手帳を使って仕事を管理!ミスをしない仕事術

手帳を使って仕事を管理!ミスをしない仕事術
TYKim / Pixabay

手帳といえばスケジュール管理には欠かせないツールですが、使い方次第でタスク管理にも使えるので仕事を効率化し、パフォーマンスの向上にも役立ちます。

手帳は持っているけど使いこなせない、ミスを失くしたい、仕事を効率化したいという人に手帳を使った仕事術を紹介します。

仕事をしている人の大半が手帳を使ってスケジュールを管理

デジタル時代でありながら、仕事をしている多くの人が手帳を使ってスケジュールを管理しています。紙の手帳は仕事をしている人の必需品ともいえます。

スマホではなく紙の手帳を使うのは?

スケジュール管理は手帳派が多数を占めますが、実は半数近くがスマホとパソコンとの併用と言われています。

スマホアプリでも十分「スケジュール管理」はできますが、それでも手帳を使うのは「電池」や「電波」に関係なく使えるからではないでしょうか。ペンがあればいつでもどこでも書き込むことができる手帳は、スマホやパソコンよりも使い勝手がよいといえます。

使いこなせない人も多くいる

スケジュール管理用に手帳を買ってもうまく使いこなせず、気がついたら何も書いていないということもあります。

手帳を使いこなせない場合は、自身の働き方やライフスタイルに手帳が合っていないかもしれません。

スケジュール管理は働く人の必須事項

スケジュールとは「日程」や「予定」のことをいいます。仕事では「日程」や「予定」が管理できなければ効率よく進みませんし、ミスが起きてしまう場合もあります。

仕事の効率性を上げるため、そしてミスをしないためにもスケジュール管理は大切なことなのです。

スケジュール管理するためにはタスク管理が必要

仕事には「日程」や「予定」が決まっている「スケジュール」と「決められた期限」はないけどやらなければならない「タスク」があります。

「タスク」は仕事の大部分を占めるもので「スケジュール」を実行するにもとても重要です。決められた「スケジュール」をこなすためには「タスク」の管理が必要になります。

手帳を使って「時間」と「タスク」を見える化

手帳は「スケジュール管理」するために欠かせませんが、スケジュールを記入することで「期限」決めて仕事ができるので「タスク」も管理しやすくなります。

手帳を使うことは「スケジュール」に隠れている「時間」や「タスク」を見える化できるので、仕事を効率化するためには欠かせないツールです。

ミスをなくすためには

自分が受け持っている仕事を把握することからはじめます。ミス防止のためにも手帳は活用して欲しいツールです。

ミスが多いと仕事の効率が悪くなりますが、ミスがなくなれば自然と仕事の効率が上がります。手帳はそのためにも必要なツールだといえます。

今やっていることを全て手帳に書く

ミス防止で手帳を活用するには、仕事で関わっていること及び「タスク」を全て手帳のメモ欄に書き出します。手帳に「スケジュール」や「タスク」を書くことで、今やっていること、やらなければならないことが時系列で確認できます。ミスを防止するためには、何をやっているか把握することが大切です。

スケジュールを書くことでダブルブッキングは減らせる

ダブルブッキングは、予定が入った時点で手帳に書き込めば防げるミスです。

ただ、手帳に書く際に何箇所も「スケジュール」を書くとダブルブッキングの原因になります。例えば、月間と週間の両方「スケジュール」が記入できる手帳ならどちらか1箇所に書くと決めて使った方が記入漏れやダブルブッキングは防げます。

仕事を効率化するためには

手帳に書いた「タスク」の優先順位を決めることで「スケジュール」を予定通りに動かすことができます。また仕事を効率的にするためには「目標設定」も大切です。

タスクの優先順位を決める

仕事を効率化するためにはタスクの優先順位を決めることが必要です。仕事に締め切りがあるように「タスク」にもいつまでやるか日付や時間を書いておきます。

「タスク」は終了したらチェックボックスにレ点をつけたり、線を引いて消しておくとミスが防げます。

スケジュールを書くことで「目標設定」ができる!

「スケジュール」は目標を達成するためのプロセスです。「タスク」を実行することで「目標達成」にも近づけます。

「スケジュール」に「予定」や「締め切り」を書き込むのは、仕事に必要な「目標設定」をすると思ってもよいでしょう。

ミスを失くしたい人におすすめの手帳は?

「スケジュール」や「タスク」を書くためにも、書きやすさと開きやすさを重視しましょう。使い勝手が良い手帳はスケジュール管理がしやすい手帳だといえます。

スマホでスケジュール管理をしている場合は、スマホと連携できる手帳を使ってもよいでしょう。

スケジュールが書きやすいもの

仕事内容や休日に合わせて「スケジュール」が記入しやすいものを選びましょう。月単位でスケジュール管理したい人はボックスタイプの月間スケジュール、週単位でスケジュール管理したい人はレフト式やバーチカルを選ぶと使いやすいかもしれません。

メモページが多いもの

「スケジュール」に合わせて「タスク」をこなすには、メモページが多いものを選ぶのをおすすめします。

手帳によってはTODOリスト欄が付いているのもあるので「タスク」を書くのに使ってもよいでしょう。

 スマホと連携できる手帳で効率性がアップ

スマホ時代ということもありスマホと連携できる手帳もあります。写真を撮るだけでスマホと同期化することができます。スマホにスケジュール入力をしなくて済むので時短ツールとして使えます。「タスク」も反映できる手帳もあるので仕事に合わせて活用できます。

手帳を見る習慣を身に付けよう!

スケジュール管理をするためにも手帳を見る習慣を身に付けましょう。手帳を見ることで「スケジュール」だけでなく進捗状況もわかります。仕事の状況が把握できるとミスもなくなり、仕事を効率化しやすくなります。

 

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