ビジネス英語のレベルを引き上げる!文章をもっと短くするテクニック

ビジネス英語のレベルを引き上げる!文章をもっと短くするテクニック

ビジネスでの文章を短くするコツを押さえましょう!
できるだけシンプルに、要点を明確にまとめることは、英語でも日本語でも必須のスキル。
日本語を英語にすることは学んでも、英語を短くすることを勉強した人は少ないでしょう。
ここで、ビジネスにも重要な、英語の短文作成のポイントを紹介します。

ビジネス英語のレベルは短さに比例する?!

ビジネスシーンでは、できるだけシンプルで短い英語を使っていくことが重要といわれます。
正確で、分かりやすいやり取りが必要ということは分かっていても、短い文で伝えたいことを伝えられるのかと心配になる人もいるかもしれませんね。
短い文章には、ビジネスでの重要ポイントを満たすメリットが隠れているのです。

短文にすることのメリット

ビジネスの中で英語を使うシーンは多くあります。
使う英語が短いことは、意思疎通をする双方にとってラクというのが最大のメリット。
また、やり取りの時間も短縮され、要点が絞られていれば相手は理解しやすくなります。
要点に集中して受け止めてもらえるので、よりインパクトを与えることにも繋がるでしょう。

ビジネス英語のレベルを左右する「省き」の視点

英文を短くすることに役立つ、基本的な項目を押さえていきましょう。
意識するだけでも、浮かぶ英単語やフレーズに変化があります。
日本語の直訳をできるだけ受けないようにすることがポイントです。

日本語からの直訳をしない

日本語と英語の語順は異なりますよね。
日本語は前置きが長く、結論を最後に持ってくる言語だといわれます。これは、日本の文化でもあり仕方のないことで、このこと自体には良し悪しはありません。
しかしこれを英語まで持ち込んでしまうのはいけません。
日本語の一語一句を英語に置き換えてしまうと、本当に伝えたいことから離れてしまう可能性も高くなってしまうでしょう。

受動態にするか、するかしないか

日本語には、「言われた」「頼まれた」「指示された」「思われます」など、「~される」という表現がたくさんあり、ビジネスシーンでも頻繁に登場します。
学校で習った受動態「be+過去分詞」で表現する人が多いのではないでしょうか。
実は、日本語の「~された」の中には、英語での本来の受動態の使い方と一致しないものが多いです。英語では受動態にする必要のないものまで受動態にしてしまうということです。

I was asked by him. (私は彼に頼まれた)

He asked me. (彼は私に頼んだ)

同じことを言っているのに、短くなりますよね。


受動態を使うことが間違いということではありません。
受動態は、特定の主語が見つからないときや、その主語を強調すると角が立ってしまうような場面で使われています。ビジネスシーンでは欠かせない配慮の表現にもなることは心に留めておいてください。

ロジカルな流れに沿う

ロジカルな文章では、最初に結論や要点がきて、そのあとに理由や根拠が続きます。
結論を先に言い切ると、単純な文章で、短く表現することがより簡単になるかもしれません。
結論を先に提示することで、自分も相手も、意識を絞り込むことができるからです。
最初の結論が欠けると、よりワイドな視点からの説明を加えてしまいがちになります。
より重要なポイントだけを説明するようにしましょう。

学校では教わらない、英語のレベルアップのポイント

短くする意識を持った上で、どの英語表現を心掛けるといいのか具体的に見ていきましょう。
「学校で習ったけれども、その視点は聞いていない!」という部分が短文作成のポイントとなります。
仕事や学習の中で、意識して文章作成してみてください。

簡単な単語を駆使する

英文を短く表現することは、残念ながら学校では習いません。
短文を使うことは、基礎的な文法上の細かなルールを知り、言い回しのレパートリーをより多く持つことで可能になることです。
細かな点までできるだけ多く発信することが、わかりやすいと捉えている人にとっては、少々慣れが必要です。
難しい単語やフレーズをどんどん増やすこととは、少々視点が異なります。
よく使う基礎単語を幅広く使えることが、短くすることの大きな助けになっていくでしょう。

中学英語のSVO

学校や英語スクールで習う文法項目は、たくさんありましたよね。
その中でも、S=主語、V=動詞、O=目的語を徹底的に理解しておきましょう。
「誰が」(何が)、「どうする」、「何を」です。

There is a need to buy the material.

その材料を買う必要があります。

I need the material.

その材料が必要です。
そして、できるだけSVOで表現することに努めることで、英語は格段に短くできるようですよ。
いろいろな文法構文を駆使しようとするよりも、負担が少なく、簡単で伝わりやすい表現が可能になります。

主語をはっきりさせる

日本語では主語のないやり取りがとても多いです。
日本語なら、それでも伝わりますし、よりナチュラルということもあります。
しかし、英語では主語を欠かすことはできません。
会話などで省かれることがあっても、主語の概念は必ず持たれています。
主語を省いたやり取りが成立することに慣れている日本人は、「主語が何か」ということへの意識が薄れやすいようです。
すると、英語で伝えようとするときの文章構成がうまくいかず、相手にわかりにくい英語となってしまうようです。

「問題があります」を直訳すると「There are some problems.」

文法上は間違っていませんが、主語がThereでは曖昧で、ビジネスシーンでは周りが戸惑う表現。
その状況での本当の論点や、言うべきことは「問題がある」ことではないでしょう。

これを、「The documents have some problems.」とすれば、「何が」がクリアになります。

イメージを英語に置き換えていく

直訳をしないように、ということをお伝えしましたが、その代わりにイメージで英語を作ると長くなることを防げます。
直訳ではなく意訳をするということです。
よく、日本語ではなく英語で考えましょうということが言われます。
そんなこと言っても無理!と思う人もいるでしょう。
まず、伝えたいことや起こっていることをイメージ化してみてください。
それを持てる限りの英単語とフレーズを、英語の語順のSVOなどに合わせて組み立てます。
きっと、いったん日本語で考えて直訳するより、短くなることが増えます。

アクティブな動詞を使う

日本語には、「ある」「なる」「いる」という言葉がよく出てきます。
これらを表現するには、be動詞がすぐに浮かんでくるかもしれません。

「am」「is」「are」「was」「were」などは動きのない動詞で、それだけでは意味が伝わらない動詞。

もちろん、be動詞が必須になることもありますが、明確な動きの分かる動詞に置き換えたほうが分かりやすいケースがほとんどで、文章が短くなる確率も高くなります。

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この商品についての説明ができます。

英文を短くしてビジネス英語のレベルを上げよう!

英語の文章が短いと、表現は簡素化されます。
短く表現することに慣れると、自分も話したり、書いたりの表現がしやすくなるものです。
もともと日本語は英語にしにくい言語なので、英語に対する難易度の受け止め方も変わってくるはずです。
受け手の負担も軽くなり、より伝わりやすくなれば、仕事がスムーズに進む可能性も、きっと上がりますよ。

 

 

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