書類選考時の連絡について知っておきたいポイントは?

書類選考時の連絡について知っておきたいポイントは?

企業への応募者が最初に企業との接点を持つのが、応募書類の発送になります。
その後企業は書類選考を行い応募者への連絡を行うのですが、応募者はこの連絡を心待ちにしていますよね。
今回は、そんな書類選考に関する企業からの連絡について知っておきたいポイントをまとめました。
この記事を見て、書類選考の連絡についての不安を解消してください。

希望の企業へ応募書類を発送!

ようやく気になる企業を見つけ、応募書類として記載されている書類の数々を一生懸命作成し、企業へ発送することだと思います。
力を込めて作成したとはいえ採用担当者にどのような目で映るのか、書類から好印象を残すことが出来るのか、応募者はドキドキしながら書類を送ったことだと思いますし、企業からの連絡が来るのが待ち遠しいですよね。
しかし、書類を送ったからこそ応募者は不安を抱えることになってしまいがちなのです。

企業からの連絡が来ず、不安でいっぱいに!?

それは、いつまで経っても企業から書類選考の結果連絡が来ないというものです。
企業からの連絡が無ければ無事に書類は届いたのか、書類に不備でもあったのか、もしくは不合格になったのではないか、とたくさんの不安が生まれることだと思います。
しかし、実はこれは良くあることなのです。

不合格だから連絡が遅いと決めつけないで!

連絡が無いから不合格になったんだ、という悩みをよく耳にしますが決してそうではありません。
書類選考の連絡が遅れるのは不合格だからでも、書類に不備があるからでもなく、企業側の事情がある場合もあります。
連絡が遅いからといって落ち込まず、まずはゆっくりと連絡を待つ余裕を持つのが大切です。

どうして書類選考の時間がかかるの?

ですが、どうして選考結果の連絡に時間がかかっているのでしょうか。
企業側には企業側の事情があるとはいえ、連絡を待っている応募者は気が気ではありませんよね。
ここからは、選考結果の連絡が遅れてしまいがちな企業側の事情をご説明していきます。

応募者が多く選考に時間がかかっている

まず考えられるのは応募者が多く、書類選考に時間を要している可能性です。
少ない求人枠に対して大人数の募集が集まっている、または多くの求人枠を設けているからこそ選考に時間がかかる場合もあります。
この場合、そもそもの書類選考に時間を要しますし、選考後の結果連絡が必要な人数が多い為、応募者の元へ連絡が来るのが遅れているのです。

企業側の事情で時間がかかる場合も

また、人事担当者が休暇や出張などで不在である場合や、担当者が多忙のため選考に時間がかかっている可能性もあります。
この場合は、そもそも書類選考自体が終わっていない場合が多いため、結果連絡がどんどん遅れていくことになります。
さらに、書類選考が終わっていても次の選考で担当する面接官の調整が取れていないなど、応募とは関係の無い企業側の事情で遅れていることもあります。

会社の方針で連絡日程が決まっている

さらに、企業によっては選考結果の連絡を行う日程について規定を設けているところもあります。
規定を設けている事情は作業効率化など企業によりさまざまではありますが、選考結果が決まっていてもある一定期間を置いたのちに選考結果を連絡するようになっている場合もあります。
このように、選考結果の連絡が遅れるのにはさまざまな理由が存在しているのです。

不安で不安で仕方がない!企業に連絡したい!

企業側には企業側の理由があることはわかりましたが、あまりに時間が経ってしまうと応募者はやはり不安も大きくなりますし、早く選考結果を知りたいと思うものですよね。
では、選考結果を知りたいと思った場合、応募者はどうすれば良いのでしょうか。
企業に直接連絡し、合否を教えてもらいたいと思う人も多いと思いますが、直接連絡することは避けましょう。

日数は営業日で数えることで不安を緩和!

書類を送ってからもう〇日も経ってしまった、と日が経つにつれて不安になることだと思いますがカレンダー通りに日数を数えるのは止めましょう。
当然のことではありますが、企業の休日には担当者が書類を確認することは出来ません。
また、応募者が書類を発送してすぐに担当者の手元に届くわけでもありませんし、実際に担当者が書類に目を通すまでには時間がかかります。
日数が気になるのは誰もが同じですが、企業側の休日や到着までにかかる日数などをしっかりと考慮したうえで確認してみるようにしましょう。
そうすれば、自身の書類発送日からもう〇日経っている、と焦ることもありませんので、余裕を持って連絡を待つことが出来ます。

合否を急かすのは悪印象!

あまりにも企業からの連絡が無い場合、直接企業へ連絡を行い結果を教えてほしいと思いますよね。
しかし、前述のとおり企業側もさまざまな事情を抱えながら選考を行っています。
あまりにも相手を急かしてしまうとその分、自身の印象も悪いものになってしまいますし、「待つことが出来ない人」というイメージを抱かれてしまいます。
また、急かしてしまった結果不採用になってしまうなんてこともあり得ますので、企業への連絡は行わずに選考結果の連絡が来るのを待つようにしましょう。

書類選考通過の連絡が来た!

では、待ちに待った選考結果の連絡が来たら一体どうしたら良いのでしょうか。
大切なのはレスポンスの早さとマナーを守るという点です。
具体的に大切なポイントを見てみましょう。

感謝と意欲を込めてすぐに返信しよう

ビジネスの場において、レスポンスの早い人というのは仕事のできる人、信頼できる人というイメージを与えます。
もちろん、これは書類選考の場においても同様です。
企業からの連絡にはすぐに返信を行うことで、企業側へ好印象を残すことが出来るでしょう。
レスポンスが早いと企業に対する意欲の高さをアピールすることも出来るので、誰よりも早い返信を目指して連絡を送るようにしましょう。
また、返信を送る際にはしっかりと企業に対して選考への感謝の気持ちと、企業を志望する意欲の高さを添えるようにすることが大切です。

返信の際にはビジネスマナーをしっかり守ろう!

また、返信を送るスピードも大切ですがビジネスマナーを守ることも大切です。
誤字脱字は無いか、文章や内容に不備は無いか、しっかりと敬語を使えているのか、署名は入っているのかなど社会人として知っていて当然のビジネスマナーをしっかりと意識しましょう。

ビジネスマナーを守れていない場合、社会人としてきちんとしていない人であるという悪い印象を与えてしまいます。
ビジネスマナーをしっかりと把握できているということをアピールするためにも、返信を送る際は内容の確認を行うようにしましょう。

急ぎすぎないで!余裕を持って連絡を待とう

いかがでしたか。
応募者は不安でいっぱいの書類選考期間ではありますが、企業側もまたさまざまな事情を抱えているものです。
不安になる気持ちは当然ではありますが、あまり不安にばかり捉われず「何か遅れている事情があるのだろう」と余裕を持って企業からの連絡を待てるようにしましょう。
また、無事に書類選考を通過したらしっかりと企業へ意欲を示せるよう、選考を通過したからといって気を抜かずビジネスマナーを守って企業へのアピールを行っていくことが大切です。
心に余裕を持って、書類選考を進めてみてください。

 

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