職務経歴書とは?職務経歴書の意味と転職に活かす方法

職務経歴書とは?職務経歴書の意味と転職に活かす方法

職務経歴書とはなんでしょうか?履歴書との違いとは?

実は職務経歴書は転職、就活で大事な役割を果たします。

この記事では、職務経歴書の重要性、面接に進み希望の転職や就職ができる書き方、送り方、注意点など、職務経歴書を書く人に重要な情報を詳しく解説します。

職務経歴書を作成する意味とは?

履歴書だけでいいのでは?と思うかもしれませんが、職務経歴書は、基本的に提出が求められます。ただし、企業から「履歴書のみ」と指示があれば不要です。

職務経歴書を転職で活かす方法としては、企業の採用者に面接の約束をもらえるように書類選考で会ってみたいと興味を持ってもらうことが一番重要です。職務経歴書は、以前の職務内容や実績が想像しやすく応募した企業が求める人材なのか?そのような人材に会ってみたいと思ってもらうためのアプローチとなります。そのような意味では転職活動においてとても大切なものとなります。

職務経歴書の作成で転職に活かす方法とは?

転職のために職務経歴書を作成したいけど、何を書けば良いかわからないとか、自分がやっていた仕事は普通で強みやスキルといったアピールポイントが見つからないといった声をよく聞いたりしますが、本当に何もないでしょうか?

職務経歴書を書き始める前に大切なことは、「キャリアの棚卸し」をして自分の強みを再確認することが大切です。時系列で、職業、担当した内容、結果、取得したスキルや経験など書き出してみましょう。普通な仕事だったからといっても、他の人には出来ない強みや経験があるはずですし自分では気がつかなかった強みも見えてくるかもしれません。

職務経歴書の作成で面接の準備ができる

書類選考を通過して面接を受けることがかなったとしても、慌てずに面接に挑めるはずです。なぜなら面接は職務経歴書を中心に質問をされることが多いため、面接時の質問に対してもスムーズな受け答えができるのではないでしょうか。

転職活動において履歴書のみというのは稀です。求人情報において言及がない場合でも、職務経歴書を準備しておくこと決して無駄にはならないのです。

職務経歴書は内容と見やすさで勝負する

職務経歴書は定形のなフォーマットが存在しますが、職務経歴書には決まったフォーマットはありません。ただ、典型的なフォーマットはいくつかありますので、そこから選ぶのも良いでしょう。

また、職務経歴書は決まったフォーマットがない分、どう見せるかがポイントとも言えます。レイアウトがめちゃくちゃで読みにくい職務経歴書は、多忙な人事担当者に読んでもらえない可能性がありますので見やすさが重要となります。もちろん内容もとても大切ですが、読み手側のこともしっかりと考えて作成することが良い職務経歴となります。

職務経歴書に書いた内容が面接で聞かれることになります。面接で聞かれる質問を想定して、職務経歴書を書くことも大切です。

職務経歴書で書くべき内容とは?記載すべき内容を網羅する方法

ここでは、職務経歴書にどんな内容を書くべきかを解説します。以下の項目を記入します。

記入必須の事項とは?

  • タイトル 職務経歴書
  • 日付 記入日「○○年○月○日現在」
  • 氏名
  • 職務要約(概要) 自身の職務経歴の概要を最大5行程度で記載する
  • 職務経歴
  • 会社概要
    企業名・資本金・従業員・売上高・事業内容・従業員数・売上高等
    不明な部分も分かる範囲で記入。事業内容は必須
  • 職務に携わった期間(○年○月~○年○月)
  • 所属部署・役職(異動、昇進歴など)
  • 具体的な職務内容
  • 実績(成果)
  • 受賞歴
  • 取組内容
    上記の項目は、1項目につき3~5行程度にすると良い。

○志望動機

履歴書の志望動機とまったく同じになることは避けましょう。職務経歴書ではより詳細に書くことも可能です。経験やエピソードなどを詳しく書き、なぜそこに転職したいのか、どう貢献したいのかを明確に記入することが求められます。

任意の項目とは?

  • 連絡先(住所、電話番号等)
    取得資格新卒なら何でも書くことも有効だが、転職の場合、応募する職務に関連する資格を書く方が良い。資格名は正式名称で、取得時期も記載。
  • パソコンスキル事務系職種、クリエイティブ職種などで求められる。
    word、excel、Illustrator、photoshopなどそれぞれについて、スキルレベルまで記載する。(例:Excel/ピボットタッチ)
  • 語学力
    検定名とスコアを詳しく書く。スコアを保有していない場合でも、業務の中で語学を活用していたなら「ビジネス英会話レベル」などレベルを記入する。
  • 自己PR
    これまでの実務経験を踏まえ、応募先の企業で求められる、あるいは活かせるスキル、経験、強みなどをアピールしましょう。人脈の多さやマネジメント経験などもプラスに評価されることがあります。
  • ページ番号(ノンブル)ページ番号をふる場合は、フッターに記載します。

職務要約の重要性とは?

人事担当者は、数十から数百の職務経歴書が届きます。すべて丁寧に目を通すことは難しく、たいていは職務概要を分かりやすく書いてるかによって、その後読まれるかが決まります。経歴を簡潔に分かりやすく書くことが、第一のアピール材料なのです。

参考:職務経歴書の職務要約の意味とは?職務要約の書き方について

PCスキルを職務経歴書に記入する必要性とは?WordやExcelは必須?

やはり企業が求めている人物像によります。

パソコンスキルをそれほど求めてられていない職種の場合、「支障なく使用できます」という程度の記載でよいでしょう。

事務職やそのほか、PCをバリバリに使う職場の場合、求められるパソコンスキルと記載内容を近づけることが望ましいです。たとえば、広告業界ならイラストレーターのスキルについて具体的に記載すると目にとまるでしょう。パソコンスキルを強調したければ、ワードやExcelのみならず、Power Point, Accessのスキルも記入すると良いでしょう。

資格の取得も視野に入れても良いかもしれません。

転職を繰り返している場合の職務経歴書の書き方とは?悪い印象を与えない方法

転職を繰り返していると、市販の職務経歴書の学歴・職歴欄のうち、職歴の部分の部分が「入社」「退職」のみで埋まっていまう場合があります。

職務内容を具体的に書きたいのに…。また転職を繰り返している事実ばかり書いて、マイナスな印象を与えないだろうか…。

そう心配する方もいるでしょう。アルバイトの経験の記入も悩ましいところです。

この場合、履歴書の内容は、応募企業から指定がない限りは自由に記載できます。ですから学歴を最終学歴のみ書いても大丈夫です。

転職等の羅列は履歴書に書くにとどめ、職務経歴書には、時系列ではなく職務内容ごとにアピールすることがおすすめです。企業が関心を持つ部分を特に一番に書くと良いでしょう。

転職経験はすべて記入する必要はありませんが、書類上のブランクの期間について面接官に聞かれることもありますし、何より転職を重ねた理由は確実に聞かれるでしょう。説明をしっかりできるようにしておくことです。

アルバイトも、企業が関心を持ちそうなスキルや経験のアピールになるなら書くべきで、そうでなければ省くことも手です。

判断基準は、企業から見てプラスかマイナスかという点であるので、その軸をぶらさなければよいでしょう。

参考:職務経歴書の退職理由とは?退職理由がマイナスにならない書き方!

職務経歴書と履歴書で見られるポイントの違いとは?差別化して書く方法を解説

■ 履歴書で見られるポイント

  • 通勤可能な居住地か
  • 学歴や職務経歴が評価でき応募先と関係性があるか
  • 応募企業への思いが強いか
  • 転職回数から組織適応力に問題がないか
  • 希望給与などに隔たりがないか
  • 丁寧な字で書いているか

■ 職務経歴書(職歴書)で見られるポイント

  • 求める実務能力を満たしているか
  • 仕事に意欲を持っているか
  • プレゼン能力があるか
  • 発揮できる強みを自覚しているか
  • 転職目的が納得できるか
  • 記載内容に信憑性があるか

職務経歴書のフォーマットとは?形式ごとの使い方を解説

職務経歴書の基本的なフォーマットには、『キャリア式』と『編年体式』があります。順に解説します。

編年体式とは?

一般的な形式で、職務内容を示していく形になります。履歴書と合わせて時系列で読むことが可能であるので、採用担当者にも伝わりやすいというメリットがあります。「異動や転職の回数が少ない方」や「社会人経験が浅い方」に向いている書き方になります。

逆編年体式とは?

時系列とは逆に履歴書を書いていきます。直近のキャリアをアピールしたい場合などに用いられます。

応募している会社の業務と近い、もしくは活かせる経験がある場合、社会人経験が長い30代以降の方に向いています。

キャリア式とは?

こちらは時系列ではなく、職務経験を「職務分野別にまとめた」フォーマットです。業務内容ごとにアピールするため、実務経験を具体的にアピールし、自分の強みは何かを伝えるには適した形であると言えます。

スキルを直接アピールしたい場合や、転職回数が多い場合に適しています。

職務経歴書の作成は手書き?PC?

かつては、売られている職務経歴書のフォーマットに手書きで記入することが主流でしたが、現在はPCが一般的になっています。

これも会社によって、一番良い形を考えて実行していくことが求められます。たとえば、老舗の企業、家族経営の現地に根ざした中小企業などは手書きで丁寧な印象を与えた方がよいかもしれません。

他方で、転職サイトに求人が記載されていたり、企業のHPから転職の応募を受け付けているような場合は、PCで履歴書を作成しても問題はないでしょう。

また、IT系の企業では手書きが「時代遅れ」「効率が悪い」「PCが苦手なのか」といったマイナスな印象を与える可能性もあります。

応募先の企業によって応じていきましょう。

参考:職務経歴書のエクセルでの作り方!ワードと比べたときのエクセル(Excel)のメリットとは?

職務経歴書の書き方のコツとは?

企業側に熱意を伝える職務経歴書を書く方法を解説します。

読み手目線で書くことの重要性とは?読み手目線で書く方法

応募先の企業が見たいこと、知りたい内容をふんだんに入れた職務経歴書を書きましょう。当たり前のことだと思ったかもしれません。しかし、現実には、「あれもこれも」と自分のアピールや経歴をなんでもかんでも詰め込もうとしがちな場合も多いのです。

重要なのは、自分が書きたいことと、応募先の企業が知りたいことが一致しているかということ。企業が知りたい、聞きたいと考える内容を入れることが重要です。

年代にもよりますが、企業は即戦力としてあなたを雇うことを考えています。企業が求めているスキルや経験、知りたいと思われている内容を優先的に記載しましょう。

職務経歴書に書く内容の例とは?

法人営業の募集の場合、人事担当者が応募者の職務経歴書を見る際のポイントはどこなのでしょうか?以下のような点が見られます。

担当した顧客は?(新規顧客/既存顧客、業種)
どんな商品を扱ったか(取扱製品、サービス)
あげた成果(売上、件数、社内表彰)

繰り返しますが、応募先の企業は、即戦力になるために必要な点を持っているかを重視しています。そのため、新規開拓の営業か、既存の顧客フォローか、扱う商材は自社に近いものであったかなどを見ます。

業務内容に共通点や、活かせる部分が多いほど、企業側の期待値も上昇するでしょう。

未経験で異業種に応募する場合の職歴の書き方とは?

共通点が多い方が良いと書きましたが、とはいえ未経験の業種や職種にチャレンジしたいという方もいるでしょう。その場合でも、なんとか共通項を見つけ、潜在性や適性をアピールしたいところです。

たとえば、アクセアリー等高額商品の接客、販売業務の経験がある人が「法人向けの高額商品の営業」に転職したいとします。

その場合、個人の顧客との関係構築力をアピールすると、潜在性を感じてもらうことができるでしょう。

分かりやすく具体的に職務経歴を書く方法とは?

職務経歴を分かりやすく書く方法は、「5W1H」を意識すること。いつ(When)、どこで(Where)、だれに(Who)、なにを(What)、なぜ(Why)、どのように(How)仕事での経験を積んできたのかを、整理して簡潔に記載しましょう。

詳しく書くことも大事ですが、必要な要素を過不足なく入れながら、長い表現にならないように、まとめることが求められます。

なぜ「5W1H」が重要なのか?

人事担当者が職務経歴を重視することはすでに書きました。とはいえ、職務経歴も必ずじっくり読まれるわけではありません。

応募者が殺到し、人事が忙しい場合は、職務経歴も数十秒で斜め読みされます。そのため、考え込まないと意味を読み込めない表現を用いている、人事の気にとまるキーワードを職歴中に入れることができないと、その時点で面接には進めないことになります。

書き方一つで印象が変わります。分かりやすく明快な文章であるかを繰り返しチェックすることが大切です。

職務経歴書の第三者によるチェックの重要性とは?

誤字脱字や文章の分かりやすさなどは自分でもある程度チェックできると思われますが、自分では気づかない点や、より応募先の企業に刺さる書き方などができるかもしれません。

やはり転職アドバイザーなどのプロに一度見てもらうことがおすすめです。

職務経歴書のチェックリストとは?

ここでは、職務経歴書を仕上げたときのチェックリストを解説します。

職務経歴書全体について

  • 書類としての視覚的な見やすさ(文字の大きさ、誤字脱字、配置、改行や項目分け)
  • 分量は2枚程度で適切か。多くても3枚。
  • 他業界の難しい専門用語を羅列していないか
  • フォーマルな文体か

職務経歴

  • 5W1Hで具体的に、簡潔、明快に書かれているか
  • 箇条書きも用いて読みやすくなっているか
  • 企業が即戦力として求める経験やスキル、関連するキーワードを入れているか
  • 強調したい内容は冒頭に書くなど読んでもらう工夫がされているか
  • 不要な情報が書かれていないか

■ 会社概要

  • どのような会社かイメージができる情報が記載されている

■ 業務内容

  • 組織での役割、期間(20○○年○月~20○○年○月)などの記載
  • 経験した業務内容を具体的に(応募先に関連する内容を)

■ 実績・成果

  • 数字を用いて成果が定量的に書かれている(対前年など、数字を比較することで成果を明確にしましょう)

■ 活かせるスキル・経験

  • 企業が求めるスキルや経験を、人事が読んでくれるようなキーワードを入れて表現している

書類選考で落ちてしまうNGな職務経歴書とは?

NGとされる職務経歴書には、以下の特色があります。

  • 誤字脱字が多い
  • 文字が詰め込み過ぎ、文量が多すぎる
  • 空欄が多く内容がすかすかしている
  • 知らない用語、適切ではない言葉を多用されている

順に、詳しく解説します。

誤字脱字が多い職務経歴書の悪い点とは?

仕事が雑で、確認不足で抜けが多い人材とみなされます。職務経歴書の重要性を理解していながら誤字脱字があるという点で、相当マイナス評価です。

文字が詰め込み過ぎ、文量が多すぎる職務経歴書の悪い点とは?

採用担当者の読む気をそぐほか、読み手への配慮不足、簡潔にまとめる力がないとみなされ、読んでもらう前からマイナス評価です。

空欄が多く内容がスカスカである職務経歴書の悪い点とは?

多すぎるのも良くないですが、逆に十分にアピールを行う気持ちが伝わってこないとして、マイナス評価です。

知らない用語、適切ではない言葉を多用されている職務経歴書の悪い点とは?

意味もなく難解な用語を使う人だと見なされ、読み手への配慮不足としてマイナス評価です。また、稚拙な表現がある場合、場をわきまえた言葉遣いもできない常識のない人という印象を与え、門前払いになりかねません。

アルバイト経験を職務経歴書に書くとは?

これまでアルバイトの経験しかなかったり、前の会社を退職後アルバイトの経験が会った場合に、職務経歴書にアルバイトの職歴は記載した方が良いか悩みますよね?

何も職歴は正社員ではないと記載できないことはありません。アルバイトでも立派な職務経歴となります。一番大事なポイントは、採用側は求めている人材とマッチしているかを重視しますので、その経験が応募先で積極的に活かせるなら職務経歴書に書くべきです。

新卒者の学生が職務経歴書を求められるとは?

基本的に新卒の学生は職務経歴がないので、書く必要性はありません。

求人で職務経歴書の記載がある場合は企業側のミスですが、担当者に確認できるのなら電話で確認しておきましょう。

ただ稀に企業によってはアルバイトの経験を知りたがっている場合がありますので、アルバイト経験がある学生の方なら、職務経歴書を準備して 別紙で自己prの書類に追記しておくのもアピールになります。

参考:職務経歴書が新卒でも必要な場合とは?

職務経歴書を送付するときの注意点とは?

職務経歴書を送付するときの注意点を解説します。

「送付状・添え状」をつける方がよいのはなぜ?印象をよくする方法

送付状とは、簡単な挨拶文を記載したもので、職務経歴書・履歴書を郵送する際に同封するる書類となります。必須ではありませんが、基本的に添えるのがマナーです。

応募書類一式を入れる「封筒」の書き方にもマナーがあります。

封筒のサイズや色、宛名や住所を書く位置、宛先によって最適な敬称を用いましょう。

応募書類の「メール」での送り方とは?

メールに職務経歴書を添付する場合、PDFに変換した上で開封のパスワードをつけましょう。機密情報を含むことから、このような対応が求められます。ビジネスマナーを守ることが、常識があることを相手に示すことになります。

メールの文面も失礼のないようにしましょう。

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