大学事務の仕事とは?転職活動で問われるスキルやポイントもあわせて解説

大学事務の仕事とは?転職活動で問われるスキルやポイントもあわせて解説

事務職の中でも実は人気が高い「大学事務」の仕事。
一般企業の事務との違いは、どんなところにあるのでしょうか。
転職前に知っておきたい、大学事務の仕事内容や必要な資格などについて、詳しく解説します。
「大学で働いてみたい」という方はぜひ参考にしてみてくださいね。

転職活動のその前に。大学事務の仕事内容とは

意外と知られていない大学事務の仕事ですが、実際にはどんな業務を担っているのでしょうか。
大学ならではの仕事もありますが、中には一般企業と同じような仕事もあり、実に多種多様な役割を持っています。
転職活動をはじめる前に、詳しくおさえておきましょう。

施設管理や総務・経理業務が大半

大学事務の仕事は、学校施設(備品)の管理や総務・経理業務が大半を占めます。
来客の応対や電話の取次ぎ、郵便物の配布などといった総務業務はもちろん、経費の精算などといった経理の業務も、大学事務スタッフが担います。
また、大学事務ならではの業務としては、たとえば、教室や施設の予約などといった業務や教授のサポート、学生さんのサポートがあります。

大学によって大きく異なる事務の仕事

「事務スタッフにどういった仕事を任せるのか」といった業務の範囲は、大学によっても異なります。
また、実際に担当する業務も、募集されている求人情報によって異なるので、必ずしも経理業務を担当するというわけでもありません。
中には、広報誌の作成などといった大学の外に向けた業務を中心に担う大学事務の募集もあります。

また、留学生が多い学校では、その相談に乗ることもしばしば。
住まい探しやビザの取得など、幅広いサポートをまかされることもあるので、転職活動時に語学力を問われることもあります。

残業が少ない部署が多い

転職活動をする際、残業の有無は大きな項目ですよね。
一般企業に比べると、大学事務は残業が少ない求人が多いと言われています。
ワークライフバランスを考えた際にも、大学事務は非常に魅力的で、女性の転職先として人気というわけ。
もちろん、全く残業がないというわけではありませんので、転職の際に残業時間が気になる方は、事前に確認されることをおすすめします。

大学事務は転職市場でも人気が高い!

先に挙げたような理由から、大学事務の求人は転職市場でも人気です。
たくさんの転職希望者が集まることから、選考では、事務経験者が優遇されることも多いのだとか。
中途採用は、良い応募者がいればすぐに採用活動が終了してしまうため、転職活動中は早めの応募が肝心です。

転職に有利なのはどんな人?大学事務で求められる資質

ライバルが多い大学事務への転職活動。
経験者に負けずに自己アピールするには、大学側が求める人材像を知っておくことが大切です。

コミュニケーション能力が重視される

大学事務で特に重視されているのがコミュニケーション能力。
「大学」という特殊な環境ではありますが、仕事をする上でのビジネスマナーや人としてのコミュニケーションが大切な点は、一般企業と変わりありません。
同じ事務スタッフとのコミュニケーションはもちろん、来客対応や電話応対など、対外的なコミュニケーション能力も問われます。
また、様々な学生に対するサポートを行う上でも、窓口で対応したり、積極的に声をかけたりすることがあるため、対話力は重要です。
学生さんに安心して学業に専念してもらえるよう、自然に笑顔が出るような方がむいているかもしれませんね。

コツコツ型、サポート好きの方も大学事務は向いている

大学事務に限ったことではありませんが、事務の仕事は誰かを支えたり、サポートしたりする業務が大半を占めます。
そのため、地味な作業でもコツコツと進められるような方の転職先として向いているのは、大学事務でも同じです。
その他、類の管理や施設・設備の管理など、細かい仕事も確実にこなせるという「正確性」も事務の仕事では求められます。

面接時には、身だしなみや言葉遣いも重要ポイント

学生や教授のサポート役ともなる大学事務は、身だしなみや言葉遣いも大切です。
電話応対や受付対応することもあるため、大学の顔としてきちんとした対応が望まれます。

転職活動中の身だしなみや言葉遣いは、面接時に見られています。
ヘアスタイルやスーツに清潔感があることは、転職活動の基本中の基本。
面接で緊張していても、敬語をきちんと使えるようにシミュレーションしておきましょう。

未経験者の転職はOK?大学事務に必要なスキルや資格

大学事務への転職では、どんなスキルがアピールできるのでしょうか。
転職時に特別な資格が必要というケースよりも、どちらかというと資格不問の求人が多いのですが、中には、経験や資格を問う求人もあります。
転職活動で使えるスキルを紹介します。

基本的なOAスキルは必須

一般的な事務の求人同様に、大学事務の求人でも基本的なOAスキルは欠かせません。
ExcelやWordの基本的な操作は必須と言えるでしょう。
一般企業でオフィスワーク経験があれば、大学事務でも大いに活かせます。

OAスキルのレベルを客観的に示すのであれば、「マイクロソフトオフィススペシャリスト(MOS)」が便利です。
信頼性の高い資格として転職活動では広く用いられていますので、事務経験がないという方でもOAスキルを証明するのに使えますよ。

簿記検定が必要なケースも

大学事務では、経費精算などの経理補助業務を行うことがあります。
経理事務の経験はないという方でも、簿記検定があれば、転職に有利になることがあります。
これから大学事務を目指すという方は、転職活動中に受験してみるのもおすすめです。

簿記検定には色々なものがありますが、一番有名なのが「日商簿記」。
1~4級までありますが、実務で使えるレベルとなると2級以上が望ましいとされています。
業務で使うことを考えてみると、簿記資格不要の求人でも、勉強しておくと役に立つかもしれませんよ。

英語力が重視される傾向に

外国人講師や留学生を抱える大学が多いことから、転職時に英語力を求められるケースが増えています。
特に、留学生が多い大学の場合は、英語力があると転職にも有利です。

大学事務の求人では、学生や外国人講師とコミュニケーションが取れればOKというケースが大半ですので、英語の実務経験が問われることはあまりありません。
日常会話に困らない程度の語学力があり、意思疎通ができるのであれば、強いアピールになります。

英語力を客観的にアピールするのであれば、TOEICを受験しましょう。
転職活動で使うのであれば、スコアで言うと600点は欲しいところ。
大学事務としては、留学経験や海外滞在経験だけでもアドバンテージになりますが、転職を機に英語を使った仕事がしたいという方は、一度受験してみることをおすすめします。

未経験可、資格不要の求人もアリ!

いくつかの資格を紹介しましたが、大学事務の求人は未経験可・資格不問というものも中にはあります。
資格はさておき、「未経験可」という言葉には注意も必要です。
というのも、「大学事務」としての経験はなくても、PCスキルが必須だったり、事務経験を必須としたりするケースも多いからです。

また、「事務未経験者でもOK!」という場合でも、応募者に事務経験者が多いとどうしても転職では不利になりやすいのが実状です。
できるだけ採用担当者にアピールするには、資格取得のほか、転職エージェントの講座などを利用するのもおすすめ。
PC講座などをうまく活用してスキルアップを目指し、上手なアピールにつなげてみてくださいね。

大学事務に転職する際は、求人情報をくまなくチェック!(まとめ)

大学事務の仕事内容は幅広く、所属部署によっても業務内容は大きく異なります。
「学生対応がしたい!」と意気込んで転職したものの、「まったく違う仕事だった」なんてことならないよう、転職活動では求人情報をしっかりと確認しておきましょう。
経験不問、資格不要の求人もありますので、これを機に事務職に転職したいという方も、チャレンジの価値ありですよ!

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