転職面接、事前の日程調整メールには細心の注意を!

転職面接、事前の日程調整メールには細心の注意を!
geralt / Pixabay

書類選考を通過しいよいよ面接!となる前に、気を付けたいのが面接の日程調整のやりとり。メールや電話とはいえ、採用担当者は、応募書類ではわからない応募者のあらゆる情報を集め評価を始めています。細心の注意をはらって対応しましょう。

 

面接決定!最初の課題は日程調整

書類選考を通過し最初の課題である日程調整ですが、「ただの日程調整だから」と油断は禁物です。採用のための課題のひとつと思って対応しましょう。

面接日時調整のメールも評価のうちと意識しよう

日程調整から面接は始まっているといっても過言ではありません。メールのやり取りの中で、応募者が普段どのような仕事ぶりなのか、如実に現れるからです。

仕事ができる人か、気配りができる人か、対応力があるか

日程調整がひとつの仕事と捉えるとしたら、相手への気配り、対応力など、仕事に必要な能力が無いと適切にこなすことは出来ません。応募者の対応は仕事への取り組みに近いものがあると採用担当者は見ています。

 

ケース別対応ポイント

では、日程調整の際、どのようなことに気をつけてどのように対応したら良いのでしょう。日程調整の様々なケース別の対応ポイントについて紹介します。

先方からの指定の日時で返信する場合

面接の連絡に対するお礼と指定日時で了承した旨を記載しましょう。
「お世話になっております。〇〇です。この度は面接のご連絡を頂きありがとうございます。ご指定頂いた〇月〇日〇時で承知致しました。当日は宜しくお願い致します。」

先方から複数の候補日時を提示された場合

面接の連絡に対するお礼を述べた上で、日時についての希望を記載します。
どの候補日時も可能な場合は、
「いずれの日時でも可能です。〇〇様のご都合にあわせてお伺いしたいと思います」
候補日時に都合のつかない日がある場合は、
「〇月〇日〇時以外で調整して頂けると有難いのですがいかがでしょうか」

こちらから複数の候補日時を提示する場合

前述したとおり、先方の都合に合わせる方が良いのですが、採用担当者から候補日時を求められた場合は、出来るだけ先方が調整しやすいよう配慮した提示方法が良いかもしれません。
例①「いつでも伺えますので貴社のご都合の日時をご指定下さい」
例②「〇月〇日と〇月〇日以外でしたらいずれの日時も可能です」

 

提示された日時が都合が悪い場合の対応方法

中には、「先方から提示された日時に限って、たまたま都合が悪い!」というようなこともあるかもしれません。基本的には面接じゃない方の予定を変更できればベストです。でもなかなか変更できない場合はどのようにしたら良いのでしょうか。

お詫びと理由を伝え再調整

お詫びとともになぜ都合が悪いのかの理由も伝え、再調整をお願いしましょう。せっかく日時を調整して連絡を頂いたのに「都合が悪いので変更してください」だけでは失礼にあたります。

提示日時が不都合な理由、どう伝える?

例えば「他の企業の面接とかぶってしまった!」という場合。理由を正直に伝えると採用担当者も良い気持ちにはならないでしょう。その場合は、あえて理由を伝えないでおくか、伝えるのであれば「御社を第一希望と考えております」の一言を添えると良いかもしれません。いずれにしても日時の変更は大変言いにくいものです。でも、しっかりとお詫びをし、こちらの予定を伝えることで、「意思表示がしっかり出来る人」という評価が得られる可能性があります。マイナスと思われる場面もプラスに捉えることが出来ます。

都合の良い日は逆提示してよいか?

採用担当者から都合の良い日を求められない限りは逆提示しない方が良いかもしれません。伝えるのであれば「都合の悪い日時」だけを伝えておくことで、採用担当者も日程調整しやすくなります。

 

決定した日時を変更してもらう場合の対応方法

面接の日時にどうしても外せない用事が入っている場合は、それがわかった段階にすぐに採用担当者へ連絡しましょう。この場合の連絡方法はメールではなく電話が良いです。面接は様々な人のスケジュールに関わっている可能性があるため、連絡が遅くなれば遅くなるほど多くの人に迷惑をかけてしまうからです。電話連絡の際は、理由を伝えて、どうしても外せない事情であることを出来るだけ理解してもらいましょう。決定した日時の変更は印象の良いものではないため、いつでも面接に臨めるようにスケジュール管理しておくことも大切です。

 

気をつけたい痛恨のミス

ここまで充分に準備していても、些細な不注意でミスをしてしまっては、チャンスも水の泡になりかねません。そうならないための対策について紹介します。

メールの迷惑フォルダーには気をつけよう

そろそろ面接の連絡が届く時期になったら、迷惑フォルダーもチェックしましょう。稀に、必要なメールが、迷惑メールと認識されて迷惑フォルダーに入ってしまうことがあります。迷惑フォルダーに入ったまま気づかないと、せっかくのチャンスを見逃すことにもなりかねません。次からは正しく受信できるようにメールの設定を変えることもお忘れなく。

「了解」メールは必ず返信

採用担当者からメールが届いたら、どのような些細なメールにも返信をしましょう。メールを送付した方は、メールが届いているか、見てもらっているのか、気になるものです。「了解しました」といった短い文章で良いので、面倒でも1件ずつのメールに出来るだけ早く
返信しましょう。レスポンスが早く相手への気遣いがある人物、と評価してもらえるでしょう。

14時?4時!時間間違えには要注意!!!

特に電話でやり取りをする場合に間違えやすいのが時間です。例えば、14時なのか、午後4時なのか、間違えてしまうと2時間のタイムラグが発生してしまいます。電話の場合は、必ず復唱してその場でメモをしておくようにしましょう。

 

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