面接辞退のポイントは?転職活動での面接の断り方、正しいマナーを解説

面接辞退のポイントは?転職活動での面接の断り方、正しいマナーを解説

「他社に入社を決めたので、選考を辞退したい」というような場合、選考中の企業にはどう伝えればよいのでしょうか。
転職活動中の面接辞退について、断り方のマナーを紹介します。

転職活動で面接を断りたい場合は?面接辞退の基本マナー

「他社に内定をもらった」「なんか違うので、やっぱり面接を辞退したい」など、選考辞退の理由は様々。
しかし、既に面接の日程が組んであるということもありますよね。
そんな時に役立つ、辞退を伝える場合の基本的なマナーから紹介していきます。

できるだけ早く連絡する

辞退する理由はなんであれ、まずは速やかに連絡をするのが基本中の基本。
「何を言われるんだろう……」と気乗りしない気持ちも分かりますが、直近の連絡になればなるほど迷惑がかかります。
そのため、面接や選考の辞退を決めたら、すぐに企業側に連絡を取りましょう。

無断欠席は絶対NG

「もう選考を受けることもないし、このままフェードアウトしよう」と、既に決まっている面接の無断欠席を企てる方も中にはいます。
しかし、無断欠席は一社会人として絶対に避けたいもの。
人事担当者だけでなく、面接担当として現場スタッフのスケジュールを確保してあることもあります。
その全ての方に迷惑がかかりますので、連絡は必ずするようにしましょう。

連絡は電話もしくはメールで

辞退の連絡は、電話でもメールでもOKです。
ただし、既に決まっている面接の日程まで日数に余裕がない場合は、電話で連絡するのがマナー。
特に、面接前日や当日に、メールで断りを入れるようなことはやめましょう。
確認が間に合わず、無断欠席と同様の扱いになってしまう事があります。

一方で、3営業日以上日数に余裕がある場合は、メールでの辞退連絡でも良いと言われています。
ただし、この場合でも、やはり電話でフォローしたほうが丁寧です。
少なからずご縁があった企業なので、誠意ある対応を心がけたいですね。

失礼のない転職活動にするには?面接辞退連絡のポイント

面接辞退を申し出る場合に、失礼がないようにするにはどのような配慮が必要なのでしょうか。連絡方法別にポイントをおさえておきましょう。

メールで連絡する場合

まず、メールで連絡する場合です。
面接の日程調整など、これまでやり取りをしたメールアドレスに送信して問題ありません。
具体的な担当者名が分からない場合は、「採用ご担当者様」宛てとして送信します。
以下に、例文を用意しましたので、参考にしてみてください。
【例文】
お世話になっております。
5月25日14時より、二次面接のお時間を頂いている○○(氏名)と申します。
この度、一身上の都合により面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
日程の調整をして頂いたにも関わらず、大変申し訳ございません。
何卒、ご了承くださいますよう、お願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

署名

お詫びの言葉を添えること

辞退連絡では、お詫びの言葉を添えるのが基本的なマナーです。
既に日程調整をしてもらっていること、時間を割いてもらったことに対する感謝の意味もあります。
この一言がないと、気持ちが見えない無粋なメールになってしまいます。
必ず、一文入れるようにしてくださいね。

辞退理由は書かなくてOK

メールで連絡する場合は、詳しい辞退の理由を記載する必要はありません。
他社に内定をもらった場合でもなんでも、「一身上の都合」や「諸般の事情」という文言でOKです。

電話で連絡する場合

続いて、電話で辞退の旨を伝える場合についてです。
電話の場合は、以下の様に切り出しましょう。
【例】
5月25日14時より二次面接のお時間を頂いている○○(氏名)と申します。
大変申し訳ございませんが、面接を辞退させていただきたく、ご連絡致しました。

お詫びの言葉で切り出すこと

メールで辞退連絡する場合と同様に、電話で連絡する際も、お詫びの言葉で切り出しましょう。
電話では、「大変申し訳ございませんが」というように、前置きする形で使用すると、会話のやり取りの中でもスムーズに伝えることができます。

辞退理由を聞かれたら、正直に答えてOK

電話の場合は、直接採用担当者と接するため、辞退理由を聞かれる場合がほとんどです。
その場合は、「他社で内定を頂き、考えた末そちらに入社することに致しました」という風に答えてOKです。
変にごまかすよりも、この場合は正直に伝えることで誠意が伝わります。

電話連絡の場合は、時間帯と場所に注意

面接の辞退連絡は「お詫び」の連絡でもあります。
そのため、落ち着いて会話ができる環境を用意することが大切です。
静かな場所でかけるのはもちろん、始業直後やランチタイムは避けるのも先方への配慮。
時間帯も選ぶことで、誠意も伝わりやすくなりますよ。

転職エージェントを利用している場合は?

転職エージェントを介して転職活動を行っている場合は、応募先企業ではなく、転職エージェントの担当者に辞退の連絡を入れましょう。
転職エージェントの担当者は、いわば身内。
なぜ辞退を決めたのか詳しく話すことで、先の企業紹介など、転職活動に活かすことができます。
一方で、面接直前での辞退は印象も悪く、担当者のモチベーションを下げてしまうことも。
企業に直接言うよりは気楽かもしれませんが、相応の配慮も忘れないようにしましょう。

気まずい思いはしたくない!転職活動で面接辞退を防ぐには?

どのような理由があるにせよ、面接辞退はやっぱり気まずいものですよね。
そこで、転職活動での辞退を防ぐためにできる対策を紹介しましょう。

企業研究をしっかりと

選考辞退が防げるケースのひとつに、「なんとなく応募したけど、よくよく考えると違った」という場合が挙げられます。
中途採用では、好条件の企業はすぐに募集が終了してしまうこともあるため、「とりあえず応募」が多いのが実情です。
しかし、あらかじめ企業HPやネットの口コミなどを見て、しっかりと企業研究をしてから応募するのが本来の流れ。辞退はもちろん、入社後のミスマッチを防ぐことにもつながりますので、しっかりと情報収集・企業研究をするようにしましょう。

面接辞退が防げないケースも

一方で、どうしても面接辞退が防げないケースもあります。
たとえば、「一次面接でオフィスを訪れたら整理整頓が全くできていなかった」とい場合や「面接官に不信感を覚えた」ということもあるかもしれませんね。
このように、企業とやり取りをする中で見えてくるものもあるため、きちんと対策していても辞退が防げないことも出てきます。
そうしたモヤモヤは見過さずに、辞退の決断をしてもOKです。

誠実な対応を心がけるのが一番

採用活動をする際、企業側は、ある程度の面接辞退は覚悟しているもの。
とはいえ、誠意をもって対応するのが辞退連絡の基本です。
今回選考そのものは辞退することに至ったとしても、少なからず関わりのあった企業に変わりはありません。
一ビジネスパーソンとして、失礼がないようにするには、早めの連絡を心がけましょう。

 

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