封筒はA4白色が鉄則!「職務経歴書」を郵送する時知っておくべきマナーとは

封筒はA4白色が鉄則!「職務経歴書」を郵送する時知っておくべきマナーとは
s_masako / Pixabay

職務経歴書は郵送だからこそマナーを守って

「職務経歴書」を提出する際の封筒はどのようなものが適切なの?
職務経歴書の郵送の際に知っておくべきマナーはあるの?
職務経歴書を郵送の場合、顔を合わせない分、送り方のマナーで判断されてしまう危険があります。
ここでは、そんな職務経歴書の封筒や郵送のマナーについてわかりやすく解説します。

最初に必要書類を確認しよう

最初にするべきことは必要書類の確認です。「職務経歴書」「履歴書」「添え状」「封筒」「クリアファイル」の5点が基本です。その他にも、企業から同封を求められている書類があれば忘れずに用意しましょう。

送り状を同封するのはマナー。忘れずに!

職務経歴書を郵送で提出する際に忘れがちなのは「添え状」です。添え状を用意することは普段あまりないのでうっかりしてしまいがちですが、郵送で提出する場合には同封がマナーとなっています。

添え状は、カバーレターや送付状とも呼ばれています。
でも、何のためにあるのでしょうか?
添え状は、「〇〇書類と〇〇書類をお送りしますのでよろしくお願いします」と挨拶するような意味合いがあります。ちなみに、郵送での提出のみ必要となり、直接で提出する場合において添え状は不要となります。

封筒はA4サイズの白色無地が基本

職務経歴書や履歴書を入れる封筒は、A4サイズの白色無地が鉄則です。小さい封筒に入れると職務経歴書を折ることとなり、マナーに反するからです。
そして封筒の色についても。応募書類は折り曲げ厳禁というのは常識でも、封筒は白色というのは盲点になりがちでは?

茶封筒は、紙質が荒かったり薄かったり。大切な書類を送るには向きません。なかには、茶封筒でも気にしないという応募先もあるでしょう。しかし、まず間違いがない白色無地の封筒を選ぶことが無難です。

 

書類を封筒に入れるときの決まりごと

必要な書類を用意し、封筒に入れていきます。しかし、ここでも決まりごとや注意点が。書類審査では、応募書類の内容とともにマナーも大切な部分です。「この人だけ入れ方が違う」と思われないように、下記の方法で封筒に入れましょう。

書類は透明のクリアファイル入れてから

応募書類は「クリアファイルに入れてから」封筒に入れるのがマナーです。(上から)添え状・履歴書・職務経歴書の順に書類を重ね、それを入れたクリアファイルを封筒に入れていきます。

クリアファイルによっては表面、裏面の区別があるので注意してください。そして、クリアファイルの色もマナーに沿ったものを。派手なものや柄物は避け、半透明無地などのシンプルなものを使用するのが無難です。

コピーをとって自分用の控えも用意しておく

職務経歴書や履歴書などの応募書類は、コピーを取って手元に置いておくのを忘れずに。これには2つ理由があります。一つは、面接の際、応募書類と異なることを話してしまうのを避けるためです。

提出してしばらくすると、どのような内容の書類を出したか忘れてしまいがち。採用担当者に応募書類の内容と違うことを面接で話してしまうと大変ですよね。不審感を持たれ、イメージダウンにつながるかも知れません。想像しただけで冷や汗が出てしまいますね。

もう一つの理由は、郵便事故の可能性です。内容を熟考した応募書類なので、同じものをつくるには相当の手間がかかります。郵送した応募書類が紛失する可能性は低いですが、応募までの時間は限られているので念には念を。面接の直前までコピーを手元においておけば、すぐ同じものを用意できます。

 

封筒の書き方に決まりはある?

ここからは封筒の書き方です。封筒の外側は採用担当者が最初に見るポイントなので、ここがマナー違反だと第一印象からつまづいてしまうことに。下記に紹介する方法で丁寧に記入していきましょう。

封筒は黒のサインペンで書く

宛名をボールペンで書こうとしていませんか?確かに油性ボールペンなら落ちることはありませんが、封筒への記入は黒のサインペンがオススメ。ボールペンなどの細いペンは、小さい文字を書くためのペンです。大きな宛名などを書くと見栄えが悪くなってしまいます。

黒のサインペンであればクッキリ見やすく、適度な太さがあるので見栄え良く仕上がります。その際、サインペンは油性を使用してください。水性を使用すると、郵送中に雨に濡れて、採用担当者に霞んだ文字の応募封筒を送ることになってしまいます。

封筒の表面の書き方

それでは、実際の封筒の書き方を説明します。まずは表面です。

  • 切手 切手は封筒の表面左上に貼り付けます。料金不足で戻ってこないように、郵便局で重さを測ってから切手を貼りましょう。
  • 宛先郵便番号 封筒の表面上部に書きます。
  • 宛先住所 封筒の表面右側に縦書きで記入。省略せずに都道府県から記入し、番地は「7-5-30」ではなく「7丁目5番地30号」のように正式な表現を。
  • 宛名 封筒の表面中央に記入。宛先の住所より大きな字で企業名・部署・担当者名を書きます。担当者が分からない場合は「採用ご担当者様」と記入します。
    また、敬称は担当者宛てならば「様」、部署に宛てるなら「御中」を用いましょう。
  • 応募書類在中 左側に赤ペンで「応募書類在中」と書き、同じく赤ペンで文字を四角に囲みます。

封筒の裏面の書き方

封筒の表面を記入したら、次は裏面を記入します。
・差出人の名前と住所 封筒の裏面左側の下部に郵便番号から書きます。裏面の差出人住所は省略しがちですが、応募書類では省略しないのがマナー。表面の宛先住所・名前と同じ形式で記入しますが、文字はそれより小さめに書きましょう。
・提出日 提出日は郵送した日(投函日)でOKです。封筒の裏面左側の上部に縦書きで記入。「平成○年○月○日提出」というように和暦を使用します。
・密封マーク 封筒を糊付けしたら 「〆」マークを。このとき「×」とするのは誤りです。

封筒への記入はこれですべてとなります。表面、裏面ともに完成です。

 

職務経歴書を郵送する場合はマナーで好印象を!

ここまで、職務経歴書を郵送するマナーについて解説しました。どのような封筒を使用すれば良いかや、どのように記入すれば良いかなどの疑問は解決しましたか?上記を参考にして、採用担当者に好印象を与えるような応募書類の送り方をしましょう。

 

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