仕事も机も頭も整理してできるビジネスマンに！その7つのコツ！
- カテゴリ名：一歩進んだ仕事術
職場での机の上が乱雑になっていたり、書類がすぐに出てこなかったり、パソコンのディスプレイがファイルでいっぱいだったり、という人はいませんか？
おおむねですが、そういう人は仕事が「できない」ことが多いです。
「自分で何がどこにあるかわかっている」というかもしれませんが、そういうものを整理できない人は、自分の頭の中も、そして仕事そのものも整理ができないので、 結局仕事の効率が悪く、成果も上がらないものです。
もしも思い当たる節があったら、ぜひそのあたりの整理に挑戦してみましょう。
あらゆることを整理するのが「仕事ができるビジネスマン」になる第1歩です。
ここではそのためのコツを7点ご紹介します。
なぜ整理が必要か。整理することのメリットは
「自分でどこに何があるかわかっている」「整理に時間をとるよりも目の前のことに手を付けたほうが早い」という人は、整理の必要性とそのメリットが分かっていない場合が多いです。
実は整理をすることには大きなメリットがあるのです。
無駄な時間が減って、仕事のクオリティが上がり、成果も上がる
整理することのメリットの1つは、何といっても無駄な時間が減ること。
書類を探す時間、デスクトップやハードディスクを検索する時間、そして大切な仕事を後回しにして緊急性のない仕事を先にしてしまう時間、こういったものがなくなります。
それによって、仕事に余裕が生まれ、その時間を成果の上がる仕事に振り向けられ、有効に活用することができるので、仕事のクオリティも成果も上がるのです。
ストレス軽減
身の回りを整理することで、ストレスを減らすこともできます。
書類が出てこなくてあちこちを探すストレス、質問されて関連するファイルを焦りながら探すストレスなどがなくなります。
綺麗な環境での仕事は、気持ちもスッキリしますよね。
ストレスを感じながら仕事をすることは、仕事の効率も悪くなります。
手を抜けるようになる
さらに、整理をすると、仕事やものごとの優先順位や重要度が明確に見えてきます。
それは仕事の成果が上がると同時に、優先順位が低いもの、あまり大切ではないものに対して時間や労力を使わないようになります。
よい意味での手抜きができるようになることにつながります。
当然、無駄な残業も減ります。
整理しなければならない範囲とは？
では、仕事においてどこまでを整理しなければならないのでしょうか。
本当にできるビジネスマンは、カバンの中もきちんと区分されているなど整理の達人であることが多いですが、ここでは最低ラインとして以下の7つの範囲の整理をおすすめします。
机
机の上のものを減らし、机のどの引き出しに何が入っているかを明確にし、引き出しの中も何がどこにあるか整理しましょう。
書類
必要な書類がすぐに出てくる、関連する書類の場所が分かっている、そして不要な書類を廃棄することです。
名刺
名刺はビジネスマンにとって人脈のデータベースであり、人的資源です。これを活用できなければ、たった1人で仕事をするのと同じです。
パソコン
どの階層のどのフォルダに何が入っているか、そしてファイルもその名前を見ただけで内容が分かるようにしておきましょう。
手帳、アイデアメモ
名刺が自分以外の人的資源のデータベースとしたら、手帳やアイデアメモは自分自身のポテンシャルを最大限に活用するツールです。
これが整理できていない人は、自分の能力をフルに発揮できません。
仕事そのもの
そして仕事そのものです。
手あたり次第、行き当たりばったりに仕事をしていると、終わった仕事の量は多くても、成果につながる「質」の部分が全く足りていないことになります。
整理の7つのコツ
ではこれらの整理するべきものたちをどのようにしていけばいいのか、そのコツを7つご紹介します。
1 まずは仕事の整理ありき。
4つの優先順位のカテゴリーで分類
まずは何といっても仕事を整理することから始めましょう。
それができない人は、ほかのことの整理もできません。
そのためには、仕事を「緊急性」と「重要度」の2つの要素で掛け合わせた4つに分類することです。
すなわち
レベル４緊急性高×重要度高
レベル３緊急性高×重要度低
レベル２緊急性低×重要度高
レベル１緊急性低×重要度低
です。
レベルの数値が高いほど優先順位が高くなっています。
そして、基本的な手順としては、毎日まずレベル４に仕事から手を付け、そしてその仕事の合間に隙間時間ができた場合にレベル３をします。
さらに、実は最も会社にとっても、自分の仕事にとっても大切なものはレベル２の場合が多いのですが、これは週に1日、あるいは月に1日、まとまった時間を作ってそこで集中して取り組みます。
レベル１の仕事は、他の人に依頼してしまいましょう。
こうすれば、仕事の成果は上がります。
2 書類は仕事の優先順位別にカテゴリーしておく
さらに、書類も1のカテゴリーに沿って整理をします。具体的には、1つの案件に関する書類をクリアファイルなどにいれます。
そして大きめのボックスタイプのフォルダーを4つ用意し、、案件ごとにその緊急度と重要性を判断して、該当するボックスフォルダーに入れていきます。
これで何がどこにあるのか、何から手を付けるのかが明確になりますので、常にレベル４とレベル３のボックスを空にするように仕事をしていけばいいのです。
3 できるだけデジタル化
書類、あるいは参考になる本、目で見た記録などは極力デジタルデータにしましょう。
会議などで書類を配布されたときには、自分にとって必要であれば後でデータでもらう。メモなどを書いた場合にはスキャンをするかスマホで写真に撮る、外部の会議でパワーポイントなどで説明された場合もそれを写真で撮る、などです。
そして紙の書類は、それができないもの以外はすべて捨てます。
終わった仕事に関する書類も同様です。後で必要になりそうなものはデジタルデータにして、残りはすべて捨てます。
4 名刺は検索しやすさが重要
名刺も基本は書類と同様です。
今は無料も含めスマホで名刺の写真を撮れば、OCRという機能で書いてある名前まで検索できる機能がついているアプリもたくさん出ていますので、それで管理しましょう。
書類もそうですが、そのようにデジタルで管理すると場所を取らない、検索しやすい、というメリットがあります。
さらにはどこにでも持ち運べるので、社外にいても仕事ができるというメリットも得られます。
もしもどうしてもアナログで名刺を管理したいときには、業種ごと、イベントごと、などのように自分が最も検索しやすいインデックスごとに整理することと、定期的に、部署が変わった、退職した、今後付き合う可能性はないという人の名刺を廃棄することも重要です。
5 机の整理の基本
机の上はパソコンと電話だけにする、というような整理の記事がよくありますが、そこまで極端ではなくても、できるだけ「机の天板が見える」ようにするのがポイントです。
そのためには、書類などをそのまま置くのではなく、1で説明したボックスフォルダーなどを利用して、机の上のどこに何があるのか、どこから手をつければいいのか、ということがすぐにわかるようにしましょう。
また引き出しの中も整理しましょう。
右側の1番上の引き出しには、文具、事務用品など、仕事に使う道具を入れるのが基本です。
使う頻度の高いペン、マーカー、付箋紙などから手前に置きます。
文具ショップに行くとマグネットタイプの仕切り板を売っていますので、それで中を使用頻度順に区切ってもよいでしょう。
深い引き出しの中に、書類を積み上げてしまっている人がいますがそれはNGです。
ここの使い方は、すぐにあるいは近い将来取り出す可能性のある書類を入れます。
ポイントは、文具と同様、頻度順に手前から並べることと、積み上げるのでなく縦に並べることです。
書類は先に書いたようにデジタル化がベストですがそれができない場合は、できるだけコピーなども利用してA4サイズに統一しましょう。
6 パソコンの整理の基本
パソコンの整理の基本は以下の通りです。
1.デスクトップに書類、ファイルは置かない。
ソフトのショートカットと、よく使うフォルダへのショートカットだけにする。
2.フォルダツリーは、最大5階層までにし、階層の作り方は自分でルール化する。
例えば、1階層目が事業別、2階層目がテーマ別、3階層目が見積もり、企画書などの書類の種類、というようににする。
3.ファイル名には、名前の前か後に作成年月日を西暦でつける。
またいつも見る、優先順位の高いファイルには名前の前に「■」をつけると、常にリストの1番上に表示される。
あるいは、ファイルそのもののショートカットをデスクトップに置く。
4.定期的に外付けHDDにバックアップし、済んだ案件、不要なものはパソコンから削除すると、安心でありかつ検索もしやすくなる。
7 手帳、アイデアメモの整理の基本
よく、手帳とノートを別に使っている人もいますが、できればメモをする余白のある、1週間単位または2週間単位のタイプがおすすめです。
そこに仕事のアポイント、締め切り、プライベートの約束などを、可能であれば4色ボールペンなどで色分けしながら書き込みましょう。
そしてそこで起こった出来事に関する内容を、余白に書いておくのが、1番情報の整理としては簡単です。
またアイディアメモは、自分の思い付きや備忘を書いていくものなので、情報の海に沈んでしまっては意味がありません。
大切なのはあとで検索できるかどうか、です。
スマホのアプリを使っている場合はタグなどで簡単に検索できますが、ポケットに入る小さなメモなどを使っている人は、メモ帳を前半と後半に分けて前半はアイデア、後半は備忘にするなどの工夫が必要です。
さらには定期的に見直して、古くなったり、実行済みの内容は消し、過去のアイデアでもまだ生きているもの、使えそうなものは、前のほうのページに書き写すなどの整理をしましょう。
これはスマホアプリの場合も同様で、定期的に見直すのは必須です。
整理ができるビジネスマンは仕事もできる
いかがでしたか。
ご紹介したのは整理の基本ですので、自分にもっとあった方法が見つかればそれでもよいでしょう。
ただいずれにしても大切なのは、まず最初に仕事を整理する癖をつけること、そしてそのカテゴリーに沿って書類も検索しやすい形で整理すること、不要なものはできるだけ廃棄すること、です。
それをすれば仕事の効率は上がり、本当に重要なことに集中して取り組めるので成果も上がります。
まさに仕事のできるビジネスマンへの道です。
整理というものは、そこまでつながってるものだという前提で、しっかり実践しましょう。
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