時間管理でストレスフリーに成果を上げる！その6つのコツ！
- カテゴリ名：一歩進んだ仕事術
よく言われることですが、人間には誰でも公平に時間は24時間しか与えられていません。その中で仕事の成果を上げようとすると、仕事の仕方を変えるか、時間をたくさん使うかですが、前者は当然行うとしても後者をしてしまうと、プライベートがなくなるばかりか、身体や精神の状態に支障をきたす場合もあります。
そうならないようにするには、与えられた24時間をうまく使って、仕事以外の時間を確保し、自分に休憩を与えることが重要です。
それがストレスフリーであり、同時に仕事そのものもストレスフリーに取り組めるポイントです。
ここではそのためのストレスフリーに仕事をして成果を上げるための、時間管理の6つのコツをご紹介します。
時間管理はストレス軽減と昇格準備につながる
時間管理のメリットについては上で少し触れましたが、大きく分けると以下の2つになります。
仕事のストレスが少しでも軽減する
時間管理がなぜ大切かというと、何より「仕事の納期を守る」「仕事の効率を上げる」ことにつながるからですが、それ以外にもメリットはあります。
それは自分のストレスが軽減することです。
仕事の期限に追われて焦るストレス、間に合うかどうか心配するストレス、あらゆることをしなければならないという強迫的はストレスなどが、時間管理をすることでほぼなくなります。
自分が昇格したときの準備になる
また、今はうまく仕事が回っているのであえて時間管理は必要ないと思っている人でも、30代、40代になって責任のある仕事が増えたり、部下ができてマネジメントしたり、大きな組織を動かすような立場になった場合には、仕事量が莫大に増えて確実に時間のコントロールが難しくなります。
その時になって慌てても、すぐに時間管理はできませんので、昇格する前に時間管理のスキルを身に着けておくことがベターです。
時間管理ができない人の特徴
しかし世の中には時間管理がどうしてもできない、という人もある程度の割合で存在します。そのような人には以下のような特徴があります。
成果に対する意識が低く、向上心がない
まず大きな特徴は、仕事の成果という意識が希薄なことです。
与えられた仕事を与えられた手順と範囲で右から左に流せばいい、という考えです。
もっとうまくやりたい、もっと効率的にして多くの量を処理したい、もっと成果を上げたいという向上心がないのです。
そういう人に限って、時間内に与えられた仕事ができなくても、残業や早朝出勤をすればいいと思っています。
仕事へのスタンスが受け身
自分でどの仕事が重要かという判断をせずに、与えられた仕事、依頼された仕事を、順番にこなしている人も時間管理ができていないことが多いです。
ある意味、便利に使われているお人好しな存在、という面とも共通しています。
完璧主義
逆に仕事に100％の完璧さを求めている人も時間管理ができないことが多いです。
その人にとっては仕事にとって大切なのは納期ではなく、間違いがない、質が良いということが最優先で、バランス感覚がないのです。
全員ではありませんが、このような人に良く見られる共通点は、子供のころに完璧に何かをしなかったために叱られたり恥をかいたりした屈辱的な経験があることです。
人から批判されたりすることに非常に敏感で「誰にも文句をいわせない仕事」がすべての基準なのです。
自己評価が過大
また屈辱的な体験がある完璧主義の人とは正反対に、子供のころから「褒められすぎて」育った人も、時間管理ができない傾向があります。
そういう人は自分を過大評価していますので、多少納期に遅れても、それで人に迷惑をかけても、自己肯定の心が強いので、なんとも思わないのです。
時間管理のポイント6つ
自分自身が上の特徴に合致するかどうかは別にして、それでは時間管理をしっかりやろうと思った時には、何をすればよいのでしょうか。
そのポイントは以下の6つです。
1 最初に仕事の優先順位をつけてから取り掛かる
時間管理の根幹は、仕事の優先順位をつけることです。
そのためには、仕事を「重要度」と「緊急度」の2つの要素の掛け算で、4つに分類しましょう。
具体的には以下の通りです。
1.重要であり緊急性が高い
2.重要であるが緊急性は高くない
3.重要ではないが緊急性は高い
4.重要でもなく緊急性も低い
そして取り組む順番は、当然1です。
当たり前のようですが、これさえできていない場合が多いのです。
4の仕事は放っておきましょう。
2と3をいつするべきかは、この後詳しくご説明します。
2 1日の中に1～2時間のフリーの時間を入れておく
自分で1の分類をして仕事に取り掛かっても、急に重要であり緊急性が高いの仕事が飛び込んでくる場合も多いです。
その時のために、1日のスケジュールは詰め込みすぎず、1～2時間のフリータイムを入れて置き、そのような仕事はこの時間に行うか、先にそれを済ませた場合にはこの時間を使って全体を調整しましょう。
逆にそのような仕事がなく時間が余ったら、重要であるが緊急性は高くないの仕事の段取りなどに使うのがベターです。
3 重要ではないが緊急性は高い仕事は隙間時間に行う
重要であり緊急性が高いを中心に仕事をしていると、仕事と仕事の合間や、ミーティングの待ち時間などちょっとした隙間時間ができます。
その時に緊急性は高いが重要ではない仕事に手を付けましょう。
逆にこの時間を使って明日する予定の仕事をしてしまうと、作業や思考が途中で中断してまい、かえって非効率になることも多いです。
またこの時間に、いつかやるべき仕事に関する断片的アイデアを「1人ブレスト」で出してみる、というのもうまい使い方です。
4 重要でもなく緊急性も低い仕事は人に任せる。ただし、期日まで放置しない
重要でもなく緊急性も低い仕事、あるいは時間が取れない重要な仕事がある場合は、人に任せることを積極的に行いましょう。
ただし、丸投げはNGです。
期日だけを決めて任せるのではなく、途中で進行状況や、出来上がりの途中経過を確認するのこが重要です。
しかし、それほど頻繁に行わなくても、期日までのちょうど中間地点、そして期日直前の2回くらいのチェックで十分です。
5 時間の使い方を記録し、改善点をみつける
また仕事を含めて、ものごとのクオリティを上げていく基本は、PDCAです。
つまり計画を立て準備をし（Plan)、実行し（Do）、実行後に確認をし（Check)、改善点を見つけて対応する（Action)ことです。
時間管理におけるPDCAは、1日の行動を記録し、その内容を定期的に見直すことです。
見直す時のポイントは以下の通りです。
・動かせない仕事、スケジュールはどれか
・やめられるものはどれか
・同じことを繰り返していることはないか
・繰り返しの回数は減らせないか、あるいは周期はそれでベストか
・ほかの時間帯でやったほうがより良いことはないか
・仕事の順序はこれでよかったのか
・時間がかかっている仕事の理由は何か
・結果、フリーハンドの時間が増えたか、残業は減ったか
これを見直せばおのずから改善点はいくつも見つかるはずです。
6 重要であるが緊急性は高くない仕事をする時間を、ある程度まとまったかたまりで定期的にとる
実は会社や自分にとって最も重要で、将来の在り方を決める案件は重要であるが緊急性は高くないものである場合が多いです。
しかし緊急度を優先して仕事をしていると、どんどん後回しになってしまい、革新的なことや本当に必要なことができなくなってしまい、焦ります。
場合によっては、手を付けられない間に緊急性が上がってしまい、慌てて「クオリティより期日に間わせること」が優先されてしまうこともあり得ます。
そこでそういう仕事は、1週間、あるいは1か月のどこかで、ある程度のまとまった時間をとり、そこで集中して取り組みましょう。それを「1人合宿」と呼んだりします。
時間管理のスキルを高めて仕事の成果を上げよう
いかがですか。
時間管理が上手にできる人は、緊急性のある仕事は納期に間に合わせながら、一方で「大きな」仕事も「いつのまにしたの？」と思われるようなタイミングと内容のレベルの高さでアウトプットすることができます。
その基本は、仕事の優先順位付けです。ぜひそこから始めて、時間管理をしっかりと実践し、価値ある仕事、成果の上がる仕事を、ストレスフリーに行いましょう。
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