デスク周りの整理で仕事効率とやる気がアップ！デキル人の片づけ術
- カテゴリ名：一歩進んだ仕事術
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「仕事ができるかどうかはその人のデスク周りを見ればわかる」と言われるぐらい、デスク周りの状態は仕事の出来・不出来に影響を与えます。
仕事ができるようになりたければ、まずはデスク周りの整理に取りかかりましょう。
ここでは、デスク周りの整理が仕事に与える影響と、整理方法を紹介します。
デスク周りを整理すると仕事がはかどるワケ
子供の頃に親から「片づけしなさい！」と言われても、納得して行ったという方は少ないのではないでしょうか。
片付けの目的が分からないため、渋々手を付けるのかもしれませんね。
会社でのデスク周りの整理も同じ。
整理する目的が分からないままではやる気が起きず、継続的にデスク周りを整えることもできません。
ここでは、デスク周りを整理する目的を紹介します。
探しものの時間をなくす
一般のビジネスマンが何かを探している時間は、年間で150時間にもなると言われています。
150時間もあればできる仕事はいくらでもありますよね。
何がどこにあるのかが一目でわかり、いつでもすぐに取り出せる状態にする、これで多くの無駄な時間を省くことも可能になるはずです。
探しものの時間をなくすことで、より多くの有益な仕事ができるようになるでしょう。
イライラせず仕事に取りかかることが可能
探しものがないということは、業務が効率的になるだけでなく精神面への良い影響もあります。
「今必要なものがない」という状態にイライラした経験がありませんか？
何かを探すストレスは精神的な安定を奪います。
やるべき仕事を計画通りに進めることができなければ、大きなストレスを感じて気持ちに余裕がなくなり、仕事もうまくいかなくなるでしょう。
また、散らかっていて物がいろいろと目に入る状態は、集中力の妨げや無力感、意欲の低下にもつながると言われます。
ただでさえ仕事は外部からのさまざまなストレスを受けるもの。
探しもののストレスなど自身で軽減できるものは極力なくしていきたいですね。
人の時間も奪わない
「ハサミを貸してくれませんか？」「君、あの資料すぐに出せるか？」など、職場の人から何か貸してほしいと依頼されることがあるでしょう。
優秀なビジネスマンであれば、他人の時間は奪わないということを考えたいもの。
ハサミや書類を探す時間は相手にとっての「待ち時間」です。
他人の貴重な時間を奪わないためにも、依頼にすぐ対応できるよう、物の在りかを把握しておきたいですね。
書類の紛失や納期オーバーを防ぐ
デスク周りが汚いと、ミスを誘発しやすいものです。
書類の山から大事な書類がでてきてその納期が昨日だったとか、重要な契約書を紛失してしまったとか、デスク周りの汚さが引き起こした重大なミスに心当たりがある人もいるのではないでしょうか。
電話がかかってくる、上司から急な仕事の依頼を受けるなど、今やっている仕事を中断されることはよくありますよね。
その際にデスク周りが汚いと、慌てて置きっぱなしにした書類がなくなってしまうなんてことも起こり得るでしょう。
デスク周りを整えることはミスをなくすための基本なのです。
仕事効率がアップするデスク周りの片づけ術
デスク周りの整理をする目的は「探す時間をなくして業務の流れをスムーズにする」こと。
そのためにどんな工夫をすればいいのでしょうか。
ここでは、デスク周りの整理方法を紹介します。
目指すのは必要なものがすぐに取り出せる環境
職場における整理整頓は、おしゃれにする必要もなく、きっちり並べてあればいいというわけでもありません。
もちろん結果的には見た目もすっきりして快適になるのですが、最大の目的は必要なものをすぐに取り出せる状態です。
まずはこの状態を目指すということを心がけて整理整頓に取り組みましょう。
引き出しの中は「仕切り」を作るのがポイント
いくらデスクの上がきれいでも、引き出しを開けたらぐちゃぐちゃでは意味がありません。
引き出しの中には文房具や書類など、業務上必要なものを入れますよね。
特に文房具はこまごましていて乱雑になりやすいため、細かく仕切りを作って整理するのがポイントです。
仕切りは100円均一や文房具店などの収納グッズコーナーで手に入れることができますし、お菓子の箱や缶、厚紙などでお金をかけずに作ることも十分可能。
文房具を種類ごとに分けて仕切るようにすると使いやすいですよ。
例えば「ペン類」「ホッチキスやハサミ」「ふせんやメモなどの紙もの」などとわけていきましょう。
よく使うものほど手前にくるように収納すると、さらに取り出しやすくなります。
頻繁に使うものだけをデスクに出しておく
デスクの上に物がいろいろと置いてあると、目につきやすく集中力を削がれてしまいます。
極力物が置かないようにしたいですが、よく使うものを都度引き出しから出すのも手間ですよね。
そこで、頻繁に使うものだけを厳選してデスクの上に出しておくようにしましょう。
オフィスワークであればペン類は必須でしょうから、ペン立てに必要な分だけを差して出しておくのはいいでしょう。
デスクの上にあるのは業務上よく使う文房具と今やる仕事に関わるものだけ。
今の業務中に次の業務が気にならなくなって、集中力を高めて行うことができますよ。
資料はカテゴリー別に分ける
仕事用の資料は、「急ぎ」「重要」「時間があるとき」など、優先度や重要度によって分類わけして整理すると効果的。
フォルダを作成して分けておき、急ぎや重要な案件のフォルダは毎朝見るようにすれば、うっかり仕事を忘れて慌てることもないでしょう。
「今手があいた！」というときや、余裕があるときにやりたい「時間があるとき用業務」については、毎日見る必要はないですよね。
ただし、後回しになりがちで溜めると一仕事になってしまうので、3日に1回、最低でも1週間に1回ぐらいは見るようにするといいでしょう。
書類は重ねず立てかける
書類を見やすく整理するための鉄則があります。
それは「重ねない」こと。
書類は重ねず立てかけることを心がけると、探す手間が大きく省けます。
デスク上にラックを置く、引き出しに入れて整理する場合も、同じ大きさのファイルやフォルダを使って収納すると見た目もスッキリしますよ。
立てて収納した方がスペースを有効に使えますし、一番奥にある書類も難なく取り出すことができるでしょう。
ただし、使用頻度が高いものを手前に入れること。
文房具などの備品を整理するときと同じ考え方ですね。
スペースが心の余裕に
デスクの形にもよりますが、一般的によく使われる袖机は引き出しの深さが異なっていて、用途に応じて使い分けができるようになっていますよね。
その中でもっとも浅い引き出しのうち、最低でも1/2スペースは、何もいれない状態にしておくことをおすすめします。
ここは、作業が途中になっている書類の一時保管場所として使います。
席を立つときに入れておくと大事な書類を見られる危険もないですし、誤ってどこかに書類が飛んでいってしまうこともありません。
いつでもスペースを部分的にあけておくことで気持ちの面でも余裕ができ、落ち着いて業務に取り組むことができるでしょう。
心が和むアイテムを少しだけ
今までごちゃごちゃと物を置いてあった人には、何も置いていないデスク上があまりにも殺風景で、物足りないと感じるかもしれませんね。
その場合は、心が和む癒しアイテムを何か置いておくといいですよ。
小さなグリーンでも好きな動物の置き物でも、自分が好きな物をチョイスしましょう。
癒しアイテムの効力を発揮できるのも、デスク周りがきれいだからこそ。
アイテムを素敵に見せるためにも、常に整理を心がけましょう。
デスク周りの整理で劇的に仕事がデキルようになる！
物が少なく整理されたデスク周りになると、集中できていい仕事ができるようになります。
探しものの時間をなくすことで、結果的に残業時間を減らすことにもつながるでしょう。
仕事の質、かかる時間ともに改善されるので周囲からの評価アップの可能性もあります。
「自分は物がいろいろ置いてある方が落ち着く」と思う方も、試しにやってみてください。
劇的に仕事効率がアップして病みつきになるかもしれませんよ！
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