メールの返信が遅れたら?転職活動中の正しいメールマナーを徹底解説

メールの返信が遅れたら?転職活動中の正しいメールマナーを徹底解説

何かとあわただしい転職活動。メールの確認がついおろそかになってしまい、返信が遅れたなんて話はよくあるもの。では、そのメールはどう返すのが正しいのでしょうか。企業に不快感を与えない、正しい返信マナーを紹介します。

転職活動中のメール、「返信が遅れた」の基準はどこ?

転職活動が進むにつれて、応募した企業からの連絡も増えたり、面接に出向いたりと、より一層慌ただしさは増していきます。
そんな中でも欠かせないのがメールの対応。
まずは、どのくらい放置したら「返信が遅れた」と言えるのでしょうか。

メールの受信から24時間が原則

メールの返信は、原則として受信から24時間以内に送りましょう。
24時間を過ぎてしまった場合は「返信が遅れた」として、相応の対応が必要です。

転職活動中は、すぐには返信できない状況でも、こまめにメールチェックをしておくのがベター。
大量のメールに埋もれてしまう事もありませんし、確認もれ・返信もれを防ぐことにつながります。
なお、「24時間」がひとつの基準ではありますが、早朝や深夜に送るのは「無礼」となることもあります。
遅くとも午後10時までに済ませ、それ以降は翌朝に送信するようにしましょう。

最も優先度が高いのは、日程調整メール

転職活動中、もっとも気を付けたいのが日程調整のメールです。
次の選考の案内や日時を打診するようなメールは、他のメールよりも優先して返したいものですよね。
面接日程は、いい時間帯から埋まっていきますので、スピードが大切です。
また、返信が早い応募者の方が「意欲が高い」とみられやすいもの。
日程調整のメールは、特に意識して早めに返信するようにしましょう。

返信が遅れたらどうする?転職活動におけるメール返信のポイント

とはいえ「ついうっかり……」ということも中にはあります。
もし返信が遅れてしまった場合には、どういった点に気を付ければよいのでしょうか。
ポイントをおさえておきましょう。

気づいた時点で即返信する

メールの確認・返信が遅れてしまった場合は、気づいた時点ですぐに返信するようにしましょう。
誠意を見せることが大切です。
中には「この企業は志望度も低いし……」とそのまま放置したくなることもあるかもしれませんが、もらったメールに対して返事をするのは、ビジネスにおいては当然のこと。返信を心がけるのがマナーです。

本文中にお詫びの言葉を入れること

返信が遅れた場合は、まず、メールの冒頭にお詫びの言葉を添えます。
たとえば「貴社の営業職に応募しております、○○(氏名)と申します。返信が遅くなりまして、誠に申し訳ございません。」といった具合です。
本題に入る前に、まず一言お詫びをするのがポイントです。

お礼の言葉は省略可

転職活動中のメールでは、よく「次回選考のご案内をいただき、ありがとうございます」といった言葉を添えることがあります。
もちろん、感謝の意を示すことは大切ではありますが、お礼の言葉とお詫びの言葉が並んでしまうのは避けるのがベター。
たとえば「次回選考のご案内をいただき、ありがとうございました。返信が遅くなりまして、申し訳ございません」と続けてしまうと、お礼が言いたいのかお詫びが言いたいのか、こちらの意図が伝わりづらいメールになってしまいます。
「マナー違反」というわけではありませんが、お詫びを主として伝えたい場合は、お礼の言葉は省略するのが無難です。
読みやすいメールを心がけましょう。

返信が遅れた理由は不要

「メールに気づくのが遅くなってしまい……」や「メールの確認が漏れており……」などといった言葉も、返信の際は不要です。
言ってしまえば、企業サイドにとって理由はこの際どうでもいいもの。
長々と事情を説明してしまっては「言い訳がましい」とネガティブイメージにつながることも。
非を認め、素直に対応するのがポイントですので、理由は特に明記する必要はありません。

返信前に最終チェック!転職活動メールの基本マナーをおさらい

既に社会人経験があるだけに、中途採用におけるマナー違反は結構悪目立ちしてしまうもの。
「返信が遅れてしまった!」と慌てているだけに、ミスがないかもう一度チェックしてから送信するようにしましょう。

件名は変更しない

ビジネスメール全般にも言えることですが、転職活動中のメールでも、件名は特に変更する必要はありません。
企業側も、メールの件名で内容を判断していますので、変更していない方が、内容の推測がすぐにできて便利なのです。
「お詫び」などとすると他のメールと混同されてしまうので、件名は変更しないようにしましょう。

日程調整の場合は、必ず復唱する

メール返信の際は、送られてきたメールの本文を削除せずに送信するのも一般的なマナーです。
そうすることで、これまでのやりとりを簡単に見直すことができます。
ただし、日程調整の場合は、必ず返信メールの本文において詳細の日時と場所を記載するようにしましょう。
「ご指定いただきました4月10日(月)、御社本社(住所)にお伺いします。何卒宜しくお願い致します。」などいった具合に、必ず復唱すること。
そうすることで、思い違いを防ぐことができるからです。

メールの文末には署名を

ビジネスメールでは、どこの誰が送っているのか分かるように、文末に「署名」を添付します。
転職活動中は、たとえ在職中であっても企業名は明記しません。
名前・メールアドレス・電話番号といった最低限のもので結構ですので、文末に署名が挿入されるよう、あらかじめ設定しておきましょう。

誠意を見せるのが一番のポイント

転職活動も佳境に入り、企業とのやりとりが増えてきたら、より一層メールチェックはこまめに行いましょう。
それでも、メールの確認が遅れてしまった場合には、お詫びの言葉を添えて、すぐにでも返信します。
大切なのは誠意を見せること。気づいた時点ですぐにメールを返すようにしましょう。

 

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