秘書転職を目指す人の必須知識。秘書の種類と求められるスキルとは?

秘書転職を目指す人の必須知識。秘書の種類と求められるスキルとは?

経営の中枢を担う役員クラスをサポートする秘書の仕事。
憧れを抱く人も多い職種ですが、秘書にもさまざまな種類があります。
秘書に転職したい人は名称にこだわらず、その業務内容や求められるスキルをしっかり調べておく必要があるでしょう。
ここでは、秘書の種類と必要なスキルを紹介します。

秘書にもいろいろ!名前に秘書がつく職業

秘書とひとくちに言ってもいろいろな種類の秘書がいます。
それぞれ業務内容が異なりますから、どんな秘書の仕事をしたいのか考えてみましょう。
ここでは、秘書の種類と業務内容を紹介します。

一般企業の役員秘書

もっともよくイメージされるのは、一般企業で秘書として働くことではないでしょうか。
秘書業務の対象は社長や上級役員クラスです。
比較的規模が大きい企業の役員秘書は一般的ですが、中小企業でも、社長自ら忙しく動き回る場合など、専属の秘書が募集されることがあります。

業務内容は、役員のスケジュール管理、出張の手配、来客対応、事務作業など実にさまざま。
対象の役員がどんな考えをしているかによって、業務の幅や求められる資質も異なります。
簡単に言うと「役員が仕事をスムーズにおこなえるためのサポート」をするのが仕事。
1人の役員に秘書セクション全体で担当する場合、1人で複数の役員を担当する場合などパターンもいろいろあります。

弁護士秘書

弁護士にも秘書がつくケースがあります。
一般企業の秘書と同様に、弁護士のスケジュール管理などの秘書業務をおこなうほか、「パラリーガル」を兼務する場合も。
「パラリーガル」というのは弁護士の補助業務の担当する職種で、弁護士の指示、監督の元、法律に関する書類作成や調べもの、相談内容の記録などをおこないます。
基本的には秘書とは別の職種ですが、幅広く弁護士のサポートをおこなうという点で、その境界線は曖昧です。
サポート職に何をさせるかは弁護士の考え方次第なので、明確に分けている事務所と、兼任させる事務所とがあります。
弁護士秘書だからと言って弁護士のような特別な法知識はいりませんが、法律と接する仕事をおこなうため、一般の人より詳しくなるでしょう。

医療秘書

医療機関には、医療秘書と呼ばれる職種が存在します。
よくイメージされるのは院長や部長職クラス医師の秘書ですが、必ずしもそうではありません。
医療機関によって、医療秘書の業務内容は大きく異なります。

院長のスケジュール管理などを専門でおこなう秘書がいる機関もあれば、専属秘書はおらず一般事務が兼務することがあります。
そういった機関で医療秘書は何をするのかというと、より医療事務に近い仕事です。
カルテ管理や入力作業、受付業務など、医療クラークと呼ばれる職種と大きく変わらないこともあります。

政治秘書

政治家を補助する役割を担うのが政治秘書です。
議員秘書と呼ばれることもあり、厳密には国費で給与を支払う「公設秘書」と、議員が実費で給与を支払う「私設秘書」がいます。
政治秘書の仕事は、さまざまな秘書関連職種の中で特殊性が高く、政治に関わる仕事だけでなく、政治家本人の私生活におけるサポートまで多岐にわたります。
サポート対象との密接の度合いが強いという点では、秘書関連職種の中でも群を抜いているのではないでしょうか。

秘書になるには?秘書転職に必要なスキル

自分が主導権を握るより、サポート業務の方が向いている人もいますよね。
事業の中枢を担うポストを影から支える重要な仕事に、憧れを抱く人も多いでしょう。
では、秘書には何が求められるのでしょうか。
ここでは、秘書転職に必要なスキルを紹介します。

最上級のビジネスマナーと気配り

サポート対象によって業務内容こそ違いますが、どの種類の秘書でも共通して必要なことがあります。
それは、最上級のビジネスマナー、先を読める気配り力です。
ビジネスマナーは社会人ならばあって当然だと思うでしょうが、秘書の場合は他職種以上のレベルが必要。
サポート対象は重要ポストですし、来客の立場も高い人が多くなります。
気配りできるかどうかも、少し気が利く程度では足りず、サポート対象が次にどんな動きをするのかを察知し、先回りで準備しておけるだけの反応が求められます。
社会人として求められる基本スキルの最上級を目指すという意識があれば、秘書になれる可能性があります。

サポート役に徹することができるか

秘書は自分が主役ではありません。
サポート対象の考え方にあわせ、いかに仕事をしやすい環境を作るかが重要。
上司に自分の意見をぶつけることは、基本的に秘書の裁量権を逸脱しています。
自分の考えを持っていたとしても、上司から意見を求められた場合にのみ発言する必要があります。
どんどん自分の考えを発信したい、自分の企画力を試したいというタイプの人は、秘書としての適性が欠けています。
サポート役に徹し、上司を支えるという意志をしっかり持つことが重要です。

秘書検定は必要?

秘書に必要なスキルを学びたいと思ったら秘書検定を思い浮かべることがあるでしょう。
企業によって募集条件に秘書検定が掲げられることもありますが、基本的に秘書検定は必須資格ではありません。
秘書は資格がなくても就くことができる仕事なのです。

ただ、秘書検定は、ビジネスマナー、敬語の使い方、秘書としての考え方などを学べる検定試験です。
ビジネスマンならば秘書にならずとも、勉強しておくと役に立つことも多いので、資格取得に取り組むこと自体はいいことでしょう。

パラリーガル兼務なら法律を学ぶ

弁護士事務所で、弁護士秘書とパラリーガルを兼務する場合は、法律関係の仕事に深く携わることが多くなります。
弁護士のサポートを滞りなくおこなうためにも、法知識が必要になるでしょう。
弁護士が安心してサポート業務を任せられる存在になるには、継続して勉強を続ける向上心も必要です。

医療秘書は専門知識が必要なことも

医療秘書という職種に明確な定義はないため、転職する場合は業務内容をしっかり確認する必要があります。
秘書業務ではなく、医療事務に近い医療秘書の場合は、医療事務の知識が現場で必要になることも。
一般企業の秘書経験がある人が医療秘書に転職しても、その経験が全く活かせないことがあるということです。
秘書という名称にとらわれず、応募先で実際におこなう仕事がどんなことなのか、募集要項や面接などを通じて十分に理解しておきましょう。

政治秘書は超特殊!コネがないと難しいかも

政治秘書の中でも、政策担当秘書に関しては、国家試験があります。
資格以外の道としては、司法試験や国家公務員試験などの合格や推薦、経験年数などが必要になります。
いずれも高いハードルがあるため、ごく限られた人にしか開かれていない道です。

政治家が秘書や事務所仕事をしてくれる人を集めるときは、知り合いの紹介などのコネを頼るのが一般的です。
政治家という仕事は信用が命取りになるため、素性が知らない一般の人を周辺に置いておくことにはリスクもあるからです。
議員のHPや新聞広告などで募集されていることもありますが、学歴や家柄などが重要視されることもあるため、誰でも簡単になれる職種というわけではありません。
何より政治秘書は政治家と行動をともにする激務なので、政治家を目指すような高い意欲がなければ難しいでしょう。

秘書に資格は不要だがビジネスマンのお手本!

秘書にはさまざまな種類があり、そのほとんどは特別な資格が不要です。
しかし、最上級のビジネスマナーが求められることもあって、まさにビジネスマンのお手本とも言える存在です。
決して簡単な仕事ではありませんが、重要ポストを近くで支えることができ、やりがいを感じられるでしょう。

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