覚えておきたい!メールにおけるビジネスマナーとは

覚えておきたい!メールにおけるビジネスマナーとは
geralt / Pixabay

皆さん、日常生活においてメールを使用する機会はとても多いのではないでしょうか。
現代社会においても、メールは必須連絡手段の一つとなっています。
しかし、そんなメールにもビジネスマナーが存在するのを知っていますか。
今回は、ビジネスメールにおけるマナーをご紹介いたします。

 

毎日使うからこそ気が抜けない!メールのビジネスマナー

現在、仕事を行ううえでほとんどの人がほぼ毎日メールを使用していることだと思います。
手軽に、かつ簡単に相手に連絡を取ることができる便利な連絡ツールとして、ついつい利用してしまうものですよね。
しかし、手軽で簡単に使えるメールだからこそ気を付けたい点があるのです。

メールは顔が見えないやり取り!

メールでやり取りを行う上で何より気を付けたいこと、それは相手の顔を見えない状態で行う取引であるということです。
いくら相手のことをよく知っているとは言っても、やり取りをしている最中の相手の表情や気持ちを読み取ることはできません。
そのため、双方はメールの文面からのみ相手の伝えたいことを汲み取っていかなければなりません。
メールでやり取りするうえで、文面から相手に誤解を与えることが無いよう、また相手に不快な思いをさせることがないよう細心の注意を払い、メールの作成を行いましょう。

 

メールの特性をしっかり把握しておこう!

次にメールを利用する際に注意しておきたい点は、メールという便利ツールの特性をしっかりと把握しておくべきだということです。
特性を把握できていないと、せっかくのメールも余計に自身の手間が増えてしまったり、相手に迷惑をかけてしまう場合がありますので、ここでしっかりとメールの特性を覚えておきましょう。

すぐには気付けない!メールは急ぎには向きません

メールとは自身が手軽に好きな時間に送信することができますが、当然相手がすぐに確認できるとは限りません。
相手が不在であったり、会議中ですぐにはメールの確認が出来ないなんて場合も当然あり得ます。
そのため、メールは急ぎでの連絡手段には向いていないのです。
急ぎの用件で相手に連絡をしたい場合には、電話を使用するようにしましょう。
また、急ぎではあるもののメールでデータ等を送信しなければならない時には、「これからメールをお送りします。」等の一方を電話連絡で入れるようにしておきましょう。

相手や自分の立場や役職を見極めよう!

気軽に相手へ連絡を取ることが出来るメールではありますが、礼儀作法やマナーの面から言うと略式での連絡手段だと言われています。
正式なビジネスマナーとしては、依頼文章や公正文章の書面発行が基本となっているからです。
また、近年メールは幅広く普及しているとはいえ、メールの使用に慣れていない方や苦手としている方もいるのが現状です。
そのため、社外の方や目上の方との取引に関しては事前にメールでのやり取りで良いかの許可を得ておきましょう。

添付データの共有が出来ない場合も

また、メールには様々なデータを添付することができ、すぐに共有できるのも利点の一つですよね。
しかし、容量の多いデータを送信すると受信側で通信時間がかかってしまったり、通信料が発生してしまう可能性もあります。
さらに、双方が使用しているパソコンやソフトの状況によってはデータを開くことが出来なかったり、文字化けしてしまうこともあるのです。
そういった場合、手軽な連絡手段であるはずのメールで何度も必要のないやり取りを行わなければなりません。
添付データを送信する場合には、事前に相手側の了承を得て行いましょう。

 

メールを送る際は「読む相手のこと」を考えよう

ここまでメールの特性をお伝えしてきましたが、では実際にメールを送る際にはどのようなことに気を付けると良いのでしょう。
何より必要なことは「読む相手のことを考えて作成する」という事です。
具体的にはどういったことなのか、詳しく見てましょう。

そのアドレスで大丈夫?必ず確認しよう!

メールを送受信する際に必須となるのが、ご存知のとおりメールアドレスです。
このアドレスに間違いが無いよう、必ず確認をしてから送信するようにしましょう。
メールアドレスに不備があると当然、メールは相手に届くことがありません。
自身は送ったつもりでも実はエラーとして届いていなかった、なんてことが無いようにメールを送る直前に再度アドレスをチェックするように心がけましょう。

件名だけで内容を伝えよう

またメールの件名は、本文全体を要約した内容となるように心がけてつけるようにしましょう。
たくさんのメールの件名が表示される受信ボックス内において、見た人が一目で何の案件のことかがわかるようにしておくことが大切です。
一日に受信するメール件数は人によってさまざまですが、数十件から数百件のメールを受信している人の場合、メールはたくさんの数に埋もれてしまい見逃してしまいがちだからです。
その為、件名で相手に内容を伝える努力が必要となります。

読みやすい!わかりやすい!本文を心がけよう

メールとは簡単に使用できるツールではありますが、その内容の確認には相手の時間を割いてもらう必要があります。
相手の時間を自分のために使ってもらうのですから、内容は出来るだけ簡潔に、わかりやすいものを作成するように心がけましょう。
具体的には「一文一文をだらだらと長くしない。」「文章を続けるのではなく、読みやすいように改行を挟む。」「要点をしっかりとまとめる。」「日時などを記載する場合は目立つようにする。」といった点に気を付けると読みやすい文面を作成できます。
送信する前に「読みやすいかどうか」という点に注目し、内容をチェックすると良いでしょう。

 

メールを受け取った際も「相手の立場に立って」考えよう

メールの送信の際に気を付けたいことが分かりましたね。
では最後に、メールを受け取った場合はどのようなことに気を付ければ良いのでしょう。
この場合も「相手の立場に立って考える」ということが重要となります。

無事に受け取ってますよ!返信はなるべく早くしよう

メールを送信した場合、無事に相手に届いているかが気になりますよね。
それはもちろん、相手が送信した場合も同じです。
無事に届いているということを伝えるためにも、出来るだけ早くメールの返信を行うようにしましょう。
また、すぐに返事をすることが難しい内容である場合には、連絡をいただいたことへの感謝と後ほど改めて返信するという内容を記載し、取り急ぎお礼と返信をするのが一般的なマナーとなっています。
相手が不安に思うことが無いよう、受け取ったメールにはすぐに返事を送りましょう。

件名はわかりやすく!

これはメールを送信する場合にも気を付けるべき点として挙げていましたが、返信する際も同様です。
件名からメール本文の内容が伝わるように気を付けて、件名をつけるようにしましょう。
また、その際に「Re:」の表記を上手く活用することで、相手が「自身のメールへの返信である」ということがすぐにわかります。
しかし、何度もやり取りを行うなかで、「Re:」がいくつも続くと表示される件名が見づらくなってしまいますので、やり取りが何度も続く場合は「Re:」は一つだけ残し他は削除するようにしておきましょう。

相手のメール文面を上手に引用しよう!

相手から受け取ったメール内容の一部に返事を行う際、「ご説明いただきました~の件につきまして」と長々と文面の説明を入れると文字数も多くなり、メール文面が読みづらくなってしまいます。
そこで利用したいのが「引用」という機能になります。
メールの一部をコピーし、返信用文面に貼り付けを行うと文面がスッキリとまとまり、見やすくなります。
その際には文面の最初に「<」や「≪」など引用を行っていることが分かる記号を入れるようにしましょう。
そうすることで、相手は自身が送ったメール本文を都度確認する必要がなくなりますし、返信を行う人も文章を簡潔にまとめることが出来るのです。
読みにくいメールを作成することが無いように引用の機能を活用しましょう。

 

顔が見えないコミュニケーション!だからこそ最大限の心遣いを!

メールでのやり取りを行う際のビジネスマナーをお伝えしましたが、いかがでしたか。
とても便利で簡単な連絡ツールではありますが、相手の顔が見えない分、必要のない誤解を与えてしまったり、双方の認識に差が出てしまう可能性も高いものです。
相手が読みやすく、また自身が余計な手間を増やさなくて良いようにしっかりとマナーを守り、ビジネスメールでのやり取りを行っていけるよう、努力していきましょう。

 

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