企業に問い合わせをする際のマナーについて

企業に問い合わせをする際のマナーについて
AlexVan / Pixabay

転職活動をしている中で、疑問点が出てきたときなど、企業に直接問い合わせたくなるときがあります。
また応募するときの問い合わせ電話の仕方や、日時変更などの連絡など、問い合わせの仕方で選考されているような緊張感があって、心配になるものです。
そこで、今回は企業に問い合わせする際の電話マナーについて確認しましょう。

企業に問い合わせをする際の電話マナーについて

電話マナーについて順に追って説明していきます。

1.事前準備

電話で応募するときや質問するときは、電話をかけてから慌てないように、しっかり事前準備をしておきましょう。

・応募先の求人情報の内容
・面接日をきめるにあたっての日付確認できる手帳やカレンダーなど

また電話をかける際に、求人票だけではわからなかった場合の知りたい情報や聞きたいことをメモしておくと聞き忘れがなくなります。

2.電話をかける状況について

電話をかける時間帯は、求人票に受付時間が書いてあれば、その時間内でかけるといいでしょう。
一般企業ですと、早朝一番やランチタイムを外して、10:00~11:00、14:00~17:00の間が通常良いとされています。

ただ、その時間だと都合が合わないという人もいました。
なかなか採用者担当者の方が捕まらないといった場合もあり、会社が始まる時間の5分後か昼休憩にかけた方が繋がったということもあります。
繋がらなかった場合は、こうした情報に左右されない方が現実的かもしれません。
ただ、かける側が静かなところからかけるといった配慮は必要になります。

3.最初の出だし

電話では、まず自分の名前をはっきり伝えましょう。
声の大きさは少し大きいかな?と感じるくらいの方がよろしいでしょう。

次に、かけた目的「求人に応募したい」「求人票に出ていた○○のことについて確認したいのですが、」という用件を簡潔に伝えることが大事です。
言葉を噛みそうな人は、話す順番でメモをしておくといいでしょう。

4.重要ポイントは2回繰り返す。

面接日時や面接時の持ち物など、大事なことが決まったら聞き間違いを防ぐために必ず復唱した方が無難です。
相手が言ったことを、再度書き留めた後、自分の声で、もう1度読んで確認しましょう。
そして、最後に「お忙しい中、ありがとうございました。当日、よろしくお願いいたします。」など、お礼を言って切りましょう。

緊張でミスらないためには、準備と丁寧さが必要です。
必ず「喋ることのメモを用意する」「ゆっくりはっきりと相手に伝える」この2点を心がけましょう。

そしてせっかくここまでよかった感じを台無しにしないために、家の固定電話からだったら、最後の電話を置くときに、ガチャンとだけしないように!
スマホからだったら、終わってすぐピッといって切らないように!!

よくあるのですが、お礼言ってホッとするのか、普段の癖が出やすいようです。
社会人になったら、いつも優しい電話の切り方をするように心がけていれば問題はありませんが、そうでない人は最後まで気を抜かないようにしましょう

 

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