メールも資料も完璧!英語ライティングの基礎確認!

メールも資料も完璧!英語ライティングの基礎確認!
Unsplash / Pixabay

英語のメールや資料の作成する機会も増えていますが、基本を押さえていないと気付かないままに間違った表現や記載をしてしまうことがあります。ビジネスでは正確さはとても大切です。誤解や伝達ミスを防ぐためにも、一度チェックしてみてくださいね。

知らなくても頻度は高めの英語の基本法則

英語のライティングには、細かいルールがあります。句読点は、ただの記号ではなく、その一つ一つに意味があります。一度知れば覚えることは難しいものではありません。これまで基本をチェックする機会が無かった人は特に自己流で使ってしまっているかもしれません。主な句読点の意味を確認しておきましょう。

句読点の役割と意味一覧

カンマ(,)

カンマは、頻発する句読点です。カンマを適切に挿入することで読みやすい文章になります。
日本語の「、」のような区切りの役割もありますし、それ以外でも使われます。多くのルールを持つカンマなので、一度詳しく調べてみることをおすすめします。代表的なものを見てみましょう。

  1. 2つの完全文章を繋ぐ時の接続詞(for, and, or, nor, but, yet, soなど)の前。
  2. いくつかの同じレベルの言葉を列挙する時
  3. 接続副詞(therefore, besides, consequently, accordingly, finallyなど)の後。
  4. 日付、数字、場所、住所などに使用。

Wed, Aug 4, 2017
Minato-Ku, Tokyo, Japan

後の項目でも詳しく見ていきます。

アポストロフィー(‘)

アポストロフィーは、Mike’s mail、manager’s deskなど、所有を意味します。
また、can’t、wouldn’t、I’mなど単語を短縮する時にも使います。

コロン(:)

コロンの前の文と後ろの文が同等の状態のものに使います。

  1. ものごとの構成要素のリストアップ、箇条書きする時
    Our working days : Mon, Wed, and Sat.
  1. 会話の話者を示す時
    Miyuki:Hello!
    Hiroshi:Hi, How are you?
  1. 時刻表示
    13:50

セミコロン(;)

セミコロンは、前の文に対して後ろの文が追加、対比や逆説、または原因と結果の関係になっている時に、それぞれを意味する接続詞and、but、soなどの変わりとして使われます。意味を理解している人ばかりとも限らないので、分かりやすさを追求するビジネスの場面では避けた方がいいかもしれません。

クオテーションマーク(””)

強調の意味で使っている人がいたら間違いです。クオテ―ションマークには強調の意味はありません。
人の口語を括るときにのみ使われます。日本語の鍵かっこ「」と覚えておきましょう。

ピリオド(.)

文章の終わりに使うことを知っていても、忘れやすいのがピリオドです。終わりが明確でないと続く文章と繋げられてしまい、全く違う意味に捉えられることがあるので注意しましょう。
単語の省略時にも使われます。例)Mr.、U.K.、p.m.

学校英語では教わらないビジネスルール

学校では、ビジネスで使う実践的な練習がほとんどないのでなかなか教わらないルールがあります。プライベートのライティング習慣をビジネスに持ち込んだり、無意識に自己流、日本流で通してしまうことのないように気を付けましょう。

ビジネスでは避けたい記号

エクスクラメーション(!)

ビジネスで使う時は乱用に注意しましょう。
本来はビジネスには適さないので、相手との距離感に応じて1回に留めましょう。

エモティコン(;))

「;-)」や「:-D」など記号を使って感情を表現したものをエモティコンと言います。
SNSなどで使い慣れているとついつい使ってしまいそうになりますが、ビジネスではタブーです。

短縮形は避ける

短縮形はビジネスでは使わないのが本来のマナーです。
don’t, can’t、wouldn’t なども、do not、can not、would notと単語をきちんと分けましょう。
I’mもI amとするのが適切です。

接続詞・代名詞に注意

ビジネスシーンでの英語のライティングでは、短い文が好まれます。端的で分かりやすくなるからです。長い文章になるのを防ぐために接続詞をできるだけ少なくすることを心掛けましょう。

会話のクセでandやbutを分の始めに持ってくる人も多いです。

文法的に間違いではなくてもライティングではルールとして避けるようにしましょう。代わりにandならMoreover や In additionを使い、butならHoweverで表現するのがベターです。

また、thatやitなどの代名詞もどの単語や名詞のことを指しているのか分かりにくくなることがあるのでできるだけ使用を控えます。

間違いがちな英文メール&資料のルール

ビジネスで頻出するものの中で、よく間違われやすい前置詞、数字の書き方、冠詞、大文字についてチェックしましょう。意外に知らないスペースの取り方についてもきちんと知っておきましょう。

日付、時間、場所の前置詞

日付の前に付くのは「on」時刻の前には「at」、さらに幅のある期間の週、月、年の前には「in」を使います。場所については部屋の名前の前には「in」、建物であれば「at」を使います。

日付のルール

英式、米式で並びが異なりますが、間違いを防ぐためにすべてを数字表記するのではなく月の名前をアルファベットで記載しましょう。
5 Aug 2017
Wed 7 January
Wed, Sep 4, 2017(アルファベット同士、数字同士が続く場合はカンマで区切りましょう)

数字の書き方

4桁以上の数字には、3,000や50,000のようにカンマを入れます。
小数点の場合は、2.4や56.99などのようにピリオドを使います。

定冠詞(the)の有無

名詞に対して「the」を付けるべきもの、付けないものの区別をしましょう。
theが付くのは、海や川、建物の名前、複数形の国名
theが付かないのは、人名など固有名詞、言語名、科目名、地名、単数形の国名、業種名

大文字と小文字どっち?

細かいことですが、読み手の印象を左右することがあります。大文字のルールは守りましょう。大文字にするのは以下の項目です。

  • 文章の一番始めにくる単語の頭文字
  • ピリオドのすぐ後の単語の頭文字
  • 固有名詞や人名、会社名、地名、都市名の頭文字
  • 私の意味の「I」
  • 曜日や月の頭文字

意外に知らないスペースのこと

カンマやピリオド、コロン、セミコロン、括弧を使う前後にはスペースを入れます。また数字と単位の間にもスペースが入ります。

英語のメールも資料は正確さが命!

英語ライティングの基本と間違いやすいポイントをまとめてみました。これらのことをしっかり押さえておくと職場でメールや資料、報告書などで間違いなく表現して、相手に誤解なく伝達することができるようになります。たったひとつの記号や単語が違うだけで意味ががらりと変わることもあります。些細なルールの徹底がプロフェッショナルな印象を与えます。確実に意味を掴んでおきましょう。

 

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