退職の基本!上司への退職メールのマナーとは

退職の基本!上司への退職メールのマナーとは
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これまでお世話になった上司には、退職前に一言あいさつすべきもの。
直接顔を合わせる機会が少ない方には、メールでのあいさつでも問題ないとされていますが、注意すべきポイントはいくつかあります。
メールで退職を伝える場合の書き方やマナーについて解説します。

退職のメールはいつ送る?

退職を知らせるメールは、どのタイミングで送るのが正解なのでしょうか。
退職を決めてからメールを送るまでには、一連の流れがあります。

公表してもいい時期になってから

「退職しよう!」と決めたからといって、すぐに周りに公表してもいいかというと、そうではありません。
退職を決めたら、まずは直属の上司に相談。
そこで、具体的な退職日を決め、改めて退職願を提出するのが一般的です。退職の申し出は、退職日の1~3ヶ月前に行います。
そのあとは、業務上の都合が優先される方から、退職することを伝えます。
上司・先輩だからといって、優先度が高くなるわけではありません。

最後の挨拶として贈るのが一般的

社外の方の場合、後任を引き合わせるなど引継の関係があるので、2~3週間前には伝えることが一般的。
社内の場合は、退職前の「最後の挨拶」としてメールしましょう。
社内向けには、最終出社日に送ることも珍しくはありません。
ただし、具体的に「いつ」とタイミングを決めるのは少々難しく、企業によっては、1週間前には送るべきとする暗黙のルールがある場合も。
これまでに受信したメールを参考にする、あるいは、上司や人事に相談してみるようにしてみてください。

上司への退職メールのポイント

上司宛の退職挨拶について、具体的なメール作成時のポイントをまとめました。
失礼がないような挨拶文をめざすには、次のような点に注意しましょう。

件名は「退職のご挨拶」

退職の挨拶を送る際は、件名に分かりやすく「退職のご挨拶(氏名)」と書きます。
「お世話になりました」「ありがとうございました」などとしてしまうと、単なるお礼メールととらえられ、後回しにされることも。
一番分かりやすい「退職のご挨拶」という表現を使用しましょう。

退職理由は明記しない

退職を知らせるメールではありますが、退職理由を明記する必要はありません。
「一身上の都合」とします。
結婚などおめでたい理由の場合は、退職理由として記載してもよいでしょう。

連絡先は書く?書かない?

退職後も連絡を取りたいと思う方の場合は、私用の連絡先を追記した方がいいでしょう。
今後も関係が継続できるのは、残される側としてうれしいものですが、必ず書くべきというものではありません。
これまでの関係性などを元に、どうするのか決めてみてくださいね。

エピソードがあるとベター

退職メールは、退職の事実を知らせるとともに、お世話になった方に感謝を述べるメールでもあります。
できれば、一緒に仕事をした際のエピソードを添えたメールが送れるといいですね。
より感情がこもったメールになり、感謝が伝わりますよ。

一般的なメール例

以上のポイントをふまえ、メールを作成すると以下のようになります。
参考にしてみてくださいね。


営業部
部長 ○○□□様

お疲れ様です。
業務部 □□です。
一身上の都合により、本日を持ちまして退職することとなりました。
本来、直接ご挨拶すべきところ、メールにて失礼いたします。

入社したての頃、○○部長には本当に多くのことを学ばせていただきました。
壁にぶつかるたびに叱咤激励のお言葉を頂戴し、ここまでくることができました。
本当に感謝しております。ありがとうございました。
まだまだ未熟者ではございますが、これまでの経験をこれからの人生にも活かして参りたいと思っています。

今後の連絡先は下記になります。
何かありましたら、ご連絡いただけると幸いです。
メール:
電話:

最後になりますが、これまでのご厚情に感謝するとともに、ご多幸とご健勝をお祈り申し上げます。
今まで本当にありがとうございました。
□□ □□(氏名)

退職メールの注意点

メール作成のポイントを抑えたところで、やってはいけない注意点も紹介しておきます。
上司に送る場合は、特に以下の3点に注意しましょう。

一斉送信はNG

上司に退職メールを送る場合には、一斉送信は不向き。
以前所属していた部署の方に送る場合などは、一斉送信として「Bcc」にあて先を追加して送信することはありますが、上司には必ず直接メールをするのがマナーです。
他の方との一斉送信は失礼にあたりますので、やめましょう。

親しい間柄でも愚痴はやめましょう

退職の挨拶をする際に、これまでの愚痴を書いてしまうのはNG。
メールは記録として残りますので、「最後まで愚痴を言う人」という印象も残すことに。
そもそも、退職のメールは感謝の意を述べる場ですので、読み手もすっきりとした気持ちで読めるよう、内容には配慮しましょう。

間違いがないように細心の注意を

上司へのメールに限ったことではありませんが、退職の挨拶の際はくれぐれもミスがないよう注意してください。
上司の所属や肩書はもちろんのこと、お世話になった時期やエピソードなど間違いがないよう気を付けましょう。
そのためにも、メールの文章は使いまわししない方がいいですね。

感謝の気持ちが分かるメールに

「立つ鳥跡を濁さず」という言葉があるように、退職する際は、きれいさっぱりとした印象で去りたいもの。
お世話になった方に、きちんと感謝の気持ちを伝えることで、あなた自身の印象もぐっと変わります。次のステップに向けたスタートを切る気持ちで、丁寧に対応してみてくださいね。

 

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