面接後にはお礼を伝えて印象アップ!お礼状の書き方とは?

面接後にはお礼を伝えて印象アップ!お礼状の書き方とは?

「聞いたことはあるものの、どんなものか知らない」「そもそもお礼状って必要なのか」と疑問を持っている人もいるかもしれません。
今回は、そんなお礼状についてご説明していきます。
お礼状について詳しく知って、ぜひ今後お礼状を作成してみてください。

面接も終わって一安心!

履歴書や職務経歴書を作成し面接日を迎えて、当日緊張しながらも面接が終わるとホッと安心することだと思います。
それまで、やらないといけないことも多く、面接を終えるまでとても気を張っていたことだと思いますし、面接が終わったあとくらいゆっくりしたいものですよね。
そんな中でついつい忘れてしまいがちなのが、面接の後に企業へ送るお礼状なのです。

面接後も気を抜かずに!お礼状を送ってみましょう

一休みするのは少しだけ後回しにして、面接が終わったらすぐにお礼状を作成してみませんか。
お礼状とはその名の通り、「相手方に感謝の気持ちを表した手紙、儀礼のための書簡」のことです。
せっかく時間を割いて面接をしてくださった企業に、感謝の気持ちを伝えてみてはいかがでしょうか。

お礼状を送ることでどんな効果があるの?

では一体、お礼状を送ることでどんな効果があるのでしょうか。
特に意味の無いものならば、正直作成したくない、なんて方もいるかもしれませんが、実はお礼状を送ることで相手に伝わることもあるのです。
具体的にお礼状を送ることで相手に伝わる効果をご紹介しましょう。

入社したいという強い気持ちが伝わる!

お礼状を作成するということは、当然ですがそのための手間と時間を要することになります。
その自身の手間や時間を使ってでも企業に対してお礼を伝えたいという思いが伝わり、それが企業に入社をしたいという強い気持ちの表れである、という企業を志望する気持ちの強さを示しているともいえるのです。

礼儀正しい人なんだという印象を与えられる!

また、面接を終えた際にも感謝の言葉を述べていることだと思いますが、それとは別途にわざわざ手紙やメールでお礼を伝えるということは、とても丁寧な行動です。
そのため、礼節を重んじている人、礼儀正しい人であるという印象を与えることが出来るのです。
ビジネスの場においても相手が与えてくれたことや物に対しての返答を行うのは、当たり前で大切なことです。
こういった基本的なことがしっかりと身についている人であるという印象付けを行うことも出来ます。

お礼状ってどんなことを書けばいいの?

では、自身にとってもお礼状がとても意味のある物だということがわかったところで、具体的にどのように作成を行えば良いのかを見ていきましょう。
気を付けたいのは、お礼状の内容についてです。
そこでここでは、お礼状を作成するうえでのポイントをご説明していきます。

ぜひ伝えたい3つのポイントをご紹介!

具体的にお礼状に記載したいポイントは大きくわけて3つあります。
まずは面接の時間を与えてくれたことに対してのお礼、そして面接を通して得られたことや感想を伝え、最後に企業を志望する気持ちをしっかりと伝えるようにしましょう。
お礼状の場で面接で伝えられなかったことや、自己アピールなどを記入することは辞めておきましょう。
あくまで大切なのは、感謝の気持ちをしっかり伝えるということになります。

ポイントを押えつつ、内容は簡潔に!

また、お礼状を記入する際に大切なのは内容を出来るだけ簡潔にまとめるということです。
面接官の方は忙しい仕事の合間をぬって面接を担当してくれているのです。
日々の業務をこなすなかで、長々と書類に目を通している時間はありませんし、あまりに長い手紙はむしろマイナスの印象を与えてしまう可能性もあります。
そのため、前述のポイントをすぐに目を通し終えることが出来るよう簡潔にまとめて、記載するように心がけるようにしましょう。

お礼状はメールで作るの?手紙を書くの?

お礼状の内容が決まったところで、あとは企業へ送るだけなのですが、一体どのように送れば良いのでしょう。
方法は大きく分けて2つあり、手紙とメールという手段があります。
これらは一概にどちらが正しいという決まりはありませんが、どちらにもそれぞれのメリットが存在しています。
自身の気持ちと併せて、どちらの方法を選べばよいのかを検討してみましょう。

お礼状をメールにするメリットとは?

ではまず、お礼状をメールにすることでどのようなメリットが得られるのか見てみましょう。
メールを送ることのメリットはそのスピード感です。
メールは作成してすぐに送ることができ、すぐに相手の手元に届くため面接終了後すぐにお礼の気持ちを伝えることが出来るのです。
丁寧さという点では手紙の方が上ですが、外資系など仕事のスピード感を重視している企業にはメールの方が社風とも合いおすすめです。
丁寧さよりもすぐにお礼を伝えたいという方は、メールを選びましょう。

メールを送る際に気を付けたいポイント!

では、メールを送る際にはどんなことに気を付ければ良いのでしょうか。
当然のことではありますが、ビジネスメールとしてのマナーを守るということです。
相手の企業名や役職名を省略しない、必ず署名を入れるなどしっかりとマナーを守って作成しましょう。
また、ネット上にあるお礼状例文をただコピペするだけではなく、自分なりの文章を作成し、自分の言葉を伝えられるようにしましょう。

お礼状を手書きにするメリットとは?

一方でお礼状を手書きにするメリットとは丁寧さが伝わるということです。
手紙は当然郵送が必要となりますので企業へ到着するのに数日かかる場合もありますが、一文字ずつ綺麗に記入していくことでお礼状を通して丁寧な気持ち、志望する気持ちの強さを伝えられます。
この方法は老舗店舗や礼儀をとても重んじる社風の企業に対して向いていると言えます。

お礼状を書く際に気を付けたいポイント!

次に、手書きのお礼状をはがきや手紙で郵送する場合に気を付けたい点をご説明します。
まず気を付けたいのはインクペンを使用すること、そして無地・白のはがきや便箋・封筒を使用し縦書きで記入を行うということです。
急ぐ気持ちもわかりますが、消えてしまうようなペンで記入したり、派手な柄の入った用紙を使用することが無いように気を付けてください。
また、封筒やはがきの宛名面に記載する企業名や役職名を省略したり、記入ミスをそのままにしたりすることが無いように、相手の失礼にならないよう気を付けて記入をしてください。

お礼状ってすぐに作らないとダメなの?

さて、お礼状の必要性や作成方法はわかったものの、そもそもそんなにすぐ作成しなければならないものなのかと疑問に思う方もいるかと思います。
ではお礼状は一体いつまでに作成を行えば良いのでしょうか。

お礼状は面接当日に作成しましょう!

お礼状は基本的に面接の当日、もしくはその翌日までに出すようにしましょう。
メールの場合は受信日が、手書きの場合は消印にて提出の日が企業側にもわかってしまいますよね。
前述のとおり、お礼状はすぐに企業へ送ることで感謝の気持ちや志望度を伝えることが出来るものですので、遅くとも面接から2~3日のうちに企業側へ届くようにしましょう。

お礼状の準備完了!でも誰に送ればいいの?

お礼状を送信する際、一体誰に送ればよいのかわからない場合もあると思います。
また、面接官が複数人居る場合はなおさらどうすれば良いのかわかりませんよね。
そんな場合、一体どこにお礼状を送れば良いのかをご説明します。

面接官、もしくは採用窓口へ!

面接官の連絡先がわかっている場合は直接面接官にお礼を送るようにしましょう。
しかし、面接官が複数人居る場合や、面接官の連絡先を知らない場合は履歴書等の書類を送信した採用窓口に送るようにすれば問題はありません。
その際の宛名は「人事採用ご担当者様」と記載するようにしてください。

目指せ印象アップ!自分のためにもお礼状の作成を!

いかがでしたか。
お礼状を作成するということは、その分時間も手間も発生しますが、自身にとってもとてもメリットのある物なのです。
企業に対して感謝の気持ちを伝えることはもちろんですが、自身の採用のためにもぜひお礼状を作成して希望の企業への就職を掴みとって下さい。

 

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