書類選考の連絡方法は電話?それともメール?正しい対応もあわせて解説します

書類選考の連絡方法は電話?それともメール?正しい対応もあわせて解説します

書類選考の結果を待っている間って、長く感じますよね。
そもそも、書類選考の結果はどのような形で知らされることが多いのでしょうか。
連絡方法のパターンと、連絡を受けた際に失敗しないための正しいマナーも一緒に解説します。

合格の場合は電話が主流?書類選考結果の連絡方法

書類選考の結果を待つ間に気になるのが、その連絡方法。
どういった形で合否の連絡は来るのでしょうか。

合格の場合は、電話もしくはメールが一般的

書類選考合格の場合は、電話あるいはメールで連絡が来るのが一般的です。
これは、次の選考に関する案内が必要だからというだけでなく、応募者が次の選考へ進むかどうかの意思確認を効率よく行うためでもあります。
意思確認をする上で一番便利なのが電話です。
一度目の電話でつながれば、応募者の意思確認も、ものの5分で終了できますよね。
瞬時に相手に届くメールも、合格連絡としてはよくある手段で、相手の時間帯を気にせずに連絡できるのが大きなメリットです。

不合格の場合は、書面による通知という場合も

一方、残念ながら不合格という場合は、メールでの連絡が一般的になっています。
手間もコストもかからないのが大きな理由です。
また、書面で通知するケースもあります。
他の郵便物に埋もれてしまうことがないよう、ポストの確認も行っておきたいですね。

なお、中には書類選考不合格の場合は「連絡しない」という企業もあります。
その場合は、あらかじめ求人情報で告知されているはずですので、確認しておきましょう。

合否の連絡までは2週間が目安

連絡を待つうえで参考となるのが、書類選考の期間です。
一般に、書類選考期間は、企業に書類が到着してから2週間が目安と言われています。
ただし、これはあくまでも目安にすぎません。
企業の想定以上に応募者が殺到した場合などには、書類選考期間が長引いてしまう事も。
「合格の場合は数日で連絡が来る!」なんて言われることもありますが、まずは2週間を目途に連絡を待ってみましょう。

書類選考結果を受けたらどうする?連絡方法別の対応のポイント

選考結果が不合格の場合は、特に対応は必要ありません。
ご縁がなかったものとして、次の企業にパワーを注ぎましょう。
一方で、ご縁がつながった場合には、失礼がないようにマナーを守った対応が必要です。
連絡方法別に対応のポイントをまとめました。

電話で連絡を受けた場合に注意したい6つのポイント

合格の連絡を電話で受けた場合には、主に以下の6点に注意して、対応しましょう。
慌ててしまわないよう、頭に入れておくことが大切です。

電話に出る前に準備したいこと

ビジネスにおける電話は3コール以内に出るのがマナーです。できるだけ早く出るようにしましょう。
ただし、外出先の場合は、できるだけ静かな場所に移動しながら出るのがポイントです。
あわせて、面接の日程調整が必要となるケースが大半ですので、筆記具とメモの用意も必須です。

次の選考への意欲を伝えること

書類選考合格の旨を伝えられたら、お礼の言葉と次の選考への意欲を見せましょう。
「○○さんにはぜひ面接選考に進んで頂きたいと思っているのですが、よろしいですか?」というように告げられたら、「ありがとうございます。ぜひ面接を受けさせていただければと思います」などという風に答えましょう。
間違えても「はい」という返事だけでは済ませないこと。
明るくハキハキと、意欲を伝えてください。

日程調整について

面接の日程調整をする場合、指定された日で問題ない場合は「その日程でお願い致します」と回答します。
すでに予定がある場合は「申し訳ございません。その日は都合が悪く、参加できません。大変恐縮ですが、他の日程でお願いできないでしょうか。」というのが、上手な回答例です。
この際、先に詫びるのがポイント。
唐突に「ほかの日程はありますか?」と尋ねるのは失礼です。
なお、都合が悪い理由については、詳しく話す必要はありません。

次の選考日時・会場については必ず復唱する

さて、次回選考の日時と場所が決まったら、復唱することを忘れずに。
「○月△日11時に、御社本社ビル5階ですね」というように、復唱するのがマナーです。
思い違いを防ぐことができますし、お互いに安心できます。
持ち物の指定がある場合は「持ち物は、履歴書ですね」というように、あわせて復唱しておきましょう。

お礼の言葉を忘れずに

次の選考の日程が決まったら、最後に「本日はご連絡いただき、ありがとうございました。引続き宜しくお願い致します」などというようにお礼の言葉で締めくくりましょう。
電話を切る際には「失礼します」と一言そえて、相手が切るのを待ってから静かに切るのがマナーです。
間が続くようでしたら、3秒ほど経っていれば、こちらからきっても問題はありません。

不在着信は必ず折り返すこと

電話で連絡を受けた場合に困るのが「不在着信」です。
一度目の電話に出られなかった=不採用なんてことはまずありません。
まずは、落ち着いて折り返し連絡するようにしましょう。

なお、不在着信はこちらからかけなおすのがマナー。
知らない番号でも、企業からの連絡ということがありますので、折り返すようにしましょう。
面接の日程予約は早い者勝ちです。
早い段階で連絡したほうが、日程の候補も多いので何かと有利ですよ。

メールで連絡を受けた場合のポイントは以下の6点

書類選考通過の連絡には、メールもよく使用されます。
メールで連絡を受けた場合は、以下の6つのマナーを守って対応しましょう。

メールが届いたらすぐに返信すること

電話と違って、メールの場合は先方のアクションから、こちらが確認・返信するまでにタイムラグが発生します。
できるだけ早く返信するためにも、こまめにメールチェックを行うのが基本です。

なお、書類選考合格の事実のみを知らせるメールで「次回選考につきましては追って連絡を……」というような場合でも、返信したほうがベター。
もらったメールには返信すると覚えておきましょう。

選考通過のお礼と意欲が分かる文章に

書類選考通過の連絡がきた場合は、メールでも感謝と次の選考への意欲が分かる一文を入れます。
電話と違って、メールでは気持ちが見えにくいので、忘れないようにしてくださいね。
「このたびは、書類選考通過のお知らせを頂き、誠にありがとうございました。ぜひ、面接選考に参加させてください」や「次の選考の機会を頂き、誠にありがとうございます」といった文章でもよいでしょう。

もし、メールの内容が、選考通過の案内のみで次回選考については別途連絡するタイプのものであれば「引続き、宜しくお願い致します」という風に締めくくってOKです。

選考日時・会場は、本文で復唱すること

次の選考日時について、指定された日時で問題がない場合でも、必ず、本文において復唱します。
たとえば、「ご指定の通り、○月△日11時に、貴社本社(住所詳細)に伺います」という風に繰り返しましょう。
持ち物がある場合にも、確認のために記載するとOKです。

選考日程の希望は、複数記載する

一方で、指定された日時に不都合がある場合には、お詫びの言葉を添えて、いくつか日程を提案しましょう。
「大変申し訳ございませんが、ご指定頂いた日程は、都合が悪く参加することができません。以下の日程でご調整頂くことは可能でしょうか」とした上で、第一希望、第二希望と複数の日程を記載しましょう。

また、あらかじめ複数の日程から選択するように指示があった場合にも、第一希望、第二希望というように複数の日程で回答するのがマナー。
メール送付のタイミングによっては、希望の時間帯が既にほかの応募者で決まっていることもあります。
複数挙げることでやり取りを省略することができるのです。

件名は変更しない方がよい

メールで連絡を受けた場合、返信する際には件名の変更はしないのがマナーです。
採用担当者は数多くのメールを日々受け取ります。
その中から優先すべきメールをピックアップして管理していることも多いので、件名が変更されていない方が管理がしやすいのです。
もちろん、件名を変更していなくても失礼には当たりません。

署名を忘れずに挿入すること

ビジネスのメールにおいては、メールの終わりに「署名」を挿入するのがひとつのマナーです。
署名とは、メールの差出人の名前・電話番号・メールアドレスなどをまとめて記載したもの。
もちろん、返信メールでも署名は必須ですので、あらかじめ設定しておくといいですね。

最低限のビジネスマナーをおさえて、気持ちのいい対応を

書類選考通過の連絡を受けた場合、緊張したり、気持ちが舞い上がったりしがち。
まずは紹介したように、基本のビジネスマナーをおさえて、気持ちのいい対応を心がけましょう。
書類選考結果の連絡は次の面接への第一歩。
「なんかこの人良いな」と思われることで、面接の印象もプラスから始めることができますよ。

 

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