【例文あり】転職面接の辞退はどうしたら?の疑問に答えます

【例文あり】転職面接の辞退はどうしたら?の疑問に答えます

転職活動が順調に進み、希望の企業からいい返事がもらえそうなので他の会社の内定を辞退したい。
相手に失礼のないように辞退するにはどのようにすればいいの?
行かない会社なのだからビジネスライクにメールで簡単に済ませていいのでしょうか。
その悩みにお答えします。

選考途中の辞退について

何社か受けていて途中で希望の企業に内定が決った、一次面接に行ったものの思っていた企業のイメージとは違っていたなど、選考途中で採用を辞退するケースはいろいろあるでしょう。
どんな理由にせよ辞退したい場合は速やかにその企業に連絡をしましょう。
予定している面接日に行かなければ辞退と受け取ってくれるだろうなどという考えは厳禁です。

中途採用の場合、応募者にあわせて採用スケジュールを組んでいることが多いので、企業側に無駄な時間を使わせないためにも、辞退すると決めたら一刻も早く連絡してください。
その企業に就職しないのだからどう思われてもいいという考えもよくありません。
もしかしたら転職先で取引先になる可能性もありますから、辞退するにしてもお互いがしこりが残らないよう、失礼のないように行いましょう

内定をもらってからの辞退について

転職の場合応募した企業から内定をもらったらなるべく早めに入社するかどうかの意思表示をしなければなりません。
しかし、第二志望の内定が先に出た場合、第一志望の結果が出るまで保留にしておきたいものです。
多くの企業は入社諾否の返事を待ってくれますが、それでも通常は2~3日長くても1週間が限度です。

法的には内定は入社日前であればいつでも辞退することができます。
「内定受諾書」などを提出していた場合でも、そのような書面に法的な拘束力はありません。
だからといって「内定辞退はいつでもしていい」と考えるのは間違いです。
内定保留した後、または内定を受託した後でも、内定辞退を決めたら1日でも早く企業に連絡を入れましょう。
それが社会人として最低限のマナーといえます。

企業側はあなたに内定を出したことで他の応募者を断ったり、あなたを受け入れる準備を始めているかもしれません。
ギリギリで辞退を申し出た場合、企業側は改めて採用活動をしなければいけなくなり、その場合損害賠償などのトラブルに発展することもあります。
そんなトラブルを避けるためにも速やかな連絡が必要です。

誠意、お詫びの気持ちを伝えること

内定を辞退する旨を伝えるときは、電話でもメールでも「せっかく採用していただいたのに、お断りして申し訳ない」という誠意とお詫びの気持ちを伝えることが大切です。
企業側としては辞退されることも考慮はしていますが、それまでの採用に時間と労力をかけていますので、自分の為にそれだけの時間や労力を割いてくれたことに感謝の意を表しましょう。

辞退はどう伝えたらよい?

いざ辞退すると決めたもののどのような手段で伝えるのが誠意ある伝え方か迷う人もいるかと思います。
電話かメールでの連絡が一般的になります。
よっぽどのことでない限りわざわざ訪問して辞退を告げる必要はありません。
では、電話での連絡かメールを送るかどちらが良いか考えてみましょう。

連絡のタイミングは?メール、電話どちらがいい?

内定辞退を連絡する場合、「誠意を見せる」「迅速に」という点では採用担当者に直接電話を書ける方が適しているように思われます。
しかし最近は採用連絡をメールを通してする企業も多く、メールで連絡しても失礼になることはないでしょう。
また選考途中の場合はメールで済ませてしまっても何ら問題はありません。
メールで辞退を告げる場合もできるだけ早く、誠意ある文面で伝えることを忘れないようにしましょう。

辞退の理由はどう伝えればいい?

内定辞退の連絡をした場合、辞退の理由を聞かれると思います。
聞かれなければわざわざいう必要はありません。
ただ聞かれたら特にうそをつく必要もないので正直に伝えればいいでしょう。
「他社から内定をもらい、じっくり考えた結果、今回はお断りさせていただく」や「家族とも相談した結果、もう少し今の会社でやっていくことにした」など、自分の都合で申し訳ないが辞退したいという旨を伝えれば問題ないでしょう。

正直にとはいっても、待遇面や担当者との相性が悪かったなど、企業の気を悪くするようなことを言うのは避けるべきです。
他社の社名や給料条件など答えにくい質問がきた場合は、「その件ついてはお答えできません」と答えて大丈夫です。

辞退メールのポイント

メールで連絡する際にもいくつかの押さえておかなければならないポイントがあります。
「件名で辞退のメールだとわかるようにする」や「内定をいただいたお礼を忘れない」も重要ですが、特に「せっかくの採用を辞退して申し訳ない」という気持ちと、「メールでの連絡を詫びる」ことを忘れずに入れましょう。

申し訳ないという気持ちを伝える

メールでの連絡は電話に比べて申し訳ない気持が伝わりにくいものです。
ですから辞退して申し訳ないという気持ちは必ず忘れずに入れましょう。
貴重な時間を割いてもらったことに対する感謝と、辞退することでまた採用活動をさせてしまうことに対してのお詫びの気持ちを伝えることは非常に重要です。

メールでの連絡になってしまったことへのお詫び

メールで辞退を連絡することで軽んじられたと企業側が受け取ってしまうことも考えられます。
決して軽い気持ちで受験し辞退したのではないこと、電話によって採用担当者の手を煩わしたくなかった点をしっかり伝えるのもエチケットです。

辞退メールの例

辞退を連絡するメールの例文をあげておきます。
********************************************************************************
件名:内定辞退のご連絡

株式会社○○○
採用担当 △△様

この度貴社から内定をいただきました山田と申します。
先日は、内定のご連絡をいただきありがとうございました。心より御礼申し上げます。
しかし誠に勝手ではございますが、□□□□の事情により内定を辞退させていただきたいと存じます。
△△様をはじめ、人事の皆様に貴重なお時間を割いて選考していただいたにも関わらず、このような返事となり誠に申し訳なく、心よりお詫び申し上げます。
誠に身勝手ではありますが、何卒ご容赦いただきたく、お願い申し上げます。
本来は、直接お伺いしてお詫びすべきところ、メールでの連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展と皆様のご活躍をお祈り申し上げます。

<署名>
氏名:山田太郎
メールアドレス:○○××AA123@□□.jp
住所:郵便番号
自宅住所:(都道府県から町名、番地、建物名、号室を正確に記載)
連絡の取れる電話番号
*******************************************************************************

転職エージェント等が介している時は?

転職エージェントを通して転職活動している場合は、あなたが企業側に直接連絡する必要はありません。
エージェントの担当者に辞退の意志を伝えればエージェント側が企業に連絡してくれます。
ただその場合も辞退することを決めたらすぐ連絡を入れましょう。

エージェントを介している場合は辞退の理由を必ず聞かれますが、エージェントには正直な本当の理由を伝えてください。
エージェント側に率直に伝えることで、今後のあなたの希望に沿った求人を紹介してもらいやすくなります。
条件面の理由での辞退であれば、エージェント側が企業側に交渉してくれることもありますので、ありのまま伝えましょう。

本当に辞退していいのかを考える

第一志望から内定が出てその他を断る場合いいですが、イメージが違ったや条件面でも希望にそぐわなかった理由で辞退する場合でも、辞退を伝える前に今一度よく考えましょう。
疑問がある場合は、採用担当者に何度も確認してそれでも自分には合わないと思った時点で辞退を連絡しても遅くはありません。
辞退は早めの連絡が鉄則ですが、あまり考えず早まって辞退をしてしまってあとから後悔することのないようにしましょう。

本命の条件や業務内容をもう一度確認

本命とその他にも内定をもらった場合、すぐに第一志望の会社に入社希望を伝えたくなるでしょうが、本当にその会社が自分の能力に合っているのか、希望条件を満たしているのかを確認してから返事をするようにしましょう。
比較してみたら内定をもらった他社の方が、もしかしたら自分に合っている会社である可能性も低くありません。
辞退を連絡してしまった後から後悔しない為にも、自分が応募した企業の情報は最後の返事をする前にもう一度見直し、比較検討し十分に考えましょう。

辞退は慎重に考え、決めたら即連絡

転職中の場合、企業から内定をもらえると嬉しくてすぐ入社承諾の返事をしてしまいそうですが、何のために自分が転職しようとしているのかを考えて、慎重に返事をすることが大切です。
ただし、辞退を決めたら迅速に企業に連絡を入れることは、転職をする社会人としての最低のマナーと覚えておきましょう。
素早い連絡があなたと企業側両方の為だということを忘れずに。

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