書類選考が苦手。就職では書類選考を味方に!

書類選考が苦手。就職では書類選考を味方に!

書類選考は就職活動で必ず必要となる重要なポイントです。
ですが採用担当者は各自の仕事も抱えているので書類選考へあまり時間を割いていられないということを知っていますか?
そんな中で印象に残る書類を作成し書類選考を通過するにはどうすればいいのでしょうか?

今回は書類選考でのポイントを紹介します。

書類選考はなぜ必要?

最初から面接をすれば詳しい人柄などがわかるのに書類選考はなぜ必要なのか。
それは書類に個人差が出やすく人柄の判断をしやすいため必要としていると考えていいでしょう。
応募者がどういった書類を作成して応募へ挑んでくるのかを担当者は判断しているのです。
もう一つは時間の短縮が目的です。
特に応募人数が多くなると面接だけでは時間が掛かってしまい日常の仕事へ支障がでます。

つまり書類選考を行うことで時間短縮をし、さらに面接へ進むべき応募者を選別しているのです。

担当者が重要視する書類のポイントは?

大抵の担当者は書類選考以外の仕事もしています。
送られてきた応募書類をじっくり確認する時間はあまりないと思っていいでしょう。
そんな中でも印象に残る書類を作成するにはどうすればいいのでしょうか?

担当者の印象に残るポイントはズバリ見やすさです。
どれだけ職歴の経験がよくても見づらくては理解できませんし伝わりません。
全ての書類で共通するのが見やすさなのです。

書類選考で必要な書類は決まってる

履歴書、職務経歴書、送付状の3つを準備しましょう。
書類が足りないと採用基準に達していないと判断されることもあるため書類はしっかりそろえましょう。

履歴書のポイント

まず写真の印象は重要です。
最初の第一印象は写真で決まります。
担当者に清潔感を感じてもらえる写真を添付しましょう。
学歴や職歴を記入する際は誤字、脱字がないようチェックが必要です。
職歴は会社名と出来れば配属課を記入し退社時期と簡潔な退社理由を記入します。
特技や希望欄では「自身がなにを得意としているか」「将来はこうなりたい」というように自己PRを心がけ記入しましょう。
履歴書は自身の経歴や経験を記入する書類です。
ミスがないよう正確に作成しましょう。

職務経歴書のポイント

履歴書で記入した職歴を詳しく解説する書類ですが、長々と記入しても見づらくなります。
担当者に見やすく伝わる書類を作成するにはどうすればいいのでしょう?
まず記入することは・前職の会社名・入社、退社年月日・会社毎に業務内容、ポジション、成果、習得技術、資格・自己PRなどです。

これらの項目を見やすくするために箇条書きを意識して作成しましょう。
箇条書きにすることで読みやすく、要点が伝わり易くなります。
あとは担当者の印象に残るキーワードを記入し担当者の印象をアップさせましょう。
前職で使用していたツールや言語、資格など担当者が興味を持つであろうキーワードを記入して興味を惹きましょう。

職務経歴書は箇条書きで記入しキーワードを入れることで印象アップになるでしょう。

書類作成で注意することは?

全ての書類で注意することですが読み手のことを考えた書類作成をすることが重要です。
履歴書と職務経歴書はどちらも字数が多く、ただ並べるだけの書類になると見づらくなります。
書類作成後は何度か見直し、見やすく作成できているか確認しましょう。
少しでも担当者に理解してもらえるよう書類を作成することで自然と印象に残り易くなるのです。

履歴書と職務経歴書どちらが重要?

どちらも重要な書類ですが、転職においては職務経歴書のほうが重要と言えるでしょう。
履歴書は自身の経歴などを詳しく記入する書類ではありません。
それに比べ職務経歴書は前職で「何を」「どのように行い」「結果はこうだった」という項目を作成し記入します。
担当者が興味を持つのは、応募者が前職でどのように仕事に取り組み、結果はどうだったのかを明記している職務経歴書と言えるでしょう。

自己PRは企業にマッチするように

履歴書では特技や希望、職務経歴書では自己PRという欄を作成できます。
自己PRは重要なポイントです。
ですがただ自身の自慢話しなどを記入しても担当者へは何も伝わりません。
大事なのは「自分は○○ができるため、企業へ入社後は○○ができる」という形にすることです。
そうすることで入社後の姿を担当者へイメージさせることができます。

最後に必ず結果を結びつけることで自己PRは伝わり易くなるのです。

募集条件とマッチさせよう!

書類作成をする前に企業を分析しましょう。
分析することで必要としている人材に合わせた書類を作成することができます。
応募者の視点しか入っていない書類は担当者にとっては見づらく、何を伝えたいのか判断できません。
必ず担当者と企業を意識しながら書類作成をしましょう。

面接をイメージした書類を作成しよう

書類選考で通った場合面接になるわけですが、書類内容と面接での話が一致しないと担当者の印象は悪くなります。
書類で記入したことを忘れないよう書類を作成後は必ずコピーを取り、面接までに何度か確認し違いがないよう対策しておきましょう。

丁寧な書類作りを心がける

まず文章の作り方は基本的に短くまとめ、語尾は基本的に「○○に所属」「○○にて勤務」というように体言止めで作成します。
自己PRや志望動機は「です。ます調」で記入しましょう。
句読点や数字、記号などの記入は協調性を持たせ作成することで読みやすくなります。

丁寧な書類作りとは読みやすいことを重要に作成された書類です。
丁寧な書類作りで印象アップへつなげましょう。

職歴だけでは書類選考は通らない

職歴はたしかに重要です。
ですが職歴以上に重要なことは熱意です。
どんなに職歴がよくても読み手を考えていない書類では印象ダウンです。
しっかりと企業についてリサーチし書類を作成することで熱意は伝わり易くなりますし、自己PRでそれを明記することもできます。
職歴だけが重要でそれ以外が疎かになっては印象づけることはできないのです。

書類作成の全てにおいて「採用されたい」という熱意を忘れず取り組みましょう。

送付状も忘れずに

最後に送付状を入れることも忘れてはいけません。
記入する内容は日付、宛先、署名、頭語、結語、前文挨拶、文面、同封書類の記載です。
送付状は手書きではなくPCで作成しましょう。
作成のポイントですが難しく考えることはありません。
記入項目を把握し記入漏れがないこと、簡潔な文面で作成することを心がければ簡単に作成できます。

送付状はあくまで添えるものですからあまり採否には関係しません。
ですが送付状だから必要ないという考えを最初から持っているようでは書類選考を通ることは難しいのではないかと考えます。
それは先ほども言ったように熱意が重要だからです。
送付状は社会人としてのマナーです。
しっかりと作成し少しでも印象をアップさせましょう。

書類選考とはアピールチャンス!

書類選考ではしっかりとポイントを押さえた、伝わり易い書類作成をすることが重要です。
読み手の気持ちを考えた書類に自身の熱意を少しずつ盛り込み、あとは社会人マナーを徹底して作成すれば難しいことではなくなるはずです。

「書類選考が苦手」という気持ちはアピールチャンスを少なくしているのだと理解しこれからは書類選考を味方にして転職活動へ挑んでみてはいかがでしょうか。

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