社会人の振り返り!改めて報連相のマナーを見直してみよう

社会人の振り返り!改めて報連相のマナーを見直してみよう

職場での自分の報告、連絡、相談の仕方に自信はありますか?
ビジネスパーソンとして、マナーを心得た報連相を身に付け、実践していくことは大切なことです。
報連相を難しいと感じている人はもちろん、できている自信のある人も、職場の報連相を振り返ってみましょう。
ここでは、報連相がうまくいかない原因を元に、スムーズに仕事を進めるための報告、連絡、相談、それぞれのコツをお伝えします。

報連相の方法の前に定義を確認

ビジネスシーンでは、報連相が大切だと言われます。
そもそも報告、連絡、相談とは何かという点を確認しておきましょう。
役割やそれぞれの違いを知って、適切な実践の役に立ててください。

報告とは?

伝える相手は、その仕事の責任者です。
責任者とは、組織の中では上司や上長となることが多いですが、その限りではなく、上司から部下への報告も大切なことを知っておきましょう。
仕事の指示や依頼をし、進捗や状況、完了を把握すべき人です。

伝える側は、責任者から仕事や任務を指示されて請け負った人です。
現状や進捗、経緯を含めた結果を責任者に把握してもらうのが報告です。
報告は、義務的な要素が高いと言えるでしょう。

連絡とは?

職場や仕事に関連するすべての人に、必要な事柄や情報を共有するのが連絡です。
報告が比較的、形式的、包括的、内容も限定的な傾向があるのに対し、業務の細部になることもあるでしょう。
毎日の業務の中で頻繁に、随時発生するものです。
一言で済むような些細なものも含まれます。

相談とは?

自分の仕事でも、チームで行う業務でも、判断に迷ったり、意見やアドバイスがほしいときに行うのが相談です。
組織の問題を解決したり、新しい取り組みを考えるときにも、他の人の視点や意見も踏まえて検討することは必要なことです。
困っていたり、悩みを抱えたりしているときに、その内容を伝えることも相談になるでしょう。

できてるつもりの報連相、その方法で大丈夫?

職場の報連相が、うまくいっているという自信はありますか?
社会人になり立ての頃は、報連相の不手際について、よく指摘を受けるものです。
言い換えると、指摘してもらうことができます。
しかし、社会人経験が長くなったり、職業レベルが上がってくると、だんだん指摘されにくくなるのが現実。
できて当たり前という期待もあれば、指摘しにくい立場ということもあるでしょう。
そのような状況では、組織の業務をスムーズに進めていくことができません。
報連相がうまくできない主な原因を見ていきましょう。

報連相の効果を知らない

報連相にどのような効果が期待できるのかを知らないのは損なことです。
その効果の大きさを認識していれば、報連相を軽視することもなくなるでしょう。
報連相で、共有することができます。
組織の共有事項は、濃く、頻繁であるほど、その効果は高まります。

時間や労力の削減になる
メンバーのお客様対応にズレがなくなる
組織の結束力が上がる

大きな勘違い!報連相は誰のため?

報連相は、関係者すべてのために行われるべきものです。
報連相を、まるで宿題のように捉えているなら、的確に行うことは難しいでしょう。
部下としての義務感で行う報連相では、気付きの視点がズレることも多くなり、いつまでたっても、そのやり方が磨かれていくことはないかもしれません。
社会人としてのトレーニングのようなものだから、上司の自分は行う必要がないと捉えることも間違いです。

報連相のタイミングが不明確

報連相には、タイミングへの配慮も欠かせません。
朝一番に言うべきことを、お昼になってから伝えてしまっては遅すぎることもあります。
相手の忙しそうな姿に、伝えるタイミングを逃してしまうこともよくあるようです。
報連相をする人と、それを受ける人の、双方のタイミングに対する配慮が必要です。

報告であれば、報告日や報告時間を決めておく
連絡であれば、一挙に伝えられる時間帯を活用する
相談であれば、受ける側からも働きかける

報連相のタイミングの良し悪しは、日頃のコミュニケーションの影響を受けるものでもあります。
また、報連相がコミュニケーションを円滑にするひとつの手段であるとも言えるでしょう。

報連相の命取り、その判断が危ない!

報連相をすべきか、すべきでないか、自分の価値観や意見だけで判断してしまうことは危ないことです。
その物事を相手も同じように受け止めるとは限りません。
大したことではない…と判断することが相手にとっては最重要事項ということもあり得ます。
なんだ、そんなことか…と思われるくらいでいいのかもしれません。
そのときは、軽く受け止められた報連相でも、あとで役立つ可能性は誰にも分らないのです。

再確認!知ってるつもりの報連相の方法とマナー

では、ここで、適切な報告、連絡、相談をするためのコツやマナーを確認しましょう。
ひとつでも、気付くことがあるなら、毎日の業務に活かしてみてください。

報告は難しい?マナーとコツを押さえよう

何らかの依頼を受けているときに必要になるのが報告です。
予定、進捗、変化や問題、完了のタイミングで、依頼者に報告するようにしましょう。
結論から伝えることと、事実と自分の意見や感想を分けるようにします。
報告を受ける相手にとって、必要な情報は何かという点にフォーカスすることが大切です。

連絡でチームが動く!マナーと鉄則

連絡は、内容の重要度と緊急度に応じて、タイミングと手段、相手を選ぶことが大切です。
緊急であれば、1分でも1秒でも早く伝えなければなりません。
直接口頭、電話、チャットやメール、文書で伝わる速度は変わります。
伝える項目が多く、しかも重要という場合は、メールや文書を作成し、確認を口頭で促すことも必要になるでしょう。
逆に、一言で済むものなら、相手の環境に寄るかもしれませんが、メールや文書を作成することは避けたいものです。
人によって受け取り方の異なる曖昧な表現をさけ、できるだけ言い切る伝え方を心掛けましょう。

相談で仕事をスムーズに!マナーとポイント

相談は、内容をまとめてから行うのがマナーです。
また、相談では、相手の意見やアドバイスを受けることが前提になります。
相談された人が、せっかく考えて意見を言ったり、アドバイスをしたのに、相談者の行動に反映されなければ、複雑な心境を抱えるでしょう。
素直に受け取り、行動してみて、その成果を伝えることもマナーのひとつです。

こんなことを相談するのは失礼か、恥ずかしいことかと考えるより、相談してみることをおすすめします。
双方の距離をグッと縮めることができるでしょう。

社会人としての報連相が組織の流れを左右する

報連相を行うことは仕事の一部ですが、風通しの良い組織というのは、この報連相もスムーズに行えているようです。
報連相には、組織のメンバーを一緒に働いているという認識が不可欠です。
自分の都合や判断ではなく、ともに働くメンバーの状況や仕事の進め方への配慮も欠かせません。
相手への配慮が、的確な報連相を行うための最重要事項と言えるでしょう。

 

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