書類選考通過メールはどう返すべき?パターン別、返信例文を紹介!

書類選考通過メールはどう返すべき?パターン別、返信例文を紹介!

書類選考を受けた場合、選考通過に関してメールで連絡がくることがあります。
そのメール、どう返信すればよいのでしょうか。メールの内容別に、ご紹介します。

書類選考のメールに迷ったら転職エージェントを利用しよう

書類選考の通過のメールの返信の方法がわからない、そもそもメールに返信したくない、という人は転職エージェントの利用をおすすめします。

転職エージェントを利用すれば企業とのメールのやりとりをエージェント側が行ってくれる他、自分に合ったおすすめの求人を紹介をしてくれます。
他にも転職に関する多くの相談に乗ってくれるので、初めての転職やキャリアアップを目指したい人におすすめです。

転職エージェントにはそれぞれ特徴があり自分に合ったエージェントを複数登録する必要がありますので、ここでまずは登録したいおすすめの転職エージェントを4つご紹介します。

自身で返信する方法を知りたい人は、返信時のポイントやメールの返信例文を下にご紹介していますので、こちらの章は飛ばしていただければと思います。

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メール返信時におさえておきたいポイント

書類選考をはじめ、就職活動中のメールはビジネスにおけるメールです。
失礼がないようにすることはもちろん、最低限のビジネスマナーを抑えたやりとりができるのが理想です。
まずは、メールのやり取りにおけるポイントからおさえておきましょう。

すぐに返信する

書類選考通過のメールを受け取ったら、できる限りすぐに返信するのがマナーのひとつです。
返信内容については、後述しますが、まずは企業側にメールを確認したという事実を伝えるために、メールはすぐに返信しましょう。
そのためにも、応募したあと、合否が分かるまでは小まめにメールをチェックするようにし、メールの見落としがないようにすることが大切です。

返信が遅れた場合は一言添える

小まめにチェックしていても、見落としてしまうということもあるかもしれませんね。
細かい理由を付け足す必要はありませんので、一言、「返信が遅れて申し訳ございません」と添え、返信しましょう。

面接への意欲など気持ちが分かる文面にする

どうしても形式的、事務的な内容になりがちなメールですが、書類選考通過の連絡をもらった場合には、一言感謝の気持ちを入れた文面にするのがポイントです。
書類選考通過のメールにもいくつかパターンがありますが、どのような内容にせよ、次の選考に進めることは明らかですので、「ぜひ参加させて頂きます」というような先の選考への意欲が分かるメールにするとよいでしょう。

件名は変更しなくてもOK

ビジネスメールにおいては、もらったメールの件名を変更しない方がいい場合があります。
送った側が件名から内容が想定でき、管理がしやすいからです。

もし、変更する場合でも、「書類選考通過の件 ○○○○(氏名)」というように、企業側の担当者が見て、すぐに内容が分かるようにしておきましょう。
中には、「連絡ありがとうございました」という件名にする方もいますが、何に関する連絡なのか分かりにくいので、あまり親切ではありません。

同様の理由で、メールの本文を削除せずに返信するのもマナーのひとつ。
これまでのやりとりをひとつのメールで見返すことができるため、ビジネスにおいては非常に便利なのです。

本文、件名は消さないようにと覚えておきましょう。

署名を忘れずに

ビジネスのメールのやりとりで、署名は必須です。
署名とは、メールの末尾に記載する送信者の氏名、連絡先などをまとめたものです。
本文中にも名前を記載することとは思いますが、文末にまとめて記載するのがマナーですので覚えておきましょう。
記号などを使用せず、シンプルに作成する方が読みやすいです。

あわせて、送信者名の設定もしておきましょう。
フリーメールを使用している場合でも、「差出人」の設定欄で変更ができます。
メールアドレスがそのまま表示されると悪質なメールとの区別がつきにくくなりますので、就職活動をする際には設定しておきましょう。

パターン別、書類選考通過メール返信例文

書類選考通過を知らせるメールには、いくつかのパターンがあります。
選考結果のみを知らせる場合や次の選考の案内も記載した場合など、ケース別に返信例を見ていきましょう。

お礼のみを述べる場合

まずは、選考通過の結果のみ知らせるメールが届いた場合です。
「次の選考については、追って連絡するので、お待ちください」あるいは、「次の選考に関してはお電話で……」というようなケースです。
このような場合には、お礼のみを述べるメールでよいでしょう。

例文
件名:書類選考通過の件(氏名)
株式会社 △△
人事部 採用ご担当者様

お世話になっております。
○○大学△学部□学科 ○○ ○○(氏名)と申します。
このたびは、書類選考合格のご連絡を頂きまして、誠にありがとうございました。
面接選考への機会を頂けたこと、大変うれしく思っております。

メールを拝読いたしましたので、取り急ぎ、ご連絡させて頂きました。
今後とも宜しくお願い致します。

○○大学△学部□学科
○○ ○○(氏名)
Tel:
Mail:

在学中の場合は、氏名の前に必ず大学名、学部名など所属を記載しましょう。
既に卒業しているという場合は、「貴社の営業職へ応募しております○○ ○○(氏名)と申します」と名前を記すと丁寧です。

ビジネスのメールでは、「お世話になっております」や「平素大変お世話になっております」などといった表現を良く使用しますが、はじめてのやりとりであれば省略しても特に違和感はないでしょう。

確認が遅れた場合

次に、連絡を頂いていたのに、確認が遅れてしまった場合についてです。
件名や、あて名は先に紹介した例文と同じで結構ですが、一言お詫びの言葉を添えるのがポイントです。
以下に、本文だけ、例を記載します。

例文
このたびは、書類選考合格のご連絡を頂きまして、誠にありがとうございました。
返信が遅くなりまして、大変失礼いたしました。
面接選考への機会を頂けたこと、大変うれしく思っております。

今後とも宜しくお願い致します。

面接の日程を指示された場合

書類選考通過とあわせて、次の選考の日程を指示されるケースがあります。
必ず、返信が必要なケースですね。

ただ、「お伺いします」と面接選考への参加意思を示すだけでなく、指定された日時と場所を記載するようにします。
繰り返し書くことで、もし、間違いがあった場合に気づいてもらうことができます。
では、本文のみ、例を記載します。

例文

この度は、面接選考の日時のご連絡、誠にありがとうございました。
ご指示頂きました、
○月△日、□時 貴社本社(指定の面接会場)
にお伺いいたします。

当日は何卒宜しくお願い致します。

指定された面接日に不都合がある場合

指定された選考日に不都合があるというケースもありますよね。
その場合は、一言お詫びした上で、参加が可能な日程をいくつか提示しましょう。

なお、参加できない理由に関しては、大学の講義や発表などであれば記載しても問題ありませんが、他企業の選考ですでに埋まっている、バイトがあるなどといった理由は明記しません。

例文
この度は、面接選考日時のご連絡、誠にありがとうございました。
大変申し訳ございませんが、ご指示頂いた日時には別件があるため、参加することができません。
誠に勝手なお願いではございますが、再度日程調整していただけませんでしょうか。
以下、参加が可能な日時です。
○月△日 □時
○月□日 △時
○月○日 □時

お忙しい中ご調整いただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。
ご無理を申し上げますが、何卒宜しくお願い致します。

面接の日程調整がある場合

企業側からのメールに、いくつか選考日時の記載があり、その中から希望を申告するケースです。
特に指示がない場合でも、第2希望までは候補を挙げるようにしてください。
以下、例文です。

例文
このたびは、面接選考に関するご案内を頂き、誠にありがとうございました。
つきましては、下記の日程でお願い致したく、ご連絡致しました。

第一希望:○月△日 □時
第二希望:○月□日 △時

お手数ではございますが、何卒ご調整の程お願い申し上げます。
何卒よろしくお願い致します。

書類選考通過メールはいつ来る?

就職活動中は、こまめにメールチェックするのが基本ですが、何かとあわただしくなりがちなのも事実です。
書類選考通過メールの目安についてお話ししておきましょう。

一般には2週間が目安

一般的に、書類選考期間は2週間と言われています。
大体、10営業日(平日で10日分)が目安です。
中には、不採用の場合は連絡をしないという企業もありますので、もう一度、求人情報を見直してみましょう。

メールの見落としを防ぐためには、応募日や締め切り日をスケジュール帳にマークしておくといいですよ。
同時進行で複数応募していても、目途がつきやすくなります。

選考結果の連絡が遅れるケースとは

書類選考期間が2週間というのは、あくまでも目安にすぎません。
中には、2週間以上かかるというケースもあります。
特に、中途採用の場合は、新卒採用に比べ少人数で対応していることも多いため、時間がかかることがあるようです。
スケジュール管理のひとつの目安として参考程度にしてください。

メールへの返信はマナーのひとつ

ビジネスにおいて、もらったメールへの返信はマナーのひとつです。
返信したら選考に有利というわけではありませんが、選考が通過できたという「縁」を大切にする意味でも、返信するようにしましょう。

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