スピードアップ仕事術:マルチタスクは効率的?非効率?

スピードアップ仕事術:マルチタスクは効率的?非効率?

 

 

マルチタスクとはいわゆる「ながら仕事」です!
マルチタスキングが習慣になっている人も、こなしている仕事の量や質を振り返ってみましょう。
果たして本当に仕事の効率が上がっていますか?
ビジネスシーンに適しているのは、マルチかシングルか?
脳の働きや集中力に大きな差が出てくるようです。
ここで、その答えを見つけて、毎日の仕事に活かしていってください。

スピードに迫られるマルチタスクの実情

ビジネスシーンでは、スピードが重要視されます。
企業も社員も時間を有効に使いたいと思っているからです。
一瞬の遅れでチャンスを取りこぼしてしまう可能性もあります。
業務をスピーディーに進めるために、マルチタスクでの業務を行おうとするのは不思議なことではないでしょう。

どんなことがマルチタスクなの?

オフィスでパソコンやコピー機、プリンター、その他の機器など、人間の手で行わなくてもできることが増えたことで、無意識にもマルチタスクを行っていることがあるとも言われています。複数の異なることを同時に行うすべてが当てはまることになります。
例えば

会議に参加しているときに、溜まった受信メールの返信

プレゼンの資料を30部コピー&ホチキスの作業を、ほかの報告書を作りながら行う

調べものの検索をしながら、職場の人とのチャットに対応する

ほかの仕事をしながら、メールのアラートが入るごとに返信する

1つのことが思うところまで片付かないうちに2つ3つと他のこと

などなど。

2つのマルチタスクは、確かに可能

もしかすると、2つくらいまでのタスクであれば、実際のところ不可能ではないのかもしれません。
上記に挙げた項目も、そんなことならいつもこなしている!という人は案外多いでしょう。
しかし、時間の経過に追われ、早く終わらせることを意識するあまりに、その仕事の質を振り返ることは少ないのではないでしょうか。
やり切れたならすべて良しになっているとしたら、少し問題視する必要があります。

マルチタスクが得意な人は意外に少数

もともと人間の脳は、マルチタスクをするようにはできてないのだそうです。
そのため、一つを集中して行う場合と同じように上質な仕事のレベルを保つことは難しいといわれます。
それが可能なのは、世界レベルを持って数えても、ほんの数パーセントしかいないといわれています。
マルチタスクをしているあなたは、その数パーセントに入っている自信はありますか?

マルチタスクでスピードは上がらない?

マルチタスクができることが、一種のスキルのようにもてはやされる時代がありました。
確かに同時に複数のことを行うと、まるで複数の社員の仕事をこなしているようにも感じられますよね。
しかし本当にマルチタスキングで仕事のスピードは上がるんでしょうか?

脳のキャパを超える

実はマルチタスクを行っているときの脳の状態は、複数のことに意識を注がなければいけないために、思っているより強度のパニック状態に陥ってしまいます。
きりきり舞いしながらもこなすことで得ていく快感とはウラハラなのです。
例えばパソコンで文書を作成しながら関連の低い他のことを同時にやっているとき、脳は強制的な意識の切り替えを要求されることになります。
そして、その2つが完了するまで、意識の切り替えを繰り返さなくてはなりません。
このことが、脳に膨大な負担をかけることになってしまうのだそうです。

ストレスへの発展確率が高い

先に紹介したように、マルチタスクによって脳の負担がマックスを超えてしまいます。
それによって脳にストレスがたまるのは明らかですよね。
それに加えて、その脳の負担によって、思考や作業のレベルも低下してしまい、ミスに繋がる可能性も出てきます。
ミスがあれば、心情的にも労力的にもストレスになります。
さらに、マルチタスクの中で何かを学ぼうとしても、深い理解に繋がることはないでしょう。
記憶しておくべきことも、記憶に定着しないという弊害も起きてきます。
「覚えられない!」「物忘れがひどい!」という悩みのストレスに繋がることも考えられます。

マルチタスクで仕事がはかどる!それは本当か?

マルチタスクの状況では、脳の記憶力も低下するので、行ったことをよく覚えておくのが難しくなります。
本来の意識力を持って行うことが少なくなり、ちょっとした単語や数字でも、何度も確認が必要になってくるでしょう。
このことと、上記で説明してきたことをかえりみても、マルチタスクを行うことが、「仕事が捗る」に繋がるとは言い難いようです。

マルチタスクを回避!スピードアップの仕事術

仕事の質を下げないままで行うマルチタスクは至難の業です。
しかし、無意識にも質を下げるマルチタスクというのは、簡単に行ってしまっているもの。
自分の習慣を見直して、シングルタスクに切り替えることが必要です。
本当のスピードアップを叶えるシングルタスクの実践を助けるポイントを紹介します。

仕事のできる人のシングルタスク度を観察

マルチタスクが通例になってしまっている人は、マルチタスクを行う人にポジティブな印象を持っていると言われています。
ここでマインドチェンジが必要になります。そのためにも、もし社内にシングルタスクを実践している上司や先輩がいたら、ぜひ観察してみてください。
盗める仕事術に気付けるかもしれません。
機会があるなら、その人に方法などを聞いてアドバイスとして取り入れることもおすすめです。
聞いたことをもとに、「ひとつのことに集中する」シングルタスクに取り組んでみましょう。
長期的な仕事のスピードアップや、記憶状態、学習効果など、後日への影響をしっかり感じ取ってください。
きっとマルチタスクのときよりも、プラス要素が増えることを体感できるでしょう。

関係のないものを視界に入れない

目の前の仕事に関連性のないものを、できるだけ視界に入れないようにすることも役立ちます。
スマートフォンの着信音なども、その仕事の間だけは聞こえないように設定しましょう。
気になってしまえば、すでに集中力は低下していることになります。
シングルタスクに集中しやすい環境を作るだけで、捗り具合も仕事の質も変わってくるものです。
ひとつひとつを完了することで得る小さな達成感は、モチベーション維持にもなります。

シングルタスクで集中力をUP!

スケジュールを作成している人は多いと思うのですが、いつの間にかマルチタスク化することがあります。
しかし、集中力を100%発揮するのは一つのことに集中するしかありません。
集中力は高めていくこともできますが、良質の集中を繰り返さなければそれも不可能です。
スケジュールを組む時に、一つ一つに集中することを自分に課しましょう。
集中力を最大限に発揮するシングルタスクの継続が、集中力をさらにアップさせていくことを肝に銘じておきましょう。

結論!シングルタスク=スピード仕事術

マルチタスクに慣れてしまうと、少なからず脳にとっても悪い影響が出てしまうようです。
そればかりでなく、一つのことに取り組んでいるときでさえ、あれこれと気が分散する傾向があるともいわれています。
仕事をひとつひとつしかできないと悩んでしまう人がいるかもしれませんが、それが正解。
シングルタスクを普段から心がけることで集中力を高め、効率的に仕事をこなせるようにしましょう。

 

 

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