書類選考を通過するための応募書類の書き方

書類選考を通過するための応募書類の書き方

転職時の選考で、書類選考を通過しなかった場合、いったいどこがダメだったのかわからないまま書類が送り返されてきます。
応募書類としては、「履歴書」と「職務経歴書」ですが、それぞれについて考えられる原因を探りながら、書類選考を通過するために気をつけなければならない点を解説していきます。

書類選考をする理由

書類選考で落とされないようにするためには、まず、なぜ書類選考をするのかという理由を知っておく必要があります。
それは、いわば「粗(あら)より」のため。

たとえば、3人を採用したい時の30人の応募があったとします。
競争率で10倍となって、採用する側からすれば応募者が多いということは選び甲斐があり、喜ばしいことなのですが、一方で大変手間がかかります。
仮に30人を面接しようとすると、1人30分面接すれば、面接時間は15時間必要になり、面接官として2人担当すれば、2人が15時間分を捻出しなければならないということになります。
この時の判断として、応募書類を見ただけで不採用の可能性のある人は、会っても時間の無駄なので書類選考で落としておき、面接時間を少なくしたいと考えるのです。

書類選考で落とされやすい人

では、応募書類を見ただけで落としたくなる人、つまり応募書類を見ても会いたいと思わない人とはどんな人でしょうか?
いろいろパターンがありますが、応募書類全体の表面的なところから見ていきましょう。

まず、封筒をはじめ書類全体の印象として、清潔感のない応募書類は会ってみたいと思いません。
たとえば、誤字の修正の仕方が雑だったり書類にしわがあったりすると、ビジネス場面では通用しないと思うからです。
字が汚いのは言うまでもありません。

よくあるのが、書類の使いまわし感がある人です。
こういう人は、何社も受験していて書類が何度か使われた形跡が残っていることがあります。
採用担当は、採用選考の場面で仕事的にいろいろな人の書類を見ているので、書類選考段階ですぐに察知してしまいます。

書類選考で落とす事例~履歴書~

書類選考で落としたくなる例を、具体的な応募書類ごとに見ていきましょう。
まずは、表看板になる「履歴書」。
採用担当が最初に見るところは写真です。
いかにも写真代を節約したようなスピード写真は、印象が悪くなります。
また、目線がずれていたり、着ている服装が普段着というのもだらしなさを感じるので、画像修正の可能な部分は修正をしておきましょう。

次に述べる職務経歴書と比べたら、学歴や職歴といったように書き方に工夫のしようがない部分が多いのですが、その分、自筆で丁寧に書くことが大切です。
特に、「志望動機欄」は履歴書のポイントのひとつ。スペースを余らさず熱意を持って書きましょう。

また、「趣味・資格・特技欄」は、「特になし」では会って話したいとは思いません。
趣味だから適当でいいということはなく、人間的な広がりを見るためのもの。
大切なのは“会っていろいろ聞いてみたい”と思わせる内容であることです。

書類選考で落とす事例~職務経歴書~

極端に文章量が少ないのは書類選考で落とされることが多いです。
なぜなら、「書く量=意欲」という解釈があるため。
短い職歴、少ない経験だから仕方ないのではなく、会ってみたくなる書き方が基本です。

たとえば、一般事務職で前職の仕事を、「電話応対」と書くと、単なる電話番としか受け取られません。
「データ入力」という表現も、短期アルバイトで通用しても正社員採用には通用しません。
まさか、「お茶出し」とか「銀行入金係」なんて書こうものなら、見向きもしてくれないでしょう。

少しでも「他の応募書類とちょっと違うなあ」と思わせることが、「会うだけ会ってみようか」という書類選考通過につながるのです。

書類選考で興味を持たせる応募書類の書き方

書類選考で興味を持たせる応募書類を、もっとも重視される職務経歴書で説明しましょう。
一番のポイントは、志望先の会社の募集内容をよくみることです。
「事務経験者求む」とあれば、仮に経験度合が少なくてもニーズに合わせてしっかり書きます。

たとえば、「取引先・顧客からの電話を社内各担当部署へ正確に取次ぐ。上得意先については、最大の配慮で応対できる自信あり。クレーム顧客への初期対応も実施」と“熟練部分”や“意欲度合い”を文章で表現しておきます。

ウソはだめですが、自分の仕事へのプライドをにじませるよう“自慢”するつもりで書くことが重要です。
面接で突っ込まれた時の準備は、面接通知が来てからでも十分間に合います。
趣味も急ごしらえでいいので、スポーツ系、文化系と幅広くあればあるほど好感を持たれます。

まとめ

まず書類選考を通過することが最優先。
面接で実際に会えば「まじめな人だなあ」とか「一生懸命な人だなあ」といった、人間的魅力をはじめてPRできるからです。
人間的魅力は実際に会わないと絶対にわかりません。
書類から自分を最大限にアピールして、ぜひ面接に繋げましょう。

 

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