丁寧な対応で好印象を!電話の切り方のビジネスマナー

丁寧な対応で好印象を!電話の切り方のビジネスマナー

仕事を行ううえで誰もが必ず一度は電話対応を体験したことがあるかと思います。
電話応対についてのビジネスマナーが多く存在することは新人研修や先輩からの指導等でご存知ですよね。
しかし、数あるビジネス電話におけるマナーの中で意外と知られていないのが「電話の切り方」です。
電話の切り方をしっかりと覚え、電話の最後まで先方に好印象を与えるよう心がけましょう。

電話を切る際の注意ちゃんと出来ていますか?

電話を受ける際、取り次ぎ方や受け答えなどマナーをしっかりと意識している方も多いと思います。
しかし、電話を切る際には気を抜きがちで対応が疎かになってしまうことも。
電話は会話が終わり受話器を置くまでしっかりと正しいマナーで対応しましょう。

相手の気持ちを考えて!切り方で注意したいポイントは3つ!

電話を切る際に必要なのは相手の気持ちを考えることです。
自身が受けて嫌な対応を取らないよう心がけることで、丁寧な対応をすることが出来ます。
そのうえで押さえておきたい大きな3つのポイントをご紹介します。

ポイント①大切なのは【挨拶】です!

電話を切る際にしっかりと挨拶を行えていますか。
この挨拶には重要な意味が含まれているのです。
まずは会話を終える際の挨拶について見てみましょう。

相手に切るタイミングを伝える挨拶を行えるかが大事

例えばこちらは会話が終わったと判断し受話器を置いたとしても、先方から見れば突然ガチャ切りされたように感じ、失礼な印象を与える場合もあります。
そのため挨拶を行うことで「もう電話を切る」という認識を共有することが出来るのです。
「お忙しいところありがとうございました。」「今後ともよろしくお願いいたします。」「それでは、失礼いたします。」など、電話を締めくくる言葉を丁寧に伝える事で会話の終わりを告げつつ、丁寧な対応で好印象を与えることが出来ます。

ポイント②しっかり見極めよう!電話を切る【タイミング】

挨拶の方法を覚えたところで、次に知っておきたいのが電話を切るタイミングです。
見極めが難しいタイミングですが、大切なマナーですのでしっかりとポイントを押さえておきましょう。

会話の流れや雰囲気からタイミングをしっかり掴もう

まずは電話の内容、受け答えをしっかりと認識し必要な会話が終了しているかどうかをきちんと把握しましょう。
また、忙しそうである等、相手側の雰囲気を上手く察知できるようにしましょう。
自分本位になりすぎず、相手側の都合に考慮し丁寧な対応が出来るよう心がけましょう。

電話はかけた方が切るのがマナー

電話におけるビジネスマナーの一つに「電話はかけた側が切る」というものがあります。
このことをしっかりと意識し、自身が電話をかけた際には相手に負担をかけず自身から電話を切るようにし、相手からの電話は相手が切るのをしっかりと待つようにしましょう。
自身が先に切る場合には、受話器を置く音などが相手に聞こえ不快感を与えない様に注意しておきましょう。

ポイント③電話を切り上げる際に使える【フレーズ】を覚えよう

電話応対をしていると、どうしても急ぎで切り挙げなければならない場合や、長々と世間話が続いてしまい困ってしまう場合もありますよね。
そんな場合は、切り上げたいということを遠まわしに相手に伝えるようにしましょう。

どうしても電話を切らないといけない!そんな雰囲気を相手に伝えよう

大切なのは「電話を切りたい」という気持ちを失礼無く伝えることです。
「大変恐れ入りますが、この後約束(打ち合せ)がありますので。」等、どうしても仕方がない事情で切らなければならないことを伝えてください。
丁寧に伝えることで相手が失礼に感じることもありません。

会話が終わった後も気を抜かない!受話器を置くまで要注意

これまで電話を切るまでのポイントをお伝えしてきましたが、実は電話を切り終るその瞬間まで相手に対応を見られているのです。
受話器を置き電話応対が完全に終わるまで正しい対応を行いましょう。

タイミングが掴めず沈黙に!そんな時は声掛けを

「失礼します。」とお互いに挨拶をした後に、お互い受話器を置かず気まずい沈黙になってしまった経験がありませんか。
そんな時は、「どうぞお先にお切りください。」と一言を添えて相手に切ってもらうよう促しましょう。
もしくは、「それでは、先に失礼いたします。」と告げて自分から切るようにし、気まずい沈黙が無くなるように対処しましょう。

受話器を置く瞬間も気を抜かないで!音に注意しよう

全ての会話が終わって一安心するかもしれませんが、最後に受話器を置く際にも注意は必要です。
ガチャと大きな音が聞こえると、相手はとても不快な思いをします。
まずは手で受話器を置くフックを押して電話を切り、その後受話器を静かに置くようにすると好印象です。
手で電話を切った後にも、乱暴に受話器を置くと周りのスタッフにも悪い印象を与えてしまいますので、受話器は丁寧に置いて下さい。

普段の生活の中でしっかり意識を!

電話を切る際に気を付けたいポイントをお伝えしてきましたが、皆さんは普段の生活の中で実践できていますか。
今、気を付けることが出来ていない人も、普段から意識することでいつの間にか無意識に正しい対応が出来る様になります。
また、自分では正しい対応が出来ていると思っている人も、改めて意識してみると抜けているところがあるかもしれません。
皆さん今一度、電話のビジネスマナーをしっかりと確認し、正しい電話応対が出来るよう普段から心がけ、お客様に好印象を与えることが出来るよう行動していきましょう。

 

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