どう送る?社外への退職の挨拶メール、基本を解説

どう送る?社外への退職の挨拶メール、基本を解説
niekverlaan / Pixabay

退職する際は、これまでお付き合いのあった取引先の方にも挨拶が必要です。
退職の挨拶をメールで送る場合には、どういった点に注意すべきなのでしょうか。
社外の方に向けた退職メールの基本について解説します。

退職時の挨拶はマナー

退職する際に、一言挨拶をするのは基本的なビジネスマナーですよね。
社内の方はもちろん、社外の方でも、一緒に仕事をした方やお世話になった方には、挨拶をしてから去りましょう。

挨拶はメールでもOK

退職の挨拶は、本来であれば、直接伺うのが望ましいもの。
ですが、メールで済ませても特別失礼には当たりません。
取引先であれば後任の紹介もかねて、文書に残るメールが便利なケースもあるようです。

なお、直接挨拶に伺う場合でも、アポイントを取るために「退職の挨拶」としてメールを送ることもよくありますよ。

退職日の2~3週間前には済ませよう

社外の方への挨拶は、退職日の2~3週間前には済ませましょう。
よほどのことがない限り、退職日は早い時期に決まっているもの。
それを退職日直前に知らせるのは、社外の方には失礼に当たります。
もちろん、退職後に知らせることも大変な失礼になりますので、抜けや漏れがないように、スケジュールをうまく調整しておきましょう。

社外に送るメールと社内に送るメールの違い

社外向けと社内向けでは、同じ退職の挨拶でも、そもそもの意味が異なります。
社外向けのメールは、今後の信頼関係をも左右する非常に重要なもの。

自分自身が退職しても、企業間の取引は続いていきますよね。
これまで築いてきた信頼関係を継続させるものとしても、取引先への挨拶と後任者の引継は、退職前の重要任務です。
これまでの実績や信頼が崩れることのないように、最後の大仕事をしっかりこなしてくださいね。

退職挨拶メールのポイント

では、実際にはどういった点に配慮すれば、失礼に当たらないのでしょうか。
まずは退職メールの文例を紹介します。

社外の方へのメール文例

件名:退職のご挨拶[○○(株) □□]

文例:

株式会社□□

営業部 ○○様

いつも大変お世話になっております。

○○(株)の□□でございます。

私事にて大変恐縮ですが、この度3月31日をもちまして○○株式会社を退職することとなりました。

○○様には、何かとお力添えをいただき、深く感謝しております。

本来であれば直接お伺いすべきところではございますが、メールでのご挨拶に代えさせていただきますこと、深くお詫びいたします。

今後は、弊社営業部△△ △△(氏名)が貴社を担当させて頂きます。

後日、本人より改めてご挨拶に伺います。
引き続き、ご指導ご鞭撻のほど宜しくお願い致します。

末筆ながら、貴社の益々のご発展と○○様のご活躍を祈念し、ご挨拶とさせていただきます。

平成29年3月○日

□□ □□

件名は分かりやすく「退職のご挨拶」に

ビジネスメールでは件名で内容が推測できるようにするのもマナーのひとつ。
「退職のご挨拶(株式会社○○ 氏名)」というように、一目見て分かるようにしましょう。
読み飛ばされることもありません。

退職日と後任は必須事項

具体的な退職日と後任者については、必ず明記しましょう。
退職日を明記することで、先方も伝達事項を伝えやすくなりますし、後任者の名前があることで今後の安心感が生まれます。

一方で、退職日も後任者も分からないメールでは、先行き不透明に。
信頼関係にも影響しかねません。必ず記載するようにしてください。

お礼の言葉も忘れずに

これまでの感謝の意を伝えるのも、挨拶メールのポイント。
単に退職の事実だけでは物寂しいメールになってしまいます。

具体的なエピソードや業務内容を例に挙げて、感謝の言葉を添えると、さらに印象もよくなりますよ。

取引先の発展を祈念する一言を添える

最後に、取引先企業の今後の発展を祈念するような言葉を添えましょう。
形式的ではありますが、「今後とも宜しくお願いします」という意味合いを含むもの。
メールの文章自体もぐっと引き締まるので、忘れないようにしてくださいね。

退職の挨拶におけるタブー

退職の挨拶を送る場合には、気を付けなければいけないこともあります。
特に、社外の方へのメールではコンプライアンスの問題にも関わりますので、以下の点には十分に注意してください。

退職理由は明記しない

まず、退職の理由は明記しないのが通例。深く聞かれることもないでしょう。
もし、突っ込んで聞かれた場合は、「いろいろあって退職することになりまして……」と濁すことをオススメします。

社内の情報は漏らさない

現在の職場で知り得た情報は、退職後であっても、社外の方に漏らすとコンプライアンス上の問題となることがあります。
取引先の担当者に細かい内部事情を話すのももちろんNG。
「情報管理がなっていない」など、不信感につながることもありますので、注意しましょう。

私的な連絡先は書かない

社内の方に宛てた退職メールでは、私的な連絡先を記載することもありますが、社外の方には書かないのが一般的です。
あくまでも会社の担当者としてのお付き合いだったわけですので、記載しなくても問題ありません。

一斉送信は避ける

取引先に対して、一斉送信で退職の挨拶をするのは大変失礼です。
取引そのものをないがしろにしているような印象を与えかねません。

企業としてはこれからも取引が続くわけですので、必ず企業名、部署、担当者などあて名を明確にしてメールを送ります。

企業間の信頼関係継続を意識して

社外の方に挨拶メールを送る際は、あなた自身というよりも、企業間の関係性を意識することが大切です。
取引の大きさに関わらず、これからの関係が円満に続くよう、信頼が守れるよう配慮しましょう。

 

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