箇条書きのひと工夫!ビジネス文書の質と評価を高める

箇条書きのひと工夫!ビジネス文書の質と評価を高める

箇条書きは、分かりやすく読みやすくする表現方法ですよね。
ビジネスでもさまざまな場面で活用されますが、単に短文の羅列で終わっている残念な箇条書きも多いようです。
箇条書きひとつにも、ビジネスでの正確さや訴求力を格段にあげる効果があり、少しの意識と工夫によって、読む相手に響くパワーを持たせることができます。
ビジネス文書の質を高め、ビジネスパーソンとしての印象や仕事力の評価をも左右する箇条書きの書き方についてまとめてみました。

箇条書きを活用するビジネスシーン

仕事で箇条書きを使うシーンはたくさんあります。
箇条書きを何気なく使っているかもしれないシーンを挙げてみましょう。
皆さんにも思い当たるシーンがいくつも見つかると思います。

報告書

上司への報告、本社へのレポートなど、プロジェクトがの進捗や完了の報告でも使います。
目の前の上司から、書き直しを指示される若手社員も少なくない様子。

企画書や提案書

社内の上長に見てもらう企画書、お客様への提案書などでも必要になります。
幹部の承認が得られなかったり、なかなかお客様の納得感に繋げられないことも。

プレゼンのスライド

社内でも社外でもプレゼンテーションのスライド作成では箇条書きは必須で有効性も高いもの。
しかし、その箇条書きも単に読み上げて終わり、見てもらって終わりになっていませんか?

ビジネスメール

書き言葉でやり取りをするのがビジネスメール。
伝えたいことや質問を箇条書きにして送ることも多いですよね。
情報の羅列だけでなく、意味の伝わる箇条書きができると読み手の反応も良くなるようです。

転職で提出する職務経歴書

転職時の職務経歴書でも、経験してきた業務内容などでは箇条書きが有効ですよね。
簡潔で読みやすいということを配慮しつつ、短い文の中にアピール性を持たせることがポイントです。
単純な業務の羅列では、項目数が長くなったり、魅力のない箇条書きになってしまうでしょう。

ビジネス文書の箇条書きのポイント

ビジネスシーンで大活躍の箇条書きですが、単純に並べてしまっていませんか?
文章、使う言葉、その意味、目的などを、シーンに応じて少しだけ意識をすることで、箇条書きの質をグッと上げることができるようです。
その意識のポイントを紹介します。

「相手ごと」で最後まで読んでもらう

箇条書きをする直前の文章の工夫で、最後まで読み進めてもらうことができます。
ポイントは、相手目線。
箇条書きの前の一文を目にしたとき「これは自分のことだ」「自分に必要」「知りたい」と感じてもらうことが第一ステップです。
箇条書きでは、段階的に解決していける順番と構成になっているとベストでしょう。
報告や説明が長くなる場合でも、始めにグッと惹きつけることができると、最後まで読んでもらう興味と集中力を促進できるのです。
相手が必要としていることや何に興味があるのかということの理解も必要になるでしょう。

「あらかじめ」で相手負担を減らす

報告書やプレゼンテーションなど一定の時間、相手の注目を引きつけておきたい場合は、サマリー(要約)や概要の提示が役に立つでしょう。
読み手や聞き手に掛かる負担を大きく軽減することができます。

この記事も見出しを事前に表示することができます。
始めの段階で全体を把握してもらうことで、途中で相手が「いつ終わるの?」という疑問を持つことはなくなるでしょう。
すでに終わりの項目を把握できているからです。

要約や概要が長くなりそうなら、重要点をピックアップして箇条書きにしましょう。
誰でもぎっしり詰まった文章を目の前にすると「時間が掛かるな」「読みたくない」「面倒だな」と瞬間的に感じるもの。
箇条書きは、文章を短くし、読むことに抵抗を感じさせないための恰好のツールなのです。

「ピンポイント」で訴求力を上げる

相手目線の一部になりますが、読み手が限られているなら、言葉もさらに絞り込むことができます。
ここまでを意識する人は、あまり多くないのかもしれません。
相手への訴求力が上がります。
具体性によってわかりやすくなると同時に、理想的な反応や行動が得られやすいというメリットがあります。
相手が受ける印象や自分に対する評価も良くなる可能性が高くなるでしょう。

例えば、「関連社員への周知」というひとつの箇条書き項目も、直属の上司への報告なら、「営業部社員への周知」や「伊藤さんと佐藤係長に周知」という具合です。

「定期的な確認」という箇条書き項目も、「月初めの定例会議の後すぐ確認」「AとBのプロジェクト終了ごとの確認」とすると上司により身近なピンポイントな項目にできます。

「実」のある一文を作る

説明の中で同等の要素を並べる場合は、単純な羅列が適するかもしれません。
並列的なものとは、下記のようなものです。

箇条書きを使う主なシーン:
・報告書
・企画書
・提案書
・プレゼンのスライド
・ビジネスメール
・職務経歴書

そうでない場合は、箇条書きの一文一文を読むことで読み手が収穫できる「実」になるような工夫が有効です。
全体構成を立て、ストーリーのある内容で何らかのメッセージを送る文書では心がけてみましょう。
実になるというのは、漠然とした当たり前のことのその先の具体的な行動を言葉にするということです。

例えば、
ファイル処理の改善する → 受領時に名前を付けAフォルダに格納
販売促進を図る → 訪問時に各社にチラシの配置を依頼する
報告を徹底する → 毎日午後3時に井上課長にメール報告
最終の確認をする → A欄とB欄を照合する

仕事での伝える文書というのは、相手にその先の疑問を持たせずに理解してもらうことがポイント。
そのポイントをいち早く理解させるのも箇条書きの役割なのです。
箇条書きを使う文書の目的に合わせれば、各所で応用できるでしょう。

転職時も有効!ビジネス文書の箇条書きの威力

転職時の職務経歴書でも箇条書きの書き方のエッセンスはとても有効になるでしょう。
具体性を持たせ実のある文章に仕上げることや入手し得る情報を言葉にして企業にピンポイント訴求することなどはぜひ、参考にしてみてください。
良い箇条書きがもたらす効果は、思っているより大きいようです。

分かりやすくなる

分かりやすくなる点は、誰もが認識しているもので、だからこそ、箇条書きで表現しているという人は多いでしょう。
短文の並ぶ箇条書きは、長文の中からキーワードと意味を抽出するための読み手の時間と負担を減らします。

すぐに動ける

相手に何らかのアクションを促すための文書も多いですよね。
具体的であればあるほど、相手の行動に繋がる確率は高く、行動も的を射たものになりやすいと言われます。
箇条書きの段階で具体性が出せば、続きの説明は、さらに具体的にせざるを得ないという好循環が起こせるでしょう。
箇条書きで伝達内容が満たせるなら、補足の説明は要らなくなり、より簡潔な文書に仕上げることすらできるのです。

覚えやすく印象に残る

箇条書きで、要点が絞られ、簡潔で具体性のある表現がされていると、読み手の記憶に残りやすくなると言われています。
容易だからというだけでなく、インパクトがより強烈になるからです。
また短文は、読むより見るという視覚情報になり得るので右脳を使いさらに覚えやすいという効果が見込めるでしょう。

ビジネス文書は箇条書きでも相手目線を最大限に

忙しいビジネスパーソンは文書を読むことに時間を掛けることを好みません。
社長、お客様、上司、同僚や新入社員でも、同じではないでしょうか。
箇条書きのひと工夫で文書のイメージががらりと変わるものです。
読まれてアクションを促すことのできる文書を目指しましょう!

 

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