒に残すことができます。
一元化することで仕事は効率化しやすくなるのです。

進捗状況もわかる

仕事用ノートでスケジュール管理をすると仕事の優先順位が付けられるので、仕事の進捗状況もわかるようになります。
スケジュールにあわせてタスクが実行できれば目標達成率も上がってきますよね。
仕事用ノートでスケジュール管理をすることは、パソコンを開かなくても進捗状況を確認できます。
すぐに見ることができるメリットがあるのです。

スケジュール管理にノートを使うデメリットは?

仕事用だと自宅には持ち帰りにくいので、ノートを会社に置きっ放しにしてスケジュールが確認しにくいかもしれません。
また、ノートでスケジュール管理をすると、1冊のノートを数ヶ月で使い切ることもあるので、スケジュール用のノートが増えてしまい、整理がしにくい、進捗状況がわかりにくいと不便に感じることもありますよね。

書き込みがゴチャゴチャしてわかりにくいかも

デジタルのメリットは文字が見やすいこと、手帳のメリットはどこに書いたかがわかることになりますが、ノートだとどこに書いたかわからない、文字が見づらいといったデメリットがあります。
ノートでスケジュール管理をするのは仕事を効率化することが目的ですよね。
自分しか見ないものであっても字は丁寧に書きましょう。
タスクやメモであっても日付を書いておいたほうが後で見直したときにわかりやすいと思います。

わかりやすさを優先にするなら、マンスリー型のカレンダーふせんやインデックスを使うのもよいかもしれないですね。
大事なことは赤ペンで記入したりと自分で書き方や使い方を工夫することで見やすくなりますよ。

ノートなら1冊でスケジュール管理がしやすい!

ノートが1冊あればスケジュール管理、タスク管理、メモと仕事で必要なことはひとつにまとめられます。
タスクを実行することもメモを取ることもスケジュールをこなすためには必要なこと。
デキる人を目指すなら仕事用ノートを作ってスケジュール管理に使ってくださいね。

 

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