退職前の引き継ぎは計画的に！円満退職のために知っておきたい引き継ぎのコツ
- カテゴリ名：退職の手続き
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転職先が決まって、新しい生活への期待と不安で胸がいっぱいという人も多いでしょう。
次の職場のことばかりを考えてしまう気持ちは分かりますが、今の会社で業務を引き継ぐことの重要さを理解しているでしょうか。
引き継ぎ方次第では円満退職が叶わず痛い目にあうことも。
円満退職のためにもぜひ計画性をもって引き継ぐようにしましょう。
ここでは、退職時の引き継ぎの重要性とタイミング、注意点を解説します。
引き継ぎをしっかり行うことの重要性
会社は辞めれば自分とは関係のない場所になりますから、引き継ぎをしっかりする必要などないと思う方もいるかもしれませんね。
残された人のために引き継ぎをするという意味もありますが、引き継ぎは自分自身のためにも大切なことなのです。
ここでは、退職時に業務の引き継ぎを行うことの重要性を紹介します。
退職後の人間関係に関わる可能性
退職すれば今の会社の人と一生関わることはないと思っても、円満退職を心がけなければ後々面倒なことになることも。
世間は意外と狭いということがあり、知り合い経由で噂されたり、転職先で取引相手として関わる可能性もあるのです。
退職後の人間関係を良好に保つためにも、引き継ぎをきちんと行い、誠実な対応をしておきましょう。
自分自身の悪い評判が立たないようにしておくことは大切ですよ。
転職先に迷惑をかけないため
引き継ぎを適当に済ませると、残された人たちが困ってしまい、退職後も連絡してくることがあります。
転職した先で頻繁に電話を受けている姿を見られると「きちんと引き継ぎをしてこなかったのではないか。」と、転職先の人に疑われることになるでしょう。
転職先での時間を前職への対応にとられるのもいい迷惑。
せっかく雇ってくれた転職先に迷惑をかけないためにも、引き継ぎは完結させておきましょう。
退職トラブルに巻き込まれないため
引き継ぎをしっかりやらないと、それを理由に退職日を延長するように言われてしまうことがあります。
退職後に転職活動を始める予定であればまだいいのですが、転職先での入社日が確定している場合はトラブルの元。
実際にあった事例としては、引き継ぎがうまくいっていないことを理由にズルズルと退職日を先延ばしされ、内定先からの信頼を失って内定取り消しになったということがありました。
せっかくのチャンスを棒に振らないためにも、引き継ぎに手を抜くのは厳禁です。
会社員としての責務
もっとも基本的なことですが、引き継ぎをしっかり行って退職するのは会社員としての責務でもあります。
「残された人がなんとかする」は確かにその通りかもしれませんが、責任を果たさないまま辞めて転職しても、自分自身に負い目を感じるのではないでしょうか。
その気持ちは、自己評価や転職先での仕事に精神的な影響を及ぼします。
新しい場所で心機一転頑張るなら、やるべきことはやったうえで気持ちを切り替えるようにすることが大切ですよ。
引き継ぎの適切なタイミングとは？
職場の人に自分の業務を引き継ぐ際には、タイミングが大切です。
ここでは、退職時の引き継ぎをする際の適切な時期について解説します。
退職日が決まってから
もっとも大切なのは、退職日が確定してから引き継ぎをスタートさせるということ。
退職日が曖昧なまま引き継ぎを始めても、引き継ぐ方も困惑しますし、いつまで教えてもらえるのか不安にもなるでしょう。
退職日を流動的にしておいて引き継ぎが終わったら確定させるなんてことをしておくと、いつになっても退職できませんよ。
会社側も引き継ぎの不備を理由に退職を引き延ばしさせ、そのうち退職を取り下げてもらおいうと思うこともあるのです。
何事も、終わりが決まっていなけば今すべきことが明確になりにくいもの。
内定をもらったらまずは退職日を確定させ、そこから具体的な引き継ぎ予定を組むようにしましょう。
時間がかかるから計画的に
社会人経験がある程度あれば、よほど短い期間で辞めない限り、それなりの仕事量を抱えている人が多いでしょう。
1人分の仕事を他の人に振り分けて引き継ぐのはかなり時間がかかることです。
引き継ぎを始める前に、「誰に何をいつまでにどれぐらい」引き継ぐのか、しっかりと計画を立てておきましょう。あらかじめ予定しておかないと、退職直前になってバタバタすることになります。
本格的な引き継ぎは上司と必ず相談
自分の担当とはいえあくまでも会社の仕事。
自分の所有物かのように勝手に引き継いではいけません。
誰にどんな仕事を今後やらせたいかは、人材配置の面も含めて上司が判断すべきことですから、引き継ぎ内容は必ず上司と相談しましょう。
そのあとで引き継ぐ相手にも、上司と一緒の場で計画を伝えるようにすると、認識の相違が生まれずスムーズです。
スムーズな引き継ぎに必要なこと
引き継ぎをスムーズに行うためにはどんなことに気をつければいいのでしょうか。
ここでは、スムーズな引き継ぎのために覚えておきたいポイントを紹介します。
一人でできる事前準備がポイント
本格的な引き継ぎに入るのは退職が公にされてから。
それまでは、上司と自分だけが退職を知っているという状態が何日か続くことになります。
その間上司は職場の状況や別部署からの異動者なども踏まえて、誰に何を引き継ぐのか業務分担を考えていくことに。
引き継ぎを早くしたいと焦る気持ちは分かりますが、上司の頭の中ではしっかり進んでいますので、まずは自分一人で進めておけることに取り組みましょう。
必ずやっておきたいのは、誰にでもわかるマニュアルを整えておくこと。
口頭での引き継ぎだけではなくマニュアルを用意しておくことで、退職後に不要な連絡を受けることもなくなります。
すでにマニュアルが存在している場合でも、古く分かりにくいなどの理由で、誰も使っていない可能性もあるでしょう。
業務の洗い出しをしたら、一連のマニュアルを確認しておくことが大切です。
自分の都合を押し付けないこと
引き継ぐには相手がいますから、自分の都合を押し付けるような態度を取らないこと。
相手にも通常業務があるので、どのぐらい引継ぎに時間を取れるのかをまず相談しましょう。そのうえですべて引き継ぐには時間が足りないと思ったら、時間外などを使って引き継ぎ時間を増やすことは可能か、マニュアルのみで十分対応できる業務はないかなどを調整していきます。
相手からすれば辞める人がでたために自分の仕事が増えて大変になるわけですから、時間をとってくれて有り難いという気持ちを持つことも大切ですね。
特定の人ではなく多数に意識を向けること
誰か1人に集中的に業務を引き継ぐ場合、その相手にだけ迷惑をかけていると思いがちです。しかし実際には、1人が引き継ぎに時間を取られることで必ず他への影響がでているはず。
1人分の仕事を職場に置いてくるというのはそういうことなのです。
職場全体がバタバタして優先的にやるべきことがある場合は一時的に引き継ぎをストップさせるなど、全体を見つめた配慮も必要でしょう。
また、可能であれば1人にすべての業務を引き継ぐのではなく、複数人にまとめて伝えておいた方がいいことも。
例えば後輩に引き継ぐときは同時に、先輩にも伝えておくと、自分が辞めた後に後輩が困った場合に助けてもらえるでしょう。
外部の人には早めに挨拶を
営業職などで取引先に挨拶が必要な場合は早めの挨拶が基本です。
取引先にとっては、担当が代わるということよりも、その後の取引が滞りなく行われることが重要。
後任者と一緒に早めに挨拶しておくことで、「引継ぎがスムーズにできていて今後も心配ない。」と、取引先に安心感を与えることができます。
反対に、自分が退職してから後任者が挨拶に行くようだと、取引先に不安や不信感を抱かせる原因に。
自分の仕事を最後まで全うする意味でも、きちんと挨拶しておきましょう。
スムーズな引き継ぎが円満退職のポイント
引き継ぎは退職前の最後の大仕事。
計画的に行わないとスムーズな引き継ぎができず、職場の人に迷惑をかけることになるでしょう。
円満退職の妨げになる場合がありますので、引き継ぎをしっかり行うことの重要性は高いと言えるのです。
円満退職のためにも、新たなスタートを気持ちよく切るためにも、スムーズな引き継ぎを心がけましょう。
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