会議が楽しみ?! 効率化を実現したアイデア&ルール

会議が楽しみ?! 効率化を実現したアイデア&ルール

いい会議やミーティングに参加した経験はありますか?考えやすく、意見も出せる、終了時の気分は上々、議題を即行動に移したくてウズウズするような会議。世界中の企業が会議やミーティングを効率化するために試行錯誤しています。少しでも真似できること探してみませんか?

効率化必須!無駄になる会議の特徴

会議のスタイルや雰囲気というのは、企業や組織そのものを表していると言っても過言ではないかもしれません。
世の中の企業で行われている、無駄になりがちな、よくある会議の風景を覗いてみましょう。

集まるだけの定例会議

月に一回、週に一回、決められた日に同じ時間に同じ場所。
このこと自体が悪いわけではありません。
定例会議では、会議を開くことや出席することがメインになって、肝心の中身が薄くなりがちです。
情報共有は大切ですが、定例会議で報告されることのほとんどは、集まらなくても周知できることも多いようです。

意見が浮かびにくい会議

会議で話し合われる議題に関連性の低い人は、情報量が少ないことがらに対して思考することは難しいでしょう。
20人や30人の頭脳を集めたとしても、効果的にスピーディーに話し合いを進めることはできません。
議題に関連性の低い社員たちにとって、貴重な業務時間を削るだけの時間になってしまいがちです。

意見が出しにくい会議

幹部や組織に影響力のある人の意見だけが尊重される会議では、一般社員は、会議の場にいるだけになりがち。
積極的に意見が受け入れられる雰囲気が欠けていると、意見を出すことを躊躇する機会が増えるばかりです。
一部の人だけの意見で進められる会議は、せっかくの現場の声が反映されにくいというのもデメリット
出された結論は、会議をしなくても判断できたのでは?という内容に留まってしまうようです。

会議を効率化したアイデア

時短業務が推奨される中で、世界でも日本でも、会議やミーティングのスタイルが見直され始めています。
自分が参加しているいつもの会議の雰囲気と比べてみてください。
会議スタイルを変えて、時間や無駄の削減を叶えたアイデアを紹介します。
効率化だけでなく、毎回毎回の会議の質も上がり、しっかりと現場業務に直結しているようです。

仕事の堅苦しさを感じさせないゆるゆる会議

会議のスタイルが意見を出す姿勢や思考に影響を与えるようです。
ゆるゆるといっても遊び気分というわけではなく、緊迫感を生む要素を排除することで意見喚起されています。

緊迫感を生む要素のひとつとなる、意見に対する「No」(否定)を禁止するルールを徹底。
会議中は最大限の集中ができるように、30分ごとに休憩をとることも決められているようです。
ブレインストーミングの際に判断や査定をしないというルールを設定している企業もあります。
考えも夢も制限なしで描いてみることを重要視した会議の例です。

スタンディングで脳活性を促す会議

会議の部屋からイスを無くして、立ったままや動きながらの会議は、世界中の多くの企業に取り入れられている手法。
立つという身体的に活発な状態を保ったときは、心拍数や血流がUP!
脳が活性化され、集中力や思考力に大きな差が出ることが分かっています。
どっしりと身体を椅子に構えて静的な状態で会議を行うより、クリエイティブなアイデアが出てくるようです。

事前にそれぞれに考えさせる会議

会議が行われる前に議題を参加者に、メールや書面などで配布。
このことは、多くの企業が会議の効率化のために行われているようです。
一歩進んで、そのことに対する意見や考えではなく、解決策を持ち寄ることを宿題にしている企業もあります。

意見を出し合い、結論として方向性が決まり、その後に詰めるというステップを大きく削減。
議題から解決策をすでに自分の思考で一巡しているため、意見だけでなく必要な情報の準備もできていることは、会議の中の意見を活発にするでしょう。
詰める段階の解決策の内容を議論することがメインになるので効率効果は高いようです。

タイムリミットを設ける会議

通常でも、会議時間は、30分~1時間などあらかじめ決められているでしょう。
参加者が実際の会議の中で時間の経過を意識することは稀。
会議時間を15~20分など、敢えて短く設定し、会議全体に一種の追い込み感を出すことで意見が活発になった事例もあるようです。
タイムリミットの提示の仕方もさまざまで、参加者の目に付くプロジェクターのスクリーンに時間のカウントダウンを表示させたり、会議室にストップウォッチを持ち込んで、時間の意識化に成功している企業も。

会議を効率化するマナー&ルール

会議を有意義な内容にし、かつ、効率的に進めていくためには、参加者がマナーやルールを守っていくことが欠かせません。企業や組織によってさまざまな独自のルールは設定されるものですが、どの企業にも共通するマナーやルールがあるようです。
職場での会議の進め方を振り返ってみてください。

否定しない

意見交換の会議では、参加者のそれぞれが意見を出すことが求められます。
意見の否定やネガティブな言葉は、人の思考をストップしてしまうだけでなく、意欲まで萎えさせることがあります。
否定のつもりはなくても、違う意見を被せることが否定の意味で受け取られることもあるようなので注意が必要。
ブレインストーミングのルールのひとつでもあります。

決して、褒めたり、賛同したりといった反応が必ずしも必要というわけではありません。
意見が出た瞬間は、フラットな受け止め方をすることが、意見喚起に繋がることもあるようです。

雰囲気づくり

特に若手社員になると、会議の場で意見すること自体にプレッシャーを感じているものです。
そのプレッシャーを感じなくなるほどに発言に慣れてしまう雰囲気づくりが重要。
その回だけでなくすべての回での参加者の意識に影響が出てくるでしょう。

前記の否定しないということも雰囲気づくりのポイントのひとつ。
一部の人だけが活発に意見を出していたり、議題から外れっぱなしになることを防ぐ配慮が必要です。
会議に参加していながら一歩下がって傍観したり、疎外感を感じたりと議題に対する集中力を削いでしまうでしょう。

行動直結の結論を目指す

良い会議とは、その会議で出た結論が、会議の直後に行動に移されるような内容のものです。
会議の中身は、あくまで途中のプロセスで、結論が出て終わり!ではありません。
しかし、この結論に至れない会議がとても多いようです。
目指す到達地点を会議の冒頭で共有することも欠かせないことといえるでしょう。

会議を効率化のためのカスタマイズ活用

会社や組織の風習や方針によって、紹介したような会議のスタイルの導入が可能か不可能かは異なるでしょう。
ただ、効率化でき、より有意義な時間に変化させられるのであれば、試してみる価値はあるはずです。
組織やチームに受け入れられる会議スタイルの材料を一部分でも見つけてもらえたら幸いです。

 

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