ビジネスマナーの基本!名刺交換の基礎知識を身に付けてばっちり好印象を

ビジネスマナーの基本!名刺交換の基礎知識を身に付けてばっちり好印象を

社会人になると誰もが一度は名刺交換を体験したことがあることだと思います。
またこれから社会人を目指す方々も経験したことは無くとも、名刺交換というその名前は聞いたことがありますよね。
しかし、ただ名刺を渡して受け取るもの、と何となく名刺交換を行っていませんか。
実は名刺交換には重要な意味とマナーが存在するのです。
今回は、ビジネスにおいて大きな意味を持つ名刺交換についてご説明します。

そもそも何で名刺を交換するの?

なぜ社会人は名刺交換をするのでしょう。
意外とその理由を知らないまま名刺交換をしている人は、少なくはないのではないでしょうか。
まずは名刺交換の意味をしっかりと理解し、今後の名刺交換の場で意識を持てるようにしましょう。

名刺=自分?名刺は絶好のアピールポイント!

手のひらサイズの小さな紙一枚である名刺ですが、その紙面には自身の様々な情報が掲載されています。
会社名や役職、氏名、連絡先など、その1枚でその人のことがわかる自己紹介がたくさん詰まったアイテムなのです。
そのため名刺は、「自分の分身」と言われることもある、ビジネスにおいて重要な自己アピールツールとなります。
また、名刺は必ず相手に受け取ってもらうことが出来る自己広告でもあります。
ただ挨拶を行う道具ではないので、正しい名刺交換の方法を覚えて名刺と一緒に自身の好印象も残せるよう心がけましょう。

ただ名刺を受け取るだけでは駄目!しっかりマナーを守ろう

名刺の受け取り方にもマナーがあります。
正しい受け取り方を身に付け、挨拶の場で相手に失礼の無いよう、またしっかりとビジネスマナーのある人だと印象付けが出来るよう注意しましょう。

これで完璧!名刺の受け取り方をマスターしよう

相手から名刺を受け取る際は必ず両手で、「頂戴いたします。」と言いながら受け取りましょう。
その際に大事なのは、相手の会社名やロゴ、氏名などに自分の指が重ならないようにすることです。
また、受け取った後は胸の高さより下におろすことが無いよう注意してください。

相手の目の前で名刺を確認する際には、自身の胸よりも高い位置で確認し「〇〇様ですね。」と相手の名前を名刺を見ながら復唱するようにしましょう。
相手の名前がわからない場合や不明点がある場合には受け取りの際に聞いておくと、後々失礼がありません。

気を付けよう!名刺を受け取る時のポイントって?

名刺を受け取った際、相手の名前の読み方や連絡先など名刺にメモを書き込みたいと思う事もあると思います。
しかし、名刺に書き込みをすることは相手の名刺を汚すということになりますので大変失礼なことなのです。
書き込みが必要な場合は、メモ帳などに記載するなどしてその場での名刺への書き込みは控えるようにしてください。

また、名刺を受け取る際にはしっかりと両手の指先を揃えて伸ばすようにしましょう。
そうすることで所作が美しく見えますし、相手に対する敬意を表すことができます。

受け取った名刺ってどこに置けばいいの?

受け取った後の名刺はついそのまま名刺入れに入れてしまいがちですが、打ち合せや面談が終わるまで目に見える位置に置いておくのが正しいマナーです。
名刺交換が終わり席についた後、名刺入れの上に乗せテーブルの自身から見て左側に置きます。
また、相手が複数人いる場合には相手の着席順に名刺を並べ、名刺入れの上に置く名刺は相手方の立場が一番高い方のものとなります。
こうすることで相手の名前がすぐに分かるようになりますので、打ち合せの途中でも「〇〇様。」と呼びかけることが出来ますよね。

ただし、打ち合わせ等で机の上が資料でいっぱいになり名刺が置けない場合には、一言「失礼します。」と相手に声をかけ名刺入れに入れ、ポケットに仕舞っても問題はありませんので状況により臨機応変に対応しましょう。
また、打ち合せが終了した場合は名刺をテーブルの上に置き忘れることが無いように注意しましょう。
名刺を忘れて帰るというのは、相手に関心が無いという大変失礼な行為となります。

渡して終わりじゃない!次に繋がるような名刺の渡し方

では次に名刺の正しい渡し方についてご説明します。
しっかりと方法を覚え、またこの人と取引がしたい、と相手に思ってもらえるような好印象を残せるように意識しましょう。
初対面での挨拶である名刺交換の場でビジネスマナーを守ることで、次につながる取引が出来るでしょう。

これで完璧!名刺の渡し方をマスターしよう

名刺交換は必ず立って行います。
交換しやすいよう、相手へ歩み寄り向き合います。
そして自身の名刺入れから名刺を取り出し、相手が読みやすいよう名刺を相手の方に向けます。
その際に名刺の高さは胸の位置が適切です。
その後会釈をしながら会社名や所属、氏名を告げ名刺を両手で相手へと差し出しましょう。
この際、しっかりと相手が名刺を読めるよう文字に手が重ならないようにしてください。
名刺には基本的にふりがながありませんので、名乗る際にはフルネームでゆっくりと聞き取りやすいように伝えましょう。

要注意!名刺を渡す際に気を付けたいポイントは?

前述のとおり、名刺交換は相手に歩み寄り向かい合った近い距離で行います。
そのため、着席したままやテーブルを挟んで行うのはマナー違反となります。
テーブルを挟んでいる場合は自ら相手の近くに移動しましょう。

また、名刺交換の際はつい視線が名刺や手元へ向かいやすくなります。
しかし、挨拶において目線が合わないのは大変失礼ですのでしっかりと相手の目を見て、笑顔でハキハキと明るく挨拶をするよう心がけましょう。
そうすることで初対面での緊張や場の雰囲気を和らげることができます。

さらに、自社側の挨拶が複数名必要な場合は名刺交換で相手をお待たせすることになってしまいます。
名刺交換の順番に整列しておくなどして、相手への負担が少なくスムーズに進むように配慮しましょう。

交換したその後の対応はどうする?

名刺交換をする機会が多くなると、自身の手元に大量の名刺が残り保存も大変ですよね。
つい名刺入れや机の引き出しに入れっぱなしになっている方も多いことだと思います。
しかし、名刺は前述のとおりとても大切な書類です。
しっかり保管・管理を行うように心がけましょう。

いつでもサッと確認を!名刺は保管方法も大切です

取り引きを行いたい、相談をしてみたい等、相手側に連絡を取りたいと思った際に名刺管理をしていないと連絡先を知ることも名前を思い出すことも出来ませんよね。
そのため、ファイルや管理ソフトなどでしっかりと保管し、いつでも見返すことが出来るようにしておきましょう。

また、保管の際には名刺管理をした日や相手の特徴や印象、話し合いの内容を名刺の裏面にメモしておくことで、数ある名刺の中からすぐに相手を思い出すことができます。
ただし、前述のとおり相手の目の前でメモするのは失礼にあたりますので、打ち合せ終了後などにすぐ記載しましょう。
管理を行うなかで必要の無くなった名刺などについてはただ破棄するのではなく、シュレッダーにかけるなどして個人情報等が洩れることがないように気を付けましょう。

まとめ

名刺は初対面の場において大切な自己PRツールです。
正しいビジネスマナーと併せて相手へ好印象を残せるよう、受け取り方や渡し方をしっかりと覚えておきましょう。
また、いついかなる時にでも名刺交換が出来るよう、自身のPRの場を逃さぬよう名刺はいつも持ち歩くよう、手元から切らさぬように注意しておきましょう。
自身や会社のために次に繋がる取引を目指して名刺交換を行っていきましょう。

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