その時間で大丈夫?ビジネス電話の時間帯に要注意

その時間で大丈夫?ビジネス電話の時間帯に要注意

ビジネスの場での電話のやり取りは現代において必須ともいえるものですよね。
急ぎで確認等の連絡が取れることからついつい多くの場面で利用してしまう電話ですが、電話をしている時間帯に意識したことはありますか。
今回は覚えておきたい、ビジネス電話をかける時間帯についてご説明します。

ちゃんと意識していますか?ビジネス電話をかける時間

仕事の際に、急ぎで確認を取りたい、急ぎで教えてほしい内容が出来た場合につい自己都合で電話をかけてしまいますよね。
しかし、その時間帯に電話をして本当に相手は大丈夫なのでしょうか。電話を掛ける前に一度考えてみましょう。
何より大切なのは、「相手に今電話をして大丈夫なのかどうか」を相手の立場に立って考える事です。
その上で気を付けたい4つの時間帯をお教えします。

避けたい時間1【始業開始前から始業開始30分】

まず避けたいのは始業開始前の時間から始業開始の30分間です。
これは自身に置き換えてみたり、自社の周りのスタッフを見てみるとわかりやすいのではないでしょうか。
始業前であれば会社全体で体操を行っている企業や、早朝の掃除を行っている企業などその過ごし方は様々ですが、決して余裕がある訳ではありません。
また始業から30分間は朝礼を行っていたり、一日の業務の準備を行う方が多いと思います。
朝は誰もが忙しく動いている時間帯ともいえますので、この時間の電話は避けましょう。

避けたい時間2【昼食時】

次に避けたいのは昼食休憩の時間帯です。
この時間は自身も電話を受けて嫌な時間帯ではありませんか。
いくら就業時間内とはいえ、昼食休憩は勤務時間ではなく休憩時間内です。
また、企業によってはお昼時間内に特定の業務(掃除や雑務等)を行っている場合もあります。
そう言った点も考慮し、休憩時間内での電話はなるべく避けるようにしましょう。

避けたい時間3【終業前30分】

次に気を付けたいのが終業時間30分前から終業時間までの間です。
この時間帯に電話を受けて焦ったことがある人も多いのではないでしょうか。
この時間帯は終礼を行っていたり、その日の業務を一気に片付ける為に立て込んでいたりと、一日で一番慌ただしい時間帯と言っても過言ではありません。
自社も慌ただしく動き、自身も仕事に追われていませんか。
慌てていては双方に漏れが発生する可能性も上がりますので、この時間帯での電話は避けましょう。

避けたい時間4、当然ですよね!【就業時間外】

これまでお伝えしてきた3つの時間帯は営業日に業務が立て込みやすい時間ばかりです。
しかし、言うまでも無く就業時間外や営業日以外に電話をすることは避けましょう。
ふと、業務時間外に思い出したり、忘れないうちに伝えておきたいという気持ちもあり、思い立って電話をしてしまう気持ちもわかります。
しかし、業務時間外や休日に電話を受けても対応が出来ない場合がほとんどです。
それにお互い電話をしても休日なのに気が休まらないですよね。
伝えたい事は営業時間内に伝えるようにしましょう。

でもどうしても伝えておきたい内容が!そんな時は?

これまで4つの避けたい時間帯をお伝えしてきましたが、どうしても連絡をしなければならない緊急事態もありますよね。
では、そういった時はどうしたら良いのでしょう。

Faxやメールを活用しましょう!

電話での連絡はどうしても相手の手を止めてしまう割り込み業務です。
よっぽどの急ぎではない場合、Faxやメールを活用しましょう。
そうすることで相手の手を止めることが無くなりますし、電話等で情報に漏れが出る可能性もありませんのでしっかりと内容が伝わるでしょう。

やむを得ず電話!そんな時は相手を気遣う一言を

しかし、どうしても電話をしなければならないこともあります。
そんな時は、「お忙しいところ恐れ入ります。」と一言気遣いの言葉を添え、内容を出来るだけ簡潔にまとめスピーディに伝えるようにし、相手の負担を減らすようにしましょう。

連絡の際には緊急性や期限をしっかり伝えておこう

連絡をする際にはその案件の緊急性や内容の期限を相手に伝える事で、先方も慌てずに業務手順を組むことが出来ます。
相手を慌てさせるだけではなく、相手が仕事をしやすいよう情報を提供できるようにしましょう。

大切なのは相手を気遣う気持ちです

電話をかける時間帯についていくつかポイントをお伝えしてきましたが、何より大切なのは前述のとおり相手の立場に立って考えるという事です。
もし、自分がそんな対応を受けたらどう思うか、という点を大事にしっかりと考えて連絡を取るようにしましょう。
自分が受けるわけじゃないからいいや、と安易に思うのではなく相手を思いやることで、相手にしっかりと好印象を残していきましょう。

 

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