転職活動のポイント!面接に関するメールで好印象をゲットしよう

転職活動のポイント!面接に関するメールで好印象をゲットしよう

転職を希望する企業へさまざまな応募書類を送った後、次は企業側と面接の日程調整を行うことになりますよね。
電話やメールなどいくつかの連絡手段で調整を行うことになると思いますが、その連絡を行う中で大切なことをご存知でしょうか。
今回は、企業とメールでの連絡を行う際に大切なポイントややり取りを行ううえで気を付けておきたいポイントについて詳しくご紹介します。
ぜひ、今後の転職活動の中で実践してみてください。

応募書類を送ったら企業とメールでやり取り

企業に応募書類が到着した後、企業から面接の日取りを決める為のメールが届き、その後の連絡は双方メールを用いて行うようになると思います。
その連絡の中で企業にメールを送る際に、特に何も考えずに必要事項だけを送信していませんか。
実は、企業とのメールのやり取りの中には、大きな意味が含まれているのです。

ただの連絡手段じゃない!メールで好印象を残そう!

メールはただの連絡手段では無く、企業側は応募者が送っているメール文面などもしっかりと見ているものです。
そのため、メールを送る際にビジネスマナーを守ることは当然のこととなりますが、一方でメールを通して企業側に好印象を残すことも出来るのです。
ビジネスマナーがしっかりと守られた、相手ことを思いやったメールを送ることが出来たら、きっと企業側もあなたに強い興味を持つことでしょう。
メールを送る際は、そのメールを通して自身をアピールできるように注意しましょう。

メールでのやり取りはどんなことに気を付けたらいいの?

では、企業側に好印象を残すためにはどんなメールを作成すれば良いのでしょうか。
企業にメールを送る際はとても緊張しますし、どんな内容を送れば問題が無いのか悩んでしまう人も多いと思います。
そこでここからは、メールを作成するうえで気を付けたいポイントをお教えします。

本文の構成をしっかり覚えよう!

まずは、メールを作成するうえで本文の構成をしっかりと考えることが大切です。
メール本文は宛先、挨拶、本文、締め、署名の流れに沿って作成を行います。
本文を作成する際のポイントとしては、内容は伝えたいことを簡潔にわかりやすくまとめるということです。
だらだらと前置きを長く書いたり、わかりにくい言葉を用いたりせずに結論から先に伝えることを意識すると、相手が読みやすい文章を作成することが出来ます。

返信は迅速に!送る時間にも注意しよう

次に大切なのは、メールを返信する時間です。
企業から届いたメールは出来るだけ早く返信するよう心がけましょう。
そうすることで企業側へ志望度の高さを伝えることも出来るからです。
そのため、遅くとも24時間以内に返信するよう注意しておくことが大切です。
また、返信する際には送信時間についても注意をするようにしましょう。
メールは相手の就業時間内に送ることが好ましいとされていますので、午前9時頃から午後10時頃までの時間内に返信するように心がけましょう

件名は変えずにそのままで

企業から届いたメールに返信をする際に、件名は変えないように注意してください。
返信の際には件名に「Re:」の文字が付いた状態になるかと思います。
この「Re:」を付けたまま返信を行うことで一目で返信である旨が確認できるうえ、件名を変えないことで担当者がメールを探しやすくなるなど、担当者側の負担を減らすことが出来るからです。
ただし、何度もやり取りが続くと「Re:」の文字が件名に連続で続くようになってしまいます。
すると件名も表示されなくなり、件名から内容を把握することが難しくなりますので、その場合は「Re:」の表記を一つにするように件名を調整しましょう。

本文はそのまま残しておこう

また、メール返信を行う際に本文中に相手が作成した本文が引用され残りますが、この引用文は消さずに残したまま送信するようにしましょう。
一見、相手の作成した本文をそのまま残すことは失礼のように感じるかもしれませんが、本文を残すことで過去のやり取りをすぐに確認できるという双方へのメリットがあります。
本文を残していない場合、受信履歴や送信履歴から過去のメールを確認する必要があり手間が発生してしまいますので、引用を活用するようにしましょう。

最後の署名は絶対に忘れずに!

個人で企業とメールのやり取りを行う際に、ついつい忘れがちなのが本文の最後に記載する署名です。
普段の生活の中で署名を作成し利用する機会はなかなかありませんので、名前だけを記載して送信する方も多いと思いますが、企業とのやり取りは大切なビジネスの場です。
自身の名前、郵便番号と住所、電話番号、メールアドレスといった連絡先をしっかりと記載してください。

言葉遣いや表記には気を付けよう

本文を作成するうえで大切な最期のポイントは、言葉遣いや表記のバラつきなどに注意するという点です。
誤字脱字はもちろんですが間違った敬語を使っていないか、言葉の意味を勘違いして使用しているものは無いかを送信前にしっかりと確認しましょう。
また、意外と見落としてしまいがちなのが表記のバラつきです。
半角全角の表記が混じっていたり、ある場所では漢字表記だったものが別の場所でひらがな表記になっているなど、バラつきがあると読みづらい文章になってしまいます。
どちらも送信前に確認することで失敗を防ぐことが出来ますので、必ず事前にチェックを行いましょう。

実際に面接の日程のメールにはどんな返信をすればいいの?

メールを作成する際に大切なポイントがわかったところで、ここからは日程調整の際に具体的にどんなメールを送ると良いのかを考えてみましょう。
メールを作成する時には、前述のポイントをしっかり押えることが大切です。

日程に問題が無ければ承諾とお礼を伝えよう

企業から提示された面接日程に問題が無ければ、日程に関する承諾と日程調整を行ってもらったことに対する感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。
日程調整は人事担当者や面接官が話し合いを重ね、実際の業務時間を割いて行っているものですので、しっかりとお礼を伝えられるようにしておきましょう。

日程に問題が!そんな時はちゃんと理由と日程を提示しよう

次に企業から提示された面接日程で都合がつかなかった場合には、必ず都合がつかない理由を説明し、こちらから都合のよい日時を複数提示するようにしてください。
ただし、都合のつかない理由を詳しく説明する必要はありません。
「別件がございまして」「都合が悪く」などと、少しぼかした表現で問題ありません。
また、いくつか都合のよい日時を提示することで日程調整を行いやすくすることが出来ます。

こちらが日程提示を行う時は、選択肢を多く

また、場合によっては企業から日程の提示がなく、応募者から面接希望日を提示するよう指示があることもあります。
その際には、都合の良い日時を複数、出来るだけ幅広い候補を提示するように心がけましょう。
そうすることで複数回企業とのメールやり取りを行う必要がなくなるからです。
ただし、幅広い候補を提示しても企業側の都合が合わない場合もありますので、「この日時で調整が難しい場合はお申し付けください。」と一言添えることで相手に丁寧な印象を与えることが出来ます。

決まった日程がダメになってしまった!そんな時はまず謝罪を

一度は日程調整が完了し双方間で面接日程が決まっていたものの、やむを得ず面接に行くことが出来なくなり日程の変更が必要になった場合、理由を添えて日程の再調整をお願いしたい旨を連絡しましょう。
この場合はメールのみの連絡ではなく、電話でも謝罪を伝えることで誠実で真面目な印象を与えることが出来ます。
面接調整には多くの社員が関わっており、また面接は業務時間を割いて行ってもらう作業ですので、しっかり謝罪を伝えてください。

好印象を残すために大事なポイントとは?

メールを送る際に大切なポイントや、具体的なメール作成方法がわかりましたね。
では、ここからは好印象を残すために気を付けたいメールを作成するうえでのポイントをお教えします。

迅速なレスポンスで好印象を!

まず大切なのが相手に早く返信をするということです。
レスポンスの早い人というのは、仕事をする上でもしっかりしたマメな人が多いと言われており評価が高い傾向にあります。
レスポンスが早いことで面接の調整などが用意に進むといった利点もありますので、返信は早く行いましょう。
ただし、転職活動中ではあるもののまだ現職を辞めていないという方は要注意です。
勤務時間中に返信をしてしまうと、本当に仕事をしているのだろうか、と相手に思わせてしまう可能性もありますので、就業中の人は業務時間外や休憩時間中に返信するようにしましょう。

内容は簡潔でわかりやすく

次に大切なのが、メール文面を簡潔でわかりやすく作成するということです。
人事担当者は大量の応募メールの対応を行っていますので、一つひとつのメールに時間を割くわけにはいきません。
わかりにくい内容や長いメールには確認に時間を要し、担当者への負担になってしまいますので注意が必要です。

読む人の立場に立ったメール作成を

最期に大切なのが、メールを送る際に相手の状況や気持ちを考え配慮するということです。
相手のことを気遣ったメールを作成することで、相手を思いやり円滑に仕事を進めることが出来るという印象を与えることが出来ます。
もしも自身が担当者だったらと想像しながら、自身の作成したメールを読み直してみましょう。
そうすることで、実際の担当者にとって負担の無い、読みやすいメールを作成することが出来るでしょう。

面接後にはお礼メールを送ろう!

企業担当者へ好印象を残すポイントを知ることが出来ましたね。
では、最後に面接後にぜひ送りたいお礼メールについてご紹介します。
お礼メールを送ることで更に好印象を残すことが出来るのです。

お礼メールを送ることで更なるアピールを!

面接後にお礼メールを送らないからと言ってマナー違反になることは決してありません。
しかし、お礼メールを送ることで企業に対する志望度の高さを伝えることが出来たり、丁寧な対応から誠実な印象を与えることが出来るのです。
採用に関する試験が終わったからと言って気を抜くのではなく、お礼メールを送ることで更に自身をアピールしてみてはいかがでしょうか。

メールでのお礼は早く送ろう

お礼メールを送る際に大切なのは、面接後すぐにメールを作成し送信するということです。
メールの利点はすぐに連絡が出来るという点にありますので、面接当日中、遅くとも面接翌日までにはメールを送ることが大切です。
早くお礼を伝えたかった、という気持ちを相手に伝えることが重要なのです。

お礼メールの内容とは?

お礼メールを作成する際にも内容を簡潔なものに出来るよう注意しましょう。
本文構成としては、まず面接の時間をもらったことに対するお礼を伝え、その後面接から得られた知見や面接への感想を伝え、最後に企業に対する志望度の高さを記載しましょう。
あまりに長い文章を作成すると相手のことを思いやれていない、マイナスな印象を与えてしまいますので短い文章で上記のポイントをしっかりと押えましょう。

ただの連絡手段だと思わずに!丁寧なメールでアピールしよう

いかがでしたか。
メールはただの連絡手段ではなく、上手く活用することで自身のことをしっかりとアピールできる絶好のチャンスなのです。
確認などに時間がかかり手間に感じることもあるかもしれませんが、メールはせっかく企業と繋がれる場なのですから、有効的に使うことが出来るようポイントを押させてメールを作成してみましょう。

 

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