書類選考とは?転職で成功するために知っておきたい応募書類のポイント

書類選考とは?転職で成功するために知っておきたい応募書類のポイント
cocoparisienne / Pixabay

採用試験で必ずと言っていいほど行われている「書類選考」。文字通り、応募者が提出した「書類」をもとに選考が行われるわけですが、この書類選考を突破するためにはどうすればよいのでしょうか。転職する際に知っておきたい書類選考のポイントについて紹介します。

書類選考は採用の第一歩

就職試験では大抵の場合、面接試験の前に書類選考が設けられています。誰もが通らざるを得ない関門のひとつ、採用につながる第一歩と言うことができますね。では、なぜ多くの企業が書類選考を行っているのでしょうか。まずは、書類選考とは何かについてお話しします。

応募者を絞り込むために行われる

書類選考がなぜ行われるのかというと、それは応募者を絞り込むためです。応募者が多ければ多いほど、企業側は、どの応募者を採用するのか検討しなければなりません。応募者すべてを面接していては、時間も身体も足りないので、まずは書類をもって、応募者をふるいにかけているのです。

「ふるいにかける」という言葉の通り、応募書類の一次選考では、1分に満たない短時間(平均2~3分)で書類をチェックし、合否の判定をされることもあるのだとか。一次選考を通過した応募者の書類を再度読みこみ、面接に進む応募者を決めるというように、企業側では一次、二次というように複数回の書類選考が行われているケースも珍しくはありません。

自分をアピールするための場

求人情報を見たら応募書類を提出するよう記載があったため、「とりあえず」という形で書類を送る方も多いかもしれませんね。しかし、書類選考も立派な選考のひとつですので、当然ながら応募者が自分をアピールするための場です。

書類を送付する際は、自信をもって提出できるだけの書類を送ることで、次のステップへもつながります。応募書類作成の段階で手を抜いてしまうと、せっかくのご縁が台無しになることもあるのです。

求められる書類の種類

書類選考で求められる応募書類としては、履歴書が一般的ですよね。新卒採用の場合は、履歴書のみというケースがほとんどですが、中途採用の場合は、履歴書に加え「職務経歴書」の提出が求められるのが一般的です。

履歴書

書類選考で用いられる定番中の定番とも言える履歴書。履歴書は、書店などで販売されていますが、それぞれフォーマットに若干の違いがあるため、購入の際は注意が必要です。アルバイトやパートスタッフ向けの履歴書は、必要最低限の情報のみ記載するものが多いため、正社員としての採用を目指す方にとっては、情報量が少なすぎることがあります。

また、他にも企業側が指定したフォーマットを使用するということもありますので、募集要項はきちんと確認するようにしましょう。

職務経歴書

中途採用で必ずと言っていいほど求められるのが「職務経歴書」です。簡単に言うと、履歴書に記載した職歴の欄をより詳しくしたもので、「どんな業務に」「どのように取組み」「どういった成果を挙げたのか」など、細かい業務内容をはじめ、どういったスキル・経験があるのかを記載します。A4用紙を用いることが一般的です。

職務経歴書には、特にフォーマットはありません。ワードやエクセルなど、パソコンで作成する方が多いです。職務経歴書は応募者の色がより強く出ますので、できれば企業に提出する前に第三者に見てもらいたいところ。転職エージェントなどプロに添削してもらうのもおすすめです。

職務経歴書には自己PRも書いてOK

職歴を詳しく記載する職務経歴書ですが、先述したように、特にこれといってフォーマットがあるわけではありません。実務経験に加え、OAスキルや資格など企業側が知りたい情報や採用のポイントとなるような情報は、全て記載して良いのが職務経歴書です。

また、履歴書ではスペースが限られるような特技や自己PRに関しても、職務経歴書では自由に記載することができます。自分をアピールするために大いに活用しましょう。

書類選考で気を付けたいポイントとは?

履歴書や職務経歴書を作成する場合には、誤字脱字には細心の注意を払いましょう。「(株)○○」など略称を用いらずに、正式名称を使用するのも常識ですよね。また、手書きの場合には、こすると消えるようなペンは避けましょう。自分の情報が消えてしまったら、元も子もないですよね。

このような注意点の他にも、応募書類を作成する上で知っておきたいポイントがいくつかあります。転職活動をする方がおさえておきたい、書類選考突破のために役立つポイントを紹介します。

要点は簡潔に

まず、「何が言いたいのか」を分かりやすく書くようにしましょう。企業の人事というのは実に忙しいもの。応募書類の数が多ければ多いほど、忙しさも増します。数多い書類の中で、より読み手に伝えるためには、分かりやすく書くのが一番です。

回りくどい言い回しや「読点(、)」でつなげただけの分かりにくい文章では、言っていることが伝わらないだけでなく、最後まで読んでもらえないこともあります。

数字を使って具体的に

数字を用いて記入すると、ぐっと具体的になります。

分かりやすく伝えるには、具体的に伝えるのが大きなポイントになります。社内の人には分かることでも、実は、ほかの企業の方には伝わりにくい表現や言い回しもあります。そのため、抽象的な表現を避け、はじめて目にする情報でもイメージしやすい文章を心がけましょう。

まずは、従事した期間や利益など数字にしやすい部分を書きだしてから、書類としてまとめるようにしてみるといいかもしれませんね。

募集人材に合うアピールを

第二新卒と呼ばれるような若い世代の方に言えることですが、これまでの経験が少なくても、企業側に将来性を期待してもらい、採用してもらえることがあります。そのため、実務経験が少ない場合でも、「どういった業務を」「どのようなやり方で」「どう達成してきたのか」という点を重視して記入することが大切です。

企業が求める人材に合うアピールができていれば、より企業側の目に留まることができます。たとえば、求める人物像に「問題解決力のある人」とある場合は、そこに焦点をあてて考えてみましょう。自分だけでなく、同僚の問題解決に協力できた出来事でもよいでしょう。

封筒サイズに気配りを

応募書類が完成したら次は提出の用意をします。履歴書と職務経歴書を入れるための封筒が必要です。A4の職務経歴書に合う、同じA4の封筒を用意しましょう。

市販の履歴書を購入すると、必ずと言っていいほど封筒がついています。ただし、いずれも履歴書のみ封入することを想定したサイズですので、職務経歴書も同封するとなるとかなり不格好な状態に。また、「折り曲げ厳禁」というわけではありませんが、最低限の折り目で済むように封筒サイズに気を配ることも大切です。用紙を広げた際に折り目が細かすぎると読みにくく、管理もしづらいものに。封筒サイズも読み手への配慮のひとつなのです。

送付状をつけましょう

直接持参する場合を除いて、応募書類は郵送で提出するというケースが多いでしょう。応募書類に限ったことではありませんが、郵送する場合には、送付状をつけるのがビジネスにおけるマナーです。中途採用の場合は、既に社会人経験があるだけに、最低限のビジネスマナーに沿った行動が望ましいものです。

書類のみが入った封筒というのは少し不躾なもの。最低限の内容でよいので、送付状を付けるようにしましょう。

客観的に見て伝わるかどうかが一番のポイント

履歴書や職務経歴書はこれまでの仕事の実績などを反映したものではありますが、一番のポイントはそれらが客観的に見て伝わるかどうかという点です。そのためには、誰かにチェックしてもらうのが一番。転職エージェントを通じて就職活動をしている方は必ず、送付の前に、エージェントの担当者にみてもらうようにしましょう。読みづらい点はないのか、分かりやすい文章で構成できているのかなど、身近な人に見てもらうこともおすすめです。

 

この記事が気に入ったら
いいね!しよう

最新情報をお届けします

Twitter で仕事を旅するキャリアジャーニーをフォローしよう!

こんな記事も読まれています