面接辞退のポイントは?転職活動での面接の断り方、正しいマナーを解説

面接辞退のポイントは?転職活動での面接の断り方、正しいマナーを解説

「他社に入社を決めたので、選考を辞退したい」というような場合、選考中の企業にはどう伝えればよいのでしょうか。
転職活動中の面接辞退について、断り方のマナーを紹介します。

転職活動で面接を断りたい場合は?面接辞退の基本マナー

「他社に内定をもらった」「なんか違うので、やっぱり面接を辞退したい」など、選考辞退の理由は様々。
しかし、既に面接の日程が組んであるということもありますよね。
そんな時に役立つ、辞退を伝える場合の基本的なマナーから紹介していきます。

できるだけ早く連絡する

辞退する理由はなんであれ、まずは速やかに連絡をするのが基本中の基本。
「何を言われるんだろう……」と気乗りしない気持ちも分かりますが、直近の連絡になればなるほど迷惑がかかります。
そのため、面接や選考の辞退を決めたら、すぐに企業側に連絡を取りましょう。

無断欠席は絶対NG

「もう選考を受けることもないし、このままフェードアウトしよう」と、既に決まっている面接の無断欠席を企てる方も中にはいます。
しかし、無断欠席は一社会人として絶対に避けたいもの。
人事担当者だけでなく、面接担当として現場スタッフのスケジュールを確保してあることもあります。
その全ての方に迷惑がかかりますので、連絡は必ずするようにしましょう。

連絡は電話もしくはメールで

辞退の連絡は、電話でもメールでもOKです。
ただし、既に決まっている面接の日程まで日数に余裕がない場合は、電話で連絡するのがマナー。
特に、面接前日や当日に、メールで断りを入れるようなことはやめましょう。
確認が間に合わず、無断欠席と同様の扱いになってしまう事があります。

一方で、3営業日以上日数に余裕がある場合は、メールでの辞退連絡でも良いと言われています。
ただし、この場合でも、やはり電話でフォローしたほうが丁寧です。
少なからずご縁があった企業なので、誠意ある対応を心がけたいですね。

失礼のない転職活動にするには?面接辞退連絡のポイント

面接辞退を申し出る場合に、失礼がないようにするにはどのような配慮が必要なのでしょうか。連絡方法別にポイントをおさえておきましょう。

メールで連絡する場合

まず、メールで連絡する場合です。
面接の日程調整など、これまでやり取りをしたメールアドレスに送信して問題ありません。
具体的な担当者名が分からない場合は、「採用ご担当者様」宛てとして送信します。
以下に、例文を用意しましたので、参考にしてみてください。
【例文】
お世話になっております。
5月25日14時より、二次面接のお時間を頂いている○○(氏名)と申します。
この度、一身上の都合により面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
日程の調整をして頂いたにも関わらず、大変申し訳ございません。
何卒、ご了承くださいますよう、お願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

署名

お詫びの言葉を添えること

辞退連絡では、お詫びの言葉を添えるのが基本的なマナーです。
既に日程調整をしてもらっていること、時間を割いてもらったことに対する感謝の意味もあります。
この一言がないと、気持ちが見えない無粋なメールになってしまいます。
必ず、一文入れるようにしてくださいね。

辞退理由は書かなくてOK

メールで連絡する場合は、詳しい辞退の理由を記載する必要はありません。
他社に内定をもらった場合でもなんでも、「一身上の都合」や「諸般の事情」という文言でOKです。

電話で連絡する場合

続いて、電話で辞退の旨を伝える場合についてです。
電話の場合は、以下の様に切り出しましょう。
【例】
5月25日14時より二次面接のお時間を頂いている○○(氏名)と申します。
大変申し訳ございませんが、面接を辞退させていただきたく、ご連絡致しました。

お詫びの言葉で切り出すこと

メールで辞退連絡する場合と同様に、電話で連絡する際も、お詫びの言葉で切り出しましょう。
電話では、「大変申し訳ございませんが」というように、前置きする形で使用すると、会話のやり取りの中でもスムーズに伝えることができます。

辞退理由を聞かれたら、正直に答えてOK

電話の場合は、直接採用担当者と接するため、辞退理由を聞かれる場合がほとんどです。
その場合は、「他社で内定を頂き、考えた末そちらに入社することに致しました」という風に答えてOKです。
変にごまかすよりも、この場合は正直に伝えることで誠意が伝わります。

電話連絡の場合は、時間帯と場所に注意

面接の辞退連絡は「お詫び」の連絡でもあります。
そのため、落ち着いて会話ができる環境を用意することが大切です。
静かな場所でかけるのはもちろん、始業直後やランチタイムは避けるのも先方への配慮。
時間帯も選ぶことで、誠意も伝わりやすくなりますよ。

気まずい思いはしたくない!転職活動で面接辞退を防ぐには?

どのような理由があるにせよ、面接辞退はやっぱり気まずいものですよね。
そこで、転職活動での辞退を防ぐためにできる対策を紹介しましょう。

企業研究をしっかりと

選考辞退が防げるケースのひとつに、「なんとなく応募したけど、よくよく考えると違った」という場合が挙げられます。
中途採用では、好条件の企業はすぐに募集が終了してしまうこともあるため、「とりあえず応募」が多いのが実情です。
しかし、あらかじめ企業HPやネットの口コミなどを見て、しっかりと企業研究をしてから応募するのが本来の流れ。辞退はもちろん、入社後のミスマッチを防ぐことにもつながりますので、しっかりと情報収集・企業研究をするようにしましょう。

面接辞退が防げないケースも

一方で、どうしても面接辞退が防げないケースもあります。
たとえば、「一次面接でオフィスを訪れたら整理整頓が全くできていなかった」とい場合や「面接官に不信感を覚えた」ということもあるかもしれませんね。
このように、企業とやり取りをする中で見えてくるものもあるため、きちんと対策していても辞退が防げないことも出てきます。
そうしたモヤモヤは見過さずに、辞退の決断をしてもOKです。

面接を辞退した! そんなときが転職活動を新たに始めるチャンスかも

転職活動を行う中で、面接を辞退することはよく起こることですし、それ自体は決して悪いことではありません。
むしろ辞退を決めた後にどうするのか、ということのほうが重要になってきます。
転職活動において転職サイトや転職エージェントを利用している人は多いと思いますが、場合によってはサイトや転職エージェントの担当者との相性が悪く、面接を辞退したくなるような求人ばかり紹介させられる可能性もあります。
そんなときは思い切って新たな転職エージェントに登録したり、もう一つ別のサイトに登録したりするのも一つの手です。
ここからはおすすめの転職エージェントを紹介します。

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