英語の電話の基本!受け方・掛け方・対応の仕方

英語の電話の基本!受け方・掛け方・対応の仕方

電話は、声と言葉だけが頼りですよね。電話でのやりとりが英語になると、頼りの言葉が不安!意思疎通の難易度が、さらにアップしてしまいます。仕事の電話において、英語が必要になるシーンは今後も増えていくでしょう。基本を押さえて、まずは、英語での電話に慣れることを目指しましょう!

英語の電話がスムーズに進むはじめのステップ

英語での電話に慣れていないと、緊張したり焦ったり、早く終わらせたい!という思いが先に立ってしまいがちです。そのため、基本的なことを抜かしてしまうことも。

基本が抜けると、会話がスムーズに進まず、困ることが増えるんです。焦りから省いてしまう、そんなもったいないポイントを押さえていきましょう。

挨拶はいつも印象を左右する

挨拶は、はっきりと明るい声でしましょう。電話の向こうの相手が、英語スピーカーだと分かったとたんに、声色が曇ったり、黙り込んだりすると相手を不安にさせてしまいます。

英語に慣れていなくても、挨拶に限っては難しいものではないはずです。お電話いただき有難うございます!の気持ちが伝わるように、軽快な「Hello!」「Good morning!」「Good afternoon」で始めましょう。

さらに、Thank you for calling.が言えれば高ポイント!自分が掛ける側でも、快く対応してもらうために元気に自(みずか)ら発声しましょう。

自分をはっきり名乗ろう

自分のことをはっきり伝えることは、とても大切です。会社名、部署、そして氏名を伝えましょう。相手に対する礼儀です。相手の電話対応を助けることにもなるので、聞かれなくても名乗るようにしてください。

電話相手と面識がないと、特に会社名や名前などは、1回で聞き取ってもらうことは難しいものです。できるだけゆっくりの発音を心掛けましょう。

受ける側:This is XXX Company. Yoshida speaking, May I help you?
掛ける側:My name is Naomi in accounting depertment in XXX company.

英語電話をラクにする確認

相手の名前、会社名などを確認することを忘れないようにしましょう。内線を繋ぐ途中で切れてしまったり、メッセージを受け取っても誰からだったか聞いてなかったり。お互いに電話の用件に先走ってしまうと、困ったことになりがちです。

日本語のようにスラスラとはいかないかもしれませんが、スペル確認の仕方を練習しておくと重宝しますよ。

前提を整えると本題がスムーズ

「どの会社のどんな担当をしている誰」というのを把握し合っておくと、お互いに配慮できることが増えます。

もちろん、商品やサービスを利用していただいているお客様でも同じです。本題の前に、必ず誰が誰と話しているのかを確認し合うようにしましょう。

英語の電話の取次ぎや不在時の対応フレーズ

電話の相手が社内の誰かと話したい場合は、取り次ぎが必要ですよね。その人がオフィスにいなかったり、手が離せないこともあります。

自分から掛けた電話なら、話したい相手に繋いでもらったり、そのときに相手が電話に出られなかったりということも。そんなときのやり取りのフレーズは決まり文句として覚えておきましょう。

取り次ぎを依頼する英語

~さんをお願いできますか / 繋いでもらえますか
・May I speak to Mr. ~~?
・Is Ms. ~~ available now?
・I would like to talk with Ms. ~~.

取り次ぐことを伝える英語

お繋ぎしますね、少々お待ちください。
I will transfer your call. One moment please.

かしこまりました。すぐに彼にお繋ぎします。
Certainly, I will put you through to him right away.

不在や電話に出られないときのフレーズ

受ける側:

只今、外出しております。
I’m afraid, but she’s out of office right now.

只今、他の電話に出ております。
I’m afraid, but she’s on another line now.

只今、ミーティング中です。
He is in a meeting right now.

ご伝言を承りましょうか?
Would you like to leave a message?

のちほど、折り返しさせましょうか?
Shall I have her call you back later?

掛ける側:

のちほどかけ直します
I’ll call you back again.

いつ頃戻られるかお分かりになりますか
May I ask what time does she come back?

電話があったことをお伝えいただけますか?
Could you please tell him that I called?

英語の電話も解決・解消の心掛けが大事

電話を掛ける自分にも、掛けてくる相手にも、電話の目的がありますよね。伝達でも、質問でも、曖昧なことを残さないように心掛けましょう。目的を解決するためなら、相手は喜んで応じてくれるはずです。

聞こえない・聞き取れないなら

相手の声が小さい、話すスピードが早い、混線してノイズが入るなど、上手く聞き取れないことはよくあります。相手はそのことに気付かずに話しているものです。そんなときには躊躇せず、理解できていないことを伝えることが、自分のためにも相手のためにもなるでしょう。

もう少し大きな声で話していただけますか?
Could you speak up a little, please?

すみません、よく聞こえません。
Sorry, I can’t hear you well.

もう少しゆっくりお話いただけますか?
Could you speak more slowly?

もう一度言っていただけますか?
Could you repeat what did you just say?

恐れ入りますが理解できているか自信がありません。どのような意味ですか?
I’m afraid, but I’m not sure I understand. What does that mean?

復唱確認は必須

多くの場合、スペルや電話番号といった業務に関することなどはメモしますよね。メモしたことは必ず再確認しましょう。また、依頼や伝言内容も復唱することで、こちらが理解していることを伝えることもできます。きっと、安心感を与えられるはずですよ。

お電話番号を復唱させてください。
Let me repeat your number.

質問することを遠慮しない

相手の時間を取ってはいけないとか、失礼になるのではないかと、疑問点や曖昧に感じる点をスルーすることは避けましょう。放置すると、その電話のやり取り自体が無駄なものになってしまいます。必要なことは、話してくれるだろうと任せきりにしないことが大切。

英語の電話の終わり方のポイント

最後の最後まで気を抜かないようにしましょう。他に話したいことがないかを確認することを最終のフレーズにしましょう。いつでも連絡しやすいような言葉を添えると印象が良くなりますよ。締めはお互いにお礼を言い合えればばっちりです!

他にお手伝いできることはございますか?
Is there anything else I can help?

さらに必要なことがございましたら、いつでもご連絡ください
If you need further assistance, please call us anytime.

お電話ありがとうございます。失礼いたします。
Thank you for calling,Good bye.

場慣れが一番!積極的に対応する!

始めはたどたどしい英語だったとしても、回数を重ねていくうちに、決まったフレーズを使うことに気付くことができます。

不特定多数の相手の話し方を聞いているうちに、印象の良い、伝わりやすい言い回しを知ることもできます。

そうやって自分の中に英語電話のフレーズを蓄積していくことで使いこなせるようになるでしょう。一回一回が上達のチャンスと思って積極的に対応してみてください。

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