転職面接後のお礼状の疑問に答えます

転職面接後のお礼状の疑問に答えます
GingerQuip / Pixabay

面接後のお礼状。困った経験がある方も多いことでしょう。送るタイミングや内容、そもそも送った方が良いのか、そのような悩ましい面接後のお礼メールの疑問について紹介します。

 

面接お礼状への疑問

「お礼状を送るのは大げさじゃないだろうか」「逆に迷惑にならないかな」などと送ることを躊躇しがちな面接後のお礼状。そもそもお礼状は必要なのでしょうか。選考結果にどのように影響するのでしょうか。

面接お礼状、送ったほうがいいの?

面接後のお礼状は、一般的には送った方が良いとされています。ただ、必ず送らないといけないものではありません。でも送ることで好印象を残すことができます。「必ず送るべきもの」ではなく「感謝の気持ちを伝えるもの」とともに「さりげない自己アピールのひとつ」と受け止めた方が良いでしょう。温かい気持ちのこもったお礼状は、採用担当者の心に響くものです。

直筆のお礼状、お礼メールどちらがいいの?

一昔であれば、直筆のお礼状が良い、と言われていましたが、様々な通信手段が普及した現在はメールだからといって失礼にはあたりません。採用担当者の様子やこれまでの連絡手段を参考にして、どちらで送るのかを決めましょう。たとえば、年齢や役職の高い採用担当者であれば直筆のお礼状、IT関連のように通信システムが整った企業であればメール、というように先方に合った方法を選びます。

面接お礼状の有無で選考結果に関係ある?

採用にあたっては各企業の採用基準により判断するため、お礼状が採否に直接影響することはあまりないようです。かといって、お礼メールを送ることは決して無駄ではなく、好感度が上がる可能性はあります。たくさんある評価項目のひとつとして捉えたら良いでしょう。

1次面接後に送る?最終面接後に送る?

一般的には、最終面接後に送付したら良いとされています。ただし、面接まで何度もやりとりをした採用担当者に対しては、1次面接後にお礼状を送ることで更に印象が良くなることもあるようです。その場合は、一刻も早く先方へ届くよう、面接の当日中には送付するようにしましょう。

 

面接お礼状のポイント

面接後のお礼状は、送る方法やタイミングを間違えると逆効果になってしまうことも少なくありません。お礼状の効果を最大限発揮するためには、いくつかのポイントがあります。

直筆のお礼状は、はがき?封書?

直筆でお礼状を送る場合、ハガキと封書、それぞれの良さがあります。どちらかでないといけない、ということはありません。ハガキの良さは、採用担当者がすぐ文章を目にすることができる手軽さにあります。わざわざ封を切るといった手間も省かれますので、さりげなくお礼を伝えたい場合はハガキが良いでしょう。また、深い感謝の気持ちを丁寧に伝えたい場合は封書が良いかもしれません。

送るタイミングは?

メールであれば面接の当日中に送付します。直筆のお礼状であったとしても翌日には投函しましょう。2日以上経過して送るのであれば、遅すぎて逆効果になるため気をつけましょう。

そもそも誰宛てに送る?

面接当日まで主に関わって下さった採用担当者へ送りましょう。当日の面接官が違う人の場合は、当日の主たる面接官に送付しても良いでしょう。名刺か求人票などで、担当者のメールアドレス・役職・フルネームを確認し、失礼の無いようにすることが大切です。

内容は?

ビジネスマナーは押さえつつも、面接当日感じたことや感謝の気持ちを生き生きと書くことでより採用担当者の印象に残るお礼状になります。

直筆の場合
封書、ハガキ、ともに縦書きが基本です。
①頭語・時候の挨拶
「拝啓 早春の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」
②主文
面接のお礼とともに感想などが入ると尚良いでしょう。
「先日は面接の機会を頂き誠にありがとうございました」
③結びの挨拶・結語
「末筆ながら面接という貴重な機会を与えて頂いたお礼とともに、貴社のますますのご発展を心よりお祈り致します。 敬具」
④日付
投函する日付を漢数字で記載します。
⑤署名
下に寄せて自分の名前を書きます。
⑥相手の名前
本文と同じ高さの位置に採用担当者の名前を書きます。会社名、役職も忘れないように。

メールの場合
①タイトル
一目で誰からどのような用件なのかが分かるタイトルにしましょう。例)「面接のお礼」
②宛名
企業名・役職・氏名を正式名称で記載しましょう。
③本文
自己紹介、面接のお礼、感想・意気込み、結びの挨拶を入れます。
「お世話になっております。求人募集に応募させて頂いた〇〇と申します。先日の面接では、貴重なお時間を頂き誠に有難うございました。(面接を受けた感想、意気込みなどを記載)末筆ながら、面接のお礼とともに、貴社の益々のご発展を心からお祈り申し上げます。」
④差出人
住所、氏名、連絡先

気をつけることは?

「採用してほしい!」という意欲は良いのですが、それが全面に出すぎた感情的な文面にならないよう気をつけましょう。過剰な自己アピールはしつこい印象になってしまい逆効果です。読むだけで時間を取ってしまうような長々とした文章もNGです。

 

注意したいこと

お礼状の目的は、先方へ感謝の気持ちを伝えることです。自分の都合や自分本位の内容になってしまっては本末転倒です。特に次の2点について気をつけましょう。

テンプレそのままはNG

インターネットなどで調べたテンプレートのままだと、味気ない形式だけのお礼状になってしまいます。テンプレートそのままではなく、感謝の気持ちをできるだけ自分の言葉で表現し、伝えるようにしましょう。

誤字脱字には注意!

送る前に、誤字脱字が無いよう充分チェックをしましょう。誤字脱字があることで注意力散漫だと評価されてしまう可能性があります。せっかくのお礼状が逆効果にならないよう注意しましょう。

速達で送るべき?

普通郵便で送る方が一般的です。速達だと採否を急かすような押し付けがましい印象になってしまうからです。お礼状を一刻も早く先方に届けたい!という焦りもあると思いますが、ここはグッと堪えた方が良さそうです。

 

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